Administre su efectivo y liquidez para el éxito comercial continuo
Las empresas de nueva creación a menudo no tienen efectivo en el momento justo.
Las empresas existentes pueden encontrar formas de sobrevivir si pueden encontrar formas de generar efectivo. El efectivo es el elemento más importante de supervivencia para una pequeña empresa. Las pequeñas empresas a menudo dicen que la incapacidad de controlar el efectivo es su mayor problema.
Al igual que un individuo o una familia, las empresas necesitan un colchón de efectivo en el que confiar. Esto les da seguridad en tiempos inestables. También les brinda la oportunidad de aprovechar las inversiones estratégicas o aprovechar las oportunidades para reducir costos. Las pequeñas empresas también deben enfocarse en el concepto de flujo de efectivo libre para establecer ese colchón de efectivo.
Duncan Connor, habla sobre cómo las empresas usaron su flujo de efectivo para seguir siendo exitosas durante la recesión de 2007-2009 , "Es un caso simple de administrar cuánto fluye dentro o fuera de su negocio y cuándo. Los negocios exitosos administraron sus gastos , maximizaron los márgenes y construyó su base de clientes ".
"Una de las primeras cosas que hicieron los negocios exitosos durante la recesión fue ver sus préstamos y renegociar los términos a algo que, si bien puede durar más años y en última instancia es más costoso, ahora tiene pagos más bajos. Sí, agregar más deuda es probablemente sea una mala idea para la mayoría de las empresas, pero si la refinanciación de la deuda existente le permite mantenerse en el negocio, hay un aspecto definitivamente positivo para hacerlo ".
"Otros negocios negociaron períodos más largos para realizar pagos a proveedores, mientras que al mismo tiempo exigían pagos más rápidos por parte de los clientes".
Otra forma en que las empresas que sobrevivían a la recesión manejaban el flujo de efectivo era administrar la cantidad de inventario que se llevaba en un momento dado: el inventario cuesta dinero y el inventario almacenado en el almacén durante semanas tiene un costo de oportunidad que puede arruinar su negocio ".
El control de gastos menos deseable es siempre en recursos humanos, pero a medida que se redujeron las órdenes, muchas empresas de fabricación despidieron al personal, instauraron congelamientos o recortes para pagar y beneficios, redujeron la inversión en contratación y capacitación ".
Connor concluye: "En el otro lado de las cosas, hacer que el dinero fluya dentro, también hubo algunos trucos".
"El factoring de cuentas por cobrar ha aparecido en los radares de más operadores de pequeñas empresas en los últimos dos años, pero lo más destacado es que usted vende sus facturas entre tres y diez por ciento menos que el monto de la factura . Ahora se pregunta por qué cualquier negocio La respuesta es que para la mayoría de las empresas, el 90 por ciento de una factura ahora es mejor que el 100 por ciento de una factura en noventa días. Eso es si el cliente paga en su totalidad. El factoring permitió a las empresas obtener casi todas sus facturas pagadas por un tercero y se centran en hacer negocios y generar clientes potenciales en lugar de perseguir los pagos.
El tercero persigue al cliente para el pago ".
"Muchas empresas y asociaciones de propietarios únicos redujeron la cantidad que se les pagó a los propietarios, y en muchos casos, los propietarios inyectaron más de su propio efectivo en el negocio para continuar operando, mientras que otros trasladaron su negocio a áreas más diversas o rentables ".
Efectivo y ganancias
El flujo de caja y el beneficio no son lo mismo. La contabilidad financiera no se centra en el flujo de efectivo . Se centra en el ingreso neto o el beneficio. En el largo plazo, las ganancias y el flujo de efectivo son aproximadamente los mismos, pero la diferencia crucial es el tiempo.
El tiempo puede ser tan crucial para una pequeña empresa . Por ejemplo, cuando realiza una venta a un cliente de crédito, reconoce esa venta de inmediato en su estado de resultados. Eso se llama contabilidad de acumulación . Sin embargo, no obtienes el dinero de inmediato.
En su presupuesto de efectivo y su estado de flujos de efectivo , no muestra esa transacción de crédito hasta que realmente reciba el pago.
Puede ver cómo la brecha entre las ganancias y el flujo de efectivo podría ser muy grande. Si tiene un rápido crecimiento en las ventas de crédito, por ejemplo, las ganancias podrían exceder el efectivo real recibido. Este tipo de situación hace que las empresas más pequeñas sean muy vulnerables a quedarse sin efectivo.
¿Qué es liquidez?
A menudo escucha la palabra liquidez utilizada en combinación con la administración de efectivo. La liquidez es la capacidad de una empresa para pagar sus obligaciones de deuda a corto plazo. En otras palabras, si la empresa tiene liquidez adecuada, puede pagar sus pasivos corrientes, como las cuentas por pagar . Por lo general, las cuentas por pagar son deudas que le debes a tus proveedores.
Hay métodos que puede usar para medir su liquidez. El análisis del índice financiero le ayudará a determinar qué tan líquido es su empresa o qué tan exitoso será para cumplir sus obligaciones de deuda a corto plazo. La relación actual le ayudará a determinar la relación entre sus activos actuales y sus pasivos actuales. Los activos corrientes incluyen efectivo, cuentas por cobrar, inventario y, ocasionalmente, otras partidas como valores negociables. Debe tener activos más corrientes que pasivos corrientes en su balance en todo momento.
La relación rápida le permitirá determinar si puede pagar sus obligaciones de deuda a corto plazo o pasivos corrientes, sin tener que vender ningún inventario. Es importante que una empresa pueda hacer esto porque, si tiene que vender inventario para pagar facturas, significa que tiene que encontrar un comprador para ese inventario. Encontrar un comprador no siempre es fácil o posible.
Hay varias otras medidas de liquidez que deseará usar para determinar su posición de efectivo.
Centrarse en la liquidez es más natural para un CEO que para un contador capacitado para practicar la contabilidad de acumulación . Cuando su negocio recién está comenzando, esencialmente lo ejecuta de un talonario de cheques, que es un ejemplo de contabilidad de efectivo . Mientras haya efectivo en la cuenta, su negocio es solvente. A medida que su negocio se vuelve más complejo, tendrá que adoptar una contabilidad financiera más compleja. Sin embargo, debe centrarse en la liquidez y la gestión del efectivo, aunque rastree los ingresos netos a través de la contabilidad financiera.
Presupuestos de efectivo
La mayoría de las empresas deben preparar presupuestos de efectivo mensuales para realizar un seguimiento de su efectivo. De hecho, los presupuestos de efectivo deben hacerse con seis o doce meses de anticipación para proyectar las necesidades de efectivo . El presupuesto de efectivo capturará la diferencia de tiempo entre las ganancias que ve en el estado de resultados y el efectivo que realmente ingresa a la empresa y sale de la empresa.
El objetivo del presupuesto de efectivo no es establecer objetivos de efectivo sino anticipar las necesidades. Si prepara presupuestos en efectivo de 6 a 12 meses por adelantado y sus necesidades cambian, entonces cambie sus presupuestos de efectivo. Manténgalos actualizados porque el costo de quedarse sin efectivo en una empresa es alto. Deberías saberlo de tus propias finanzas personales. Prepare sus presupuestos de forma conservadora.
Los presupuestos de efectivo pueden abordar escenarios de "y si". Puede usarlos para probar diferentes escenarios futuros posibles. Puede adjuntar un porcentaje de probabilidad al escenario futuro y probar sus suposiciones. Por ejemplo, puede cambiar la velocidad de sus cobros o el tiempo de sus compras de inventario y ver cómo afecta su posición de efectivo.
Cómo maximizar su flujo de efectivo
Su objetivo, como propietario y gerente de su empresa, es extraer todo el efectivo de su balance que pueda. No solo quiere sacar tanto efectivo de su empresa como pueda, sino que también quiere mantenerlo fuera en caso de una crisis potencial o real.
Dos de sus cuentas de activos actuales suelen ser grandes pérdidas en su efectivo. Son inventario y cuentas por cobrar. Inventario son los productos que usted vende y las cuentas por cobrar son sus cuentas de crédito o aquellas cuentas que representan el crédito que extiende a los clientes. Los saldos de ambas cuentas deben convertirse al efectivo lo antes posible.
Puede usar el análisis de razones financieras para verificar su posición con respecto al inventario y cuentas por cobrar . Las proporciones de rotación de inventario le pueden decir si su inventario está obsoleto o si está vendiendo tan rápido que está agotándose. Las razones de las cuentas por cobrar , tales como las ventas pendientes del día, le pueden decir qué tan rápido sus clientes de crédito están limpiando sus cuentas. Una vez que determine la posición de su inventario y cuentas por cobrar, puede tomar las medidas apropiadas para ajustar y tener más efectivo ingresando a su empresa.
Otra forma de obtener más efectivo en su negocio con respecto a sus clientes de crédito y cuentas por cobrar es usar un sistema de caja de seguridad para cobrar. Si tiene pagos cableados o enviados a una caja de seguridad, esos pagos entrarán en su cuenta más rápidamente. Su banco puede luego transferir fondos a una cuenta que devenga intereses.
Otra estrategia a corto plazo para sacar dinero de su balance es observar los pasivos actuales en su balance . Concéntrese en sus cuentas por pagar. Son lo que le debes a tus proveedores. Pague sus cuentas por pagar el día que vencen, no antes de tiempo. No hay razón para darles a sus proveedores sus días de efectivo antes de que venza la factura. Su negocio necesita tener uso de ese efectivo. Extiende el uso de tus fondos.
Claves para una buena administración de efectivo
El resultado final de una buena administración del efectivo es que, en una crisis, los estados financieros típicos se vuelven irrelevantes y todo lo que es importante es sobrevivir desde el punto de vista del efectivo. En una crisis de efectivo, como una recesión, el enfoque del propietario de una empresa se convierte, por necesidad, a muy corto plazo. A menudo, una crisis de efectivo inculcará buenas prácticas de administración de efectivo en los gerentes de negocios que continuarán desde ese día en adelante.
Los gerentes deben entender cómo preparar un presupuesto de efectivo mensual. A continuación, deben comprender las fuentes y los usos del efectivo como los que figuran en el Estado de Flujos de Efectivo , uno de los tres estados financieros requeridos. La retroalimentación que recibe de estos estados financieros es invaluable. Comenzando con el inventario y las cuentas por cobrar, si los gerentes pueden maximizar su flujo de efectivo, casi siempre pueden evitar quedarse sin efectivo operativo y exponerse a problemas de flujo de efectivo.