La contabilidad en una empresa comercial es la base del sistema contable de la empresa. Los contables son responsables de registrar y clasificar las transacciones contables de la empresa y las técnicas que implican el registro de esas transacciones.
Si es propietario de una pequeña empresa, debe configurar su propio sistema de contabilidad o debe contratar a alguien para que lo configure. Si trabajas por tu cuenta y es un negocio de una sola persona, lo harás tú mismo. Si está contratando personal y anticipando un gran crecimiento, puede contratar un controlador para manejar su gestión financiera y contabilidad. Si su negocio va a crecer pero anticipa un crecimiento lento, simplemente puede contratar un contador o tenedor de libros para manejar el sistema de contabilidad.
¿Qué hace el contador?
Cuando el contable registra y clasifica las transacciones financieras de la empresa, el contador realiza los siguientes pasos y analiza, revisa, informa e interpreta la información financiera de la empresa.
¿Qué hace un controlador?
El controlador es en realidad el director de contabilidad de una compañía. Él / ella es responsable de establecer y mantener el sistema de contabilidad de la compañía. El controlador es responsable de la contabilidad financiera y gerencial; en otras palabras, responder a los datos contables de la empresa de manera apropiada y responsable. Un controlador generalmente se contrata a medida que un negocio se hace más grande.
Contabilidad con y sin un programa de computadora
Este tutorial sobre contabilidad le enseña la contabilidad básica sin usar un programa de computadora. ¿Por qué necesita saber eso ya que hay tantos programas de computadora que puede usar? ¿Alguna vez escuchaste el dicho "basura adentro, basura afuera?" Debe comprender la contabilidad básica detrás de lo que ingresa en el programa de computadora para ingresar la información correcta. Un tutorial posterior tratará sobre el uso de un programa de computadora para manejar la contabilidad de su organización comercial.
01 - ¿Debería utilizar contabilidad de entrada simple o doble?
Si su empresa es de cualquier tamaño y complejidad, querrá configurar un sistema de contabilidad de doble entrada. Se hacen dos entradas, al menos, para cada transacción. Se realiza un débito en una cuenta y se realiza un crédito en otra cuenta. Esa es la clave para la contabilidad de doble entrada .
02 - ¿Debería usar efectivo o contabilidad de acumulación?
Una de las primeras decisiones que debe tomar al configurar su sistema de teneduría de libros es si usa o no un sistema contable de efectivo o devengado . Si está operando una pequeña empresa de una sola persona desde su casa o incluso una consulta de consultoría más grande de una oficina de una sola persona, es posible que desee seguir con la contabilidad de efectivo . Si usa la contabilidad de efectivo, registra su transacción cuando el efectivo realmente cambia de dueño. El efectivo puede ser cualquier cosa, desde dinero real hasta transferencia electrónica de fondos. A veces, las empresas comienzan su negocio utilizando la contabilidad de efectivo y cambian a la contabilidad de ejercicio a medida que crecen.
Si va a ofrecer crédito a sus clientes o si va a solicitar crédito de sus proveedores, entonces tiene que usar un sistema de contabilidad de acumulación. Al utilizar la contabilidad de acumulación, registra las compras o ventas de inmediato, incluso si el efectivo no cambia de manos hasta un momento posterior, como en el caso de Cuentas por pagar o Cuentas por cobrar.
03 - Lo básico - Comprensión de activos, pasivos y patrimonio
Antes de configurar su sistema de contabilidad, debe comprender las cuentas básicas de la empresa: activos , pasivos y patrimonio . Los activos son aquellas cosas que la compañía posee , como su inventario y cuentas por cobrar. Los pasivos son aquellas cosas que la compañía debe, tales como lo que le deben a sus proveedores (cuentas por pagar), préstamos bancarios y comerciales, hipotecas y cualquier otra deuda en los libros. La equidad es la propiedad que el propietario del negocio y cualquier inversionista tienen en la empresa.
Equilibrar los libros
Para equilibrar sus libros, debe mantener un seguimiento cuidadoso de estos elementos y asegurarse de que las transacciones que tratan con activos, pasivos y patrimonio se registren correctamente y en el lugar correcto. Hay una fórmula clave que puede usar para asegurarse de que sus libros siempre estén equilibrados. Esa fórmula se llama ecuación contable :
Activos = pasivos + patrimonio
La ecuación de contabilidad significa que todo lo que posee el negocio (activos) se equilibra con los reclamos contra el negocio (pasivos y capital). Los pasivos son reclamos basados en lo que debe a proveedores y prestamistas. Los propietarios de la empresa tienen reclamaciones contra los activos restantes (capital).
Términos iniciales de contabilidad relacionados con la ecuación de contabilidad
Echemos un vistazo más de cerca a los activos, los pasivos y el patrimonio para que tenga una comprensión completa de lo que comprende cada uno.
- Activos : si observa el formato de un balance general , verá las cuentas de activo, pasivo y patrimonio. Las cuentas de activos generalmente comienzan con la cuenta de efectivo y la cuenta de valores negociables. A continuación, se enumeran las cuentas por cobrar de inventario y los activos fijos, como terrenos, edificios y plantas y equipos. Esos son activos tangibles. En realidad puedes tocarlos. Las empresas también tienen activos intangibles, como la buena voluntad del cliente.
- Pasivos : Las cuentas de pasivos en un balance general incluyen pasivos tanto actuales como a largo plazo. Los pasivos corrientes generalmente son cuentas por pagar y devengos. Las cuentas por pagar suelen ser lo que la empresa debe a sus proveedores, tarjetas de crédito y préstamos bancarios. El devengo consistirá en los impuestos adeudados, incluido el impuesto a las ventas adeudado y el impuesto federal, estatal, de seguridad social y de Medicare sobre los empleados, que generalmente se pagan trimestralmente.
- Equidad : las cuentas de patrimonio incluyen todas las reclamaciones de los propietarios contra la empresa. Claramente, el dueño del negocio tiene una inversión, y puede ser la única inversión en la empresa. Si la empresa ha asumido otras inversiones, esto se considera aquí también.
04 - Conceptos básicos del estado de resultados - Ingresos, gastos y costos
Si observa el balance en el Paso 4, aprenderá sobre activos, pasivos y capital. Si pasa al estado de resultados , obtendrá información sobre ingresos, gastos y costos.
Los ingresos son todos los ingresos que una empresa recibe al vender sus productos o servicios. Los costos, también llamados costo de los bienes vendidos, es todo el dinero que una empresa gasta para comprar o fabricar los bienes o servicios que vende a sus clientes. La cuenta de Compras rastrea los bienes comprados. Los gastos son todo el dinero que se gasta en administrar la empresa que no está específicamente relacionado con un producto o servicio que se vende. Un ejemplo de una cuenta de gastos es Salarios y salarios.
Un tenedor de libros es responsable de identificar las cuentas en las que se deben registrar las transacciones. Por ejemplo, si la empresa realiza una venta en efectivo a un cliente y su empresa usa la contabilidad de doble entrada, registraría el efectivo recibido en la cuenta de activos denominada Efectivo y la venta se registraría en la cuenta de ingresos llamada Ventas. Aquí hay otro ejemplo de una entrada contable para una venta en efectivo. Esta arroja otra variable: lo que el tenedor de libros tiene que hacer cuando se trata de impuestos a las ventas.