Una factura, a veces llamada factura de venta, es un documento enviado por el proveedor de un producto o servicio al comprador. La factura establece una obligación por parte del comprador de pagar, creando una cuenta por cobrar . En otras palabras, la factura es una verificación escrita del acuerdo entre el comprador y el vendedor de los bienes o servicios.
Las facturas son una parte importante del sistema de contabilidad y contabilidad de su empresa porque registran las transacciones de venta.
¿Qué incluye una factura?
Las secciones habituales en una factura incluyen:
- La fecha en que se creó la factura. ¡No olvide esto! La fecha de la factura comienza el reloj marcando al cliente. Si tiene términos (un límite de tiempo para el pago), desea incluir la fecha para que todos sepan cuándo vence el pago.
- Nombres y direcciones de clientes y proveedores. Si está creando la factura en el software de contabilidad, es posible que solo necesite la dirección de correo electrónico del cliente, pero aún así es una buena idea recopilar e incluir la dirección física, en caso de que necesite enviar una carta o documento real.
- Póngase en contacto con los nombres de las personas en las dos empresas (o de negocios e individuales). Es una buena regla de relaciones con los clientes asegurarse de que deletrea los nombres correctamente.
- Descripción de los artículos comprados , ya sean productos o servicios, incluidos precios y cantidades. A menudo tendrá descripciones de artículos estándar y números de inventario. Pero sea lo más específico y detallado posible cuando cree la factura. Esto evita confusiones y problemas de "no sé".
- Condiciones de pago. Por ejemplo, el proveedor puede especificar "neto 30 días", lo que significa que el monto total vence dentro de los 30 días.
Cómo facturar a un cliente
Es posible que esté utilizando software de contabilidad empresarial en línea , o tal vez esté utilizando una factura preimpresa que completará. El proceso funciona de la misma manera para ambos procesos de facturación.
Deberá preparar una factura solo después de haber enviado o entregado el producto o servicio al cliente.
- Comience por identificar al cliente . En algunos casos, es posible que también desee identificar un subcliente o un trabajo dentro del archivo de ese cliente.
- Incluya los números de documentos anteriores relacionados con esta venta, incluida cualquier orden de compra o acuerdo de venta o estimación.
- Identifique los artículos vendidos y entregados . Generalmente, debe incluir el nombre del producto o servicio, la cantidad (o el tiempo, para los servicios) y la tarifa (por artículo o por hora). Si está utilizando un software en línea, se calcula el total de cada artículo. Este es el lugar donde podría necesitar clasificar un artículo como " ordenado de nuevo ".
- Cada elemento obtiene su propia línea y se agrega el total de todas las líneas.
- A continuación, incluirá información sobre los depósitos ya realizados por el cliente o cualquier descuento aplicado a esta factura.
- Es posible que desee ofrecer a los clientes diferentes métodos de pago, posiblemente otorgando un descuento por el pago en efectivo.
- Incluya los términos de envío de los productos enviados. Hay dos tipos: punto de envío FOB o destino FOB. (F OB significa "gratis a bordo" ). Si los términos son FOB, el transportista (es decir, el vendedor) paga el envío. Si los términos son FOB destino, el comprador paga el envío. También es una buena idea observar si el cliente recoge el artículo o los artículos, en caso de que haya alguna pregunta sobre el artículo que se recibe.
- Incluye los términos de venta. Es decir, ¿cuándo desea que el comprador pague y dará algún descuento por el pago anticipado? Los términos se expresan así 2/10 Net / 30. Eso significa que otorgará un descuento del 2% si el pago se recibe dentro de los 10 días y el saldo completo vence en 30 días.
Las facturas pueden enviarse por correo electrónico o por fax a un cliente.
Cuando un cliente paga, el número de factura debe anotarse en el recibo de venta y coincidir con el recibo de venta en su software de contabilidad, por lo que está claro que la factura ha sido pagada. El pago toma el monto pendiente de su cuenta de cuentas por cobrar.
Facturas vs. Órdenes de compra
Las facturas a veces se confunden con las órdenes de compra . Las órdenes de compra (PO) están antes de la transacción y las facturas son posteriores a la transacción. Las órdenes de compra registran un pedido de un cliente a un proveedor o proveedor.
Una factura, por otro lado, registra el recibo del producto o servicio y, como se indicó anteriormente, los términos de pago. Las órdenes de compra son utilizadas por muchas compañías como parte de un proceso de aprobación. Algunas compañías requieren órdenes de compra para productos o servicios por un monto específico.
Facturas vs. Facturas
La diferencia entre una factura y una factura es el enfoque y el punto de vista. La factura es creada por un proveedor y es una declaración de los servicios o productos producidos y entregados a un cliente, incluida la cantidad adeudada. Se puede crear una factura antes o después de que se reciba el producto o servicio. Es común que una factura se incluya con los productos que se entregan, por lo que el destinatario puede marcar los artículos para asegurarse de que estén todos allí.
Una factura es una solicitud de pago. Una factura generalmente se considera desde el punto de vista del cliente. Es común recibir una factura sin factura, como en un restaurante o tienda minorista. Un proyecto de ley generalmente se entrega con la expectativa de un pago inmediato.
Algunos ejemplos de facturas
Esta factura de muestra incluye información canadiense, pero le dará una idea de lo que incluye una factura .
Estas son algunas instrucciones paso a paso para crear una factura.