Flujo de efectivo: cómo funciona para mantener su negocio a flote

¿Qué es el flujo de efectivo?

El flujo de efectivo es el dinero que se mueve (fluye) dentro y fuera de su negocio en un mes. Aunque a veces parece que el flujo de caja solo va en una dirección, fuera del negocio, fluye en ambos sentidos.

Piense en el 'flujo de efectivo' como una imagen de su cuenta de cheques comercial. Si ingresa más dinero de lo que está saliendo, se encuentra en una situación de "flujo de efectivo positivo" y tiene lo suficiente para pagar sus cuentas. Si sale más efectivo que el que ingresa, corre el riesgo de quedar sobregirado y tendrá que encontrar dinero para cubrir sus sobregiros. Esta es la razón por la que las empresas nuevas generalmente necesitan capital de trabajo, en forma de un préstamo o una línea de crédito, para cubrir la escasez en el flujo de caja.

Efectivo contra efectivo real

Para algunas empresas, como restaurantes y algunos minoristas, el dinero en efectivo es realmente efectivo: dinero en efectivo y papel moneda. El negocio recibe efectivo de los clientes y en ocasiones paga sus cuentas en efectivo. Las empresas de efectivo tienen un problema especial para realizar un seguimiento del flujo de efectivo, especialmente porque no pueden rastrear los ingresos a menos que haya facturas u otros documentos.

Los negocios en efectivo corren un mayor riesgo de ser auditados por el IRS .

Por qué el flujo de efectivo es tan importante

La falta de efectivo es una de las principales razones por las que las pequeñas empresas fracasan. La Administración de Pequeños Negocios dice que las "reservas de efectivo inadecuadas" son una de las principales razones por las que las startups no tienen éxito. Se llama "quedarse sin dinero" y te cerrará más rápido que cualquier otra cosa.

Flujo de efectivo al iniciar un negocio

Hacer frente a los problemas de flujo de efectivo es más difícil cuando se inicia un negocio. Tienes muchos gastos y el dinero sale rápido. Y es posible que no tenga ventas o clientes que le paguen. Necesitará otras fuentes temporales de efectivo, como a través de una línea de crédito temporal , para que pueda continuar y llegar a una situación de flujo de efectivo positivo.

Flujo de efectivo en un negocio estacional

El flujo de caja es particularmente importante para las empresas estacionales, es decir, aquellas que tienen una gran fluctuación de negocios en diferentes épocas del año, como las empresas vacacionales y las empresas de verano. Administrar el flujo de caja en este tipo de negocios es complicado, pero se puede hacer con diligencia.

Flujo de efectivo vs. beneficio

Es posible que su negocio obtenga ganancias, pero no tiene efectivo. ¿Cómo puede suceder eso? La respuesta corta es que las ganancias son un concepto contable, mientras que el efectivo, como se señaló anteriormente, es solo el monto en la cuenta corriente comercial. Puede tener activos, como cuentas por cobrar (dinero que los clientes le adeudan), pero si no puede cobrar lo que debe, no tendrá efectivo.

Su sistema de contabilidad también puede mostrar una diferencia entre efectivo y ganancias. Si su negocio se ejecuta en contabilidad de acumulación, reconoce los ingresos cuando se envía la factura, aunque el cliente no haya pagado.

En este caso, puede mostrar una ganancia pero no tener el efectivo.

Cómo analizar el flujo de efectivo

La mejor manera de realizar un seguimiento del flujo de efectivo en su negocio es ejecutar un informe de flujo de efectivo.

Un estado de flujo de efectivo analiza el cambio en efectivo (en este caso, su cuenta corriente comercial), de diferentes actividades comerciales y aumentos o disminuciones en otras cuentas en el balance general del negocio.

Por ejemplo:

A veces, es posible que necesite realizar un seguimiento del flujo de caja de forma semanal, tal vez incluso diaria.

The Balance sugiere:

Una forma rápida y fácil de realizar un análisis de flujo de caja es comparar el total de compras pendientes de pago con las ventas totales que se deben realizar al final de cada mes. Si el total de las compras no pagadas es mayor que el total de las ventas, tendrá que gastar más efectivo de lo que recibirá en el próximo mes, lo que indica un posible problema de flujo de efectivo.

Para profundizar en esta afirmación:

1. Al final de este mes, mira tus ventas totales.

2. Sume las compras que ha realizado que aún deben pagarse.

3. La diferencia es lo que necesitará aportar como ingreso para mantenerse estable.

Si esta escasez mensual de efectivo continúa durante varios meses, se irá quedando cada vez más atrás.

Su software de contabilidad debe tener un estado de flujo de efectivo como uno de los informes estándar, o su contador puede ejecutarlo por usted. Lea más sobre algunas soluciones a problemas de flujo de caja.