Los débitos y créditos forman la base del sistema de contabilidad de doble entrada. Sin entender cómo funcionan, se vuelve muy difícil realizar entradas en el libro mayor general de una empresa.
Contadores y Contadores usan débitos y créditos para equilibrar cada entrada registrada para el balance de una compañía y las cuentas de los estados de resultados. La contabilidad de doble entrada, los débitos y los créditos se relacionan con la ecuación contable, Activo = Pasivo + Patrimonio del propietario.
01 - Débitos y créditos: ¿Por qué son importantes?
Los débitos y créditos son difíciles de entender porque no son muy intuitivos. Los débitos siempre se muestran a la izquierda de una cuenta T y los créditos se muestran siempre a la derecha.
Cuando entiendes este primer paso, has recorrido un largo camino hacia la comprensión de débitos y créditos. El desafío se convierte en saber cuándo debitar o acreditar una cuenta.
02 - Cómo registrar débitos y créditos como asientos de diario
En realidad, las transacciones contables se registran haciendo asientos contables. Al igual que todo lo demás en contabilidad, hay una manera particular de hacer una entrada de diario contable al registrar débitos y créditos.
Los débitos se registran en la primera línea de la entrada, al ras con el margen izquierdo. Los créditos se registran en la segunda línea y se sangran un par de espacios a la derecha.
03 - Cómo registrar débitos y créditos para cuentas de activos
Los débitos se registran en el lado izquierdo de una cuenta T y los créditos se registran a la derecha. Memorice las reglas que los débitos son aumentos en las cuentas de activos, mientras que los créditos son reducciones en las cuentas de activos.
En un libro mayor, los aumentos en los activos se registran como débitos, lo que significa que se registran en el lado izquierdo del libro mayor. Las disminuciones en los activos se registran como créditos y se registran en el lado derecho del libro mayor.
Digamos que una compañía compra una gran cantidad de inventario para prepararse para las ventas de vacaciones. El inventario es un activo actual y la empresa paga el inventario con efectivo. La compañía compró $ 10,000 de inventario. La entrada del diario se vería así:
Inventario $ 10,000
Efectivo $ 10,000
El inventario ha aumentado, por lo que es un débito y se redujo el efectivo, por lo que requiere una entrada de crédito.
Si la compañía decidiera vender un edificio por $ 250,000 y recibiera efectivo por la propiedad, la entrada del diario se vería así:
Efectivo $ 250,000
Activos fijos $ 250,000
Efectivo, un activo, aumentado, por lo que se debitaría. Los activos fijos se acreditarían porque disminuyeron.
04 - Registro de débitos y créditos para cuentas de patrimonio y responsabilidad civil
Las cuentas de capital del propietario se encuentran en el lado derecho del balance general, como acciones ordinarias y ganancias retenidas. Se tratan exactamente igual que las cuentas de responsabilidad cuando se trata de entradas de diario.
Los débitos son disminuciones en las cuentas de responsabilidad. Los créditos son incrementos en las cuentas de responsabilidad. Aquí está la regla para las cuentas de responsabilidad:
Los incrementos en los pasivos se registran como créditos. Están grabados en el lado derecho del libro mayor. Las disminuciones en los pasivos se registran como débitos y se registran en el lado izquierdo del libro mayor.
Digamos que una compañía le debe a uno de sus proveedores $ 1,000 y esa factura se vence. Lo que las empresas le deben a sus proveedores generalmente son cuentas por pagar y un pasivo en el balance general. Así es como se vería la entrada del diario:
Cuentas por pagar $ 1,000
Efectivo $ 1,000
Debería debitar cuentas por pagar porque pagó la factura, por lo que la cuenta disminuye. El efectivo se acredita porque el efectivo es una cuenta de activos que disminuyó porque se utilizó efectivo para pagar la factura.
Si esta empresa decide comprar $ 15,000 en inventario de un proveedor y hacerlo a crédito (cuentas por pagar), el asiento del diario se vería así:
Inventario $ 15,000
Cuentas por pagar $ 15,000
Debitaría el inventario porque es una cuenta de activos que aumenta en esta transacción y las cuentas por pagar se acreditan a una cuenta de pasivo que aumenta porque el inventario se compró a crédito.
Veamos una entrada en el diario de la cuenta de capital del propietario. Supongamos que una empresa tiene dos propietarios y un propietario desea invertir $ 50,000 adicionales en el negocio. Aquí está la entrada del diario resultante:
Efectivo $ 50,000
Patrimonio del propietario $ 50,000
El efectivo aumenta cuando realiza la inversión. Es una cuenta de activos, por lo que un aumento se muestra como un débito y un aumento en la cuenta de capital del propietario se muestra como un crédito.
05 - Cómo registrar débitos y créditos para cuentas de gastos
Las cuentas de gastos abarcan toda la gama desde gastos de publicidad hasta impuestos de nómina y suministros de oficina. Es imperativo que aprenda cómo registrar entradas de diario correctas para ellos porque tendrá tantos.
Los débitos son incrementos en las cuentas de gastos. Los créditos son reducciones en las cuentas de gastos. Los aumentos en los gastos se registran como débitos en el lado derecho del libro mayor. Las disminuciones en los gastos se registran como créditos y se registran en el lado izquierdo del libro mayor.
Aquí hay un ejemplo de una transacción comercial que involucra una cuenta de gastos y la transacción diaria resultante. Digamos que una empresa necesita abastecerse de suministros de oficina. Compra $ 750 en suministros de oficina con dinero en efectivo. Aquí está la entrada del diario resultante:
Suministros de oficina $ 750
Efectivo $ 750
"Materiales de oficina" es una cuenta de gastos en el estado de resultados, por lo que debe cargarlo en $ 750. El efectivo es una cuenta de activos. Usted acredita una cuenta de activo, en este caso, efectivo, cuando la usa para comprar algo.
06 - Cómo registrar débitos y créditos para cuentas de ingresos o ingresos
Una empresa también puede tener un ingreso de inversión. Las compañías más grandes a veces invierten en otras compañías. Las empresas más pequeñas invierten el exceso de efectivo en valores negociables que son inversiones a corto plazo.
Los débitos son disminuciones en las cuentas de ingresos. Los créditos son incrementos en las cuentas de ingresos. Los aumentos en ingresos o ingresos se registran como un crédito en el lado izquierdo del libro mayor. Las disminuciones en las cuentas de ingresos o ingresos se registran como débitos en el lado derecho del libro mayor.
Miremos una entrada de diario de muestra para una transacción de ingresos. Una pequeña empresa tiene $ 5,000 en ventas en efectivo en un día determinado. Así es como se registrarían esas ventas, los ingresos de la empresa:
Efectivo $ 5,000
Ingresos de ventas $ 5,000
Usted publicará los ingresos por ventas como un crédito. Los aumentos en las cuentas de ingresos, las ventas en efectivo, se registran como créditos. El efectivo, una cuenta de activos, se carga por el mismo importe. Una cuenta de activo se carga cuando hay un aumento, como en este caso.
Estos pasos cubren las reglas básicas para registrar débitos y créditos para las cinco cuentas que son parte de la ecuación contable expandida .