El Formulario W-2 incluye información sobre los salarios de los empleados pagados en el año calendario anterior y la retención de dichos salarios, así como información sobre los beneficios y otras deducciones de los salarios.
¿Cuándo están vencidos los formularios W-2?
Los W-2 deben pagarse a los empleados a fines de enero del año calendario anterior. Si el 31 de enero es un fin de semana o feriado, los informes vencen el siguiente día hábil. A continuación se detallan las fechas de vencimiento del informe de impuestos sobre la nómina de fin de año para el año en curso.
Los formularios W-2 deben entregarse a la Administración del Seguro Social antes del 31 de enero. Después de haber entregado formularios W-2 a los empleados, también debe enviar estos formularios, junto con el formulario W-3, a la Administración del Seguro Social (SSA).
La fecha límite de enero es un intento de frenar el fraude fiscal, pero significa que debe dar formularios W-2 a los empleados a principios de enero, de modo que tengan la oportunidad de revisarlos antes de que se presenten. La distribución anterior a los empleados reducirá los errores en los formularios W-2 , por lo que no tiene que presentar un W-2 corregido.
Recopilación de información para preparar formularios W-2
La información para este formulario proviene de su registro de nómina , que muestra los totales del año hasta la fecha para cada empleado por concepto de salarios y retención, junto con deducciones para planes médicos, cuentas de ahorros de salud y otros artículos.
Aquí hay más detalles sobre la información que necesitará para preparar estos formularios W-2.
Dificultad: promedio
Tiempo requerido: Depende del número de empleados y del número de deducciones y pagos adicionales
Aquí está cómo preparar el formulario W-2
informacion del empleador
Para cada W-2 que prepare, deberá incluir información sobre su empresa: Número de identificación del empleador (EIN) y nombre y dirección del empleador.
Número de control
Es posible que desee agregar un número de control interno en cada W-2, si está pagando a muchos empleados. Puede generar el número usted mismo, o su software de preparación de nómina puede generar este número.
Ingresos de los empleados También necesitarás
- Total de salarios, propinas y otras compensaciones (Cuadro 1). Este es el salario bruto para todos los empleados por hora y asalariados.
- Cantidad total de retención (Cuadro 2)
- Salarios totales de la Seguridad Social (hasta el máximo del Seguro Social ) (Cuadro 3). Algunos pagos no están incluidos en los salarios de la Seguridad Social , por lo que deberá reducir la entrada en estos montos.
- Impuesto total a la seguridad social retenido (cuadro 4)
- Total de salarios y propinas de Medicare (lo mismo que los salarios totales) (Cuadro 5)
- Impuesto de Medicare retenido (Cuadro 6). Esta cantidad incluye la cantidad de impuestos adicionales de Medicare para los empleados mejor pagados.
- Consejos de seguridad social (recuadro 7) y consejos asignados (recuadro 8)
A continuación, necesitará información sobre los empleados y los salarios totales y las retenciones para cada empleado el año pasado:
Otros pagos. Es posible que haya pagado los pagos adelantados del crédito por ingreso del trabajo (crédito por ingreso del trabajo) (recuadro 9) y los beneficios del cuidado del dependiente (recuadro 10) pagados a los empleados.
Información sobre la participación en el plan de jubilación, empleados estatutarios
En cada W-2 debe marcar la casilla correspondiente si el empleado participa en un plan de jubilación (casilla 13) o en un plan no calificado (casilla 11), si este empleado es un empleado legal (casilla 13), o si el empleado recibido el pago por enfermedad de un tercero (Recuadro 13.
Recuadro 12
El recuadro 12 es para cantidades para otras compensaciones o informes, para ingresar en 1-4 casillas. Algunas de las informaciones más comunes para el Recuadro 12:- Retiro del seguro social no cobrado, RRTA (retiro ferroviario) o Medicare, en propinas o seguro de vida grupal
- Aplazamientos electivos a 401 (k), 403 (b) y otros planes de jubilación calificados
- Pago por enfermedad no imponible
- Pagos con paracaídas dorados
- Gastos de mudanza reembolsables
- Contribuciones a cuentas de ahorro médico o cuentas de ahorro de salud
- Opciones sobre acciones de empleados no legales
- Contribuciones designadas de Roth bajo los planes 401 (k) o 403 (b)
- Costo de la cobertura de salud patrocinada por el empleador, utilizando el Código DD, de acuerdo con los requisitos de presentación de informes de la Ley de Asistencia Asequible
Cuadro 14
Las entradas en el Cuadro 14 son para otras deducciones o compensaciones que deben divulgarse a los empleados para sus declaraciones de impuestos. Por ejemplo- Pensión después de impuestos
- Reembolsos automáticos
- Impuestos especiales para California, Nueva York, Nueva Jersey y Washington
- Contribuciones caritativas deducidas del salario del empleado
- Seguro de salud y deducciones de beneficios marginales
- Deducciones uniformes ( por costo de uniformes )
- Deducciones de cuotas sindicales
- Ingreso no tributable
- Gastos de vehículos incluidos en los salarios (100% del valor del alquiler del vehículo entregado al empleado e incluido en el cuadro 1 salarios)
- También hay un recuadro para los artículos "Otros no incluidos en la lista" que ha deducido de los empleados
Información estatal y local
En esta sección, ingresará información sobre los salarios y las retenciones estatales y locales. Entrar:Tenga en cuenta que hay espacio para dos estados y dos localidades en el formulario. Si alguien ha trabajado en más de dos estados o localidades durante el año, use un segundo formulario W-2 para incluir la información adicional.
- Su código de estado de dos letras y el número de identificación fiscal de su empresa (consulte con el departamento de ingresos de su estado) (Recuadro 15)
- Salarios estatales (Recuadro 16)
- Impuesto a la renta estatal retenido (Recuadro 17)
- Salarios locales, si los hay (Recuadro 18)
- Impuesto a la renta local retenido (Recuadro 19)
- Nombre de localidad (casilla 20)
Verificar la precisión
Pase tiempo asegurándose de que la información que está proporcionando a los empleados (y, en última instancia, a la Administración del Seguro Social y el IRS) sea precisa. Verifique los totales de su registro de nómina para el año y ejecute un W-3 para asegurar la exactitud de toda la información que está enviando.Formularios preimpresos
Si está imprimiendo sus propios formularios W-2, puede obtenerlos de varias fuentes:El W-2 es una forma de varias partes. Aquí están las páginas de esta forma:
- El sitio web de Forms Forms Order (toma de 7 a 15 días)
- Un proveedor de formularios en línea o una tienda de suministros de oficina.
- La copia A va a la Administración del Seguro Social. La copia A generalmente se imprime en forma roja.
- Copia 1 es para la ciudad, estado o localidad
- La copia B es para presentar con la declaración de impuestos federales del empleado
- Copia C es para los registros del empleado
- Copia 2 es otra copia para otra ciudad, estado o localidad
- La copia D es para los registros del empleador.
Imprimir W-2s
Imprima los formularios, verificando que se alineen con un formato preimpreso si tiene uno.Distribuye los W-2
- Para el empleado: copias B, C, 1 y 2
- A la Administración del Seguro Social - Copia A. La SSA requiere que envíe la Copia A del W-2 de cada empleado, junto con el Formulario W-3, para fines de febrero.
- Guarde la Copia D para sus registros.
¿Todavía estás confundido con la Forma W-2? Respuestas a sus preguntas sobre el formulario W-2 2011
Consejos para preparar el Formulario W-2
- El número de identificación fiscal de su empresa NO es el número de identificación fiscal de ventas de su estado. Muchos estados usan el número de identificación fiscal federal (EIN) y agregan dígitos al final. Consulte con el departamento de ingresos de su estado para obtener información.
- Ingresos de propinas Los ingresos por propinas del empleado están sujetos a impuestos de Seguro Social e impuestos de Medicare, incluido el impuesto adicional de Medicare.
- Cuadro 12 - Más de 4 artículos
Si tiene más de 4 elementos para el Cuadro 12, deberá colocar los elementos adicionales en un segundo W-2. Pero no incluya el salario y la retención del empleado en este W-2 adicional. - El formulario W-3 , junto con la copia A de todos los formularios W-2 de los empleados, se debe entregar a la Administración del Seguro Social antes del 31 de enero. Cuando haya completado el W-3 y tenga todos los formularios W-2, envíelos a los empleados tan pronto como sea posible, para que tengan la oportunidad de revisar los formularios. Si encuentran errores, puede solucionarlos antes de enviar el informe consolidado a la SSA antes del 31 de enero.
- Renuncia
La información proporcionada en este "Cómo hacer" es para fines generales, para ayudarlo a recopilar la información que necesita para preparar e imprimir formularios W-2. No pretende ser un asesoramiento fiscal y de ninguna manera esta información intenta ser exhaustiva o decirle toda la información que debe incluirse en sus formularios W-2 . Hable con su asesor fiscal para obtener información sobre su situación específica. Volver a presentar los informes de salarios e impuestos de fin de año