Emitir estas tarjetas a los empleados significa que pueden realizar ciertas transacciones en nombre de la empresa y luego presentar todos los recibos al director financiero en jefe al final de cada mes. Como empresa, en lugar de emitir anticipos en efectivo a cada empleado, las tarjetas de crédito corporativas resultan ser la mejor opción ya que no se verá involucrado en las complicaciones de dar dinero en efectivo.
Sin embargo, antes de emitir tarjetas corporativas, debe implementar medidas de precaución. Sin hacerlo, existe la posibilidad de que algunos empleados hagan un mal uso de los fondos comerciales . El riesgo de compras no autorizadas aumenta cuando las tarjetas de crédito corporativas están en sus manos, y no hay medidas de protección vigentes. Para controlar este riesgo, las siguientes políticas ayudarán:
Al comienzo, establecer expectativas
Al emitir las tarjetas, es aconsejable configurar e informar a todos los empleados sobre lo que se espera de ellos cuando se trata del uso de la tarjeta. Debe establecer una política que explique vívidamente la responsabilidad del titular de la tarjeta, el tipo de gastos en los que se deben usar las tarjetas y el tipo de documentos que debe presentar para cada gasto.
Esta es una de las cosas clave que toda empresa debe poner en marcha para frenar la forma en que el titular de la tarjeta usa la tarjeta. Sin hacer esto, su empresa incurrirá en gastos adicionales que nunca se presupuestaron, lo que a la larga aumenta el costo de funcionamiento del negocio.
Asegúrese de que las reglas de la tarjeta sean entendidas correctamente
Como sabemos, la mayoría de los empleados no tienen la cultura de la lectura. Esto significa que si solo distribuye tarjetas corporativas de empleados con una letra pequeña y legal de las reglas sin explicarles cómo o qué se espera con respecto al uso de la tarjeta, no será de ayuda, ya que muchas de ellas pueden usar la tarjeta sin leer el reglas.
Para evitar el escenario anterior, es bueno organizar una reunión con los empleados y llevarlos a través de la política. Una vez hecho esto, sería bueno que reconozcan por escrito la comprensión de la política. Esto significa que, en caso de que un empleado vaya en contra de lo que establece la política, se deben tomar las medidas adecuadas.
Aprecie el gasto
En ocasiones, la mayoría de los empleados tienden a ir en contra de las reglas y terminan gastando más de lo que se describe en la política. Con esto en mente, es bueno controlar de cerca el uso de las tarjetas de crédito comerciales . El director financiero debe informar a los supervisores de cada departamento que se les otorgará la responsabilidad de supervisar a los empleados con tarjetas en ese departamento.
Esto de alguna manera minimizará el mal uso de las tarjetas por parte de los empleados. Cuando un empleado sabe que hay alguien que está gastando su tarjeta de monitoreo, temerá participar en compras no aprobadas que no estén establecidas en la póliza.
Tener medidas de protección en su lugar
El dinero es un recurso económico y, por lo tanto, es muy escaso. Esto significa que cuando un empleado abusa de sus privilegios de uso de la tarjeta, la carga se transfiere de inmediato a la empresa. Con esto en mente, está bien que ponga límites de gasto en cada tarjeta.
Aquellos en posiciones directivas podrían recibir límites más altos en comparación con aquellos en los rangos inferiores. Esta medida tiene la intención de reducir el riesgo de realizar transacciones no autorizadas. El límite de gasto establecido nunca debe superarse y debe establecerse en la política. Si algún empleado supera el límite, el monto adicional debe deducirse de su nómina más una multa.
Siempre realice una revisión anual
El programa de tarjeta de crédito de la empresa debe revisarse año tras año. Esto se debe a que ciertos empleados pueden haberse mudado de un departamento a otro y dado que cada departamento tiene un límite de gasto específico, es necesario realizar una revisión anual del programa.
Hacerlo también permite a los jefes de departamento emitir nuevos límites de gastos de acuerdo con las responsabilidades de cada empleado. Si un empleado trabaja en un departamento que ya no necesita una tarjeta de crédito corporativa, entonces él / ella puede ser removido del programa.
Aumenta la eficiencia haciendo Follow Ups
Es bueno que tenga a alguien que no sea parte de su empresa o que no sea titular de la tarjeta para hacer resúmenes de las transacciones en nombre de la empresa y enviárselas al final de cada mes. El objetivo principal de esta persona designada será enumerar los nombres de los empleados que no dieron explicaciones y declaraciones oportunas sobre el uso de su tarjeta.
Esta es una manera fácil de supervisar qué empleados se adhieren a las políticas de la tarjeta y cuáles no. Después de un cierto período de tiempo, puede optar por romper un látigo en los titulares de tarjetas perpetuas que siempre van en contra de las políticas, ya sea quitándoles las tarjetas de forma temporal o incluso de forma permanente.
Evaluar los valores atípicos
Recuerde que una tarjeta corporativa emitida por un empleado solo debe usarse en ciertos artículos que son útiles para la empresa y nunca debe usarse para comprar artículos personales a menos que sea en una emergencia. Por lo tanto, existe la necesidad de controlar todos los gastos que cada empleado usa en la tarjeta al final de cada mes.
Si uno o más empleados usan la tarjeta en artículos personales, se debe realizar una evaluación exhaustiva para determinar si se debió a una emergencia o no. Si no fue un caso de emergencia, entonces se deben tomar medidas disciplinarias contra el titular de la tarjeta. Por el contrario, si se debió a una emergencia, los gastos incurridos deberán deducirse del salario del titular de la tarjeta sin que se tomen medidas disciplinarias contra ellos.
Divida el riesgo
Su política de tarjeta corporativa debe garantizar que el usuario empleado sea personalmente responsable de todos los saldos de la tarjeta de crédito bajo su propio riesgo. Con tal política en su lugar, la compañía solo tendrá que reembolsar los fondos a los titulares de tarjetas individuales de acuerdo con el monto de los gastos aprobados.
Esto es a lo que nos referimos como compartir el riesgo entre la compañía y los empleados. Esta es una buena manera de tratar con los empleados que tienden a comprar sus cosas personales con la tarjeta, ya que solo se les otorgará una cantidad que coincida solo con los gastos aprobados.