Datos básicos sobre el formulario W-2

Fechas de vencimiento, cómo completar, dónde enviar formularios W-2

¿Qué es un formulario W-2?

Un formulario W-2 es una declaración que los empleadores deben preparar todos los años para los empleados, que muestre los ingresos brutos totales del empleado, las ganancias de la Seguridad Social, las ganancias de Medicare y los impuestos federales y estatales retenidos por el empleado. El propósito de este formulario es proporcionar al empleado la información que debe incluirse en su formulario de impuesto a la renta. También le da a la Administración del Seguro Social y la información del IRS para verificar la declaración del impuesto sobre la renta del empleado.

¿Cuándo se vence el formulario W-2?

CAMBIO IMPORTANTE: A partir de los informes fiscales anuales de 2016 y para todos los años subsiguientes, los formularios W-2 y W-3 deben presentarse ante la Administración del Seguro Social (SSA) antes del 31 de enero del año próximo. Por lo tanto, para los pagos de impuestos de 2017, debe presentar su solicitud antes del 31 de enero de 2018. El cambio se ha implementado para reducir el fraude fiscal. Los plazos anuales del informe fiscal de nómina para el año 2018 para los pagos de impuestos de 2017 muestran los plazos exactos para el año en curso.

El Formulario W-2 se debe proporcionar a los empleados a más tardar al final de enero, con información del año calendario anterior. Esta fecha límite no ha cambiado. Los W-2 deben incluir un formulario de transmisión W-3 a menos que usted presente una declaración en línea con el SSA. La fecha límite del 31 de enero se aplica a las presentaciones enviadas por correo y en línea a la SSA. La presentación después de la fecha límite puede dar lugar a sanciones por presentación tardía.

Sí, debe presentar W-2 con la Administración del Seguro Social (SSA) antes de la misma fecha límite en que entrega los formularios a los empleados.

Esta es una buena razón para darles a los empleados sus formularios a principios de enero, para que puedan encontrar y corregir los errores antes de presentarlos ante la SSA.

Partes del formulario W-2

Una forma W-2 es una forma multiparte:

¿Dónde puedo obtener formularios W-2?

No puedes copiar el formulario W-2 de internet. Como se indicó anteriormente, la Copia A del formulario está impresa en papel especial. Debes usar los formularios oficiales. Puede obtener los formularios oficiales W-2 en una tienda de copia, algunos programas de software impositivo (busque la versión para pequeñas empresas) o su preparador de impuestos.

¿Qué información necesito para completar formularios W-2?

Información sobre su negocio

Para cada W-2, deberá incluir información sobre su negocio:

Información sobre sus empleados

Para cada empleado, necesitará información personal actualizada:

Información sobre las ganancias de los empleados

A continuación, necesitará información sobre los salarios totales y las retenciones para cada empleado el año pasado:

Información sobre planes de jubilación

En el Recuadro 12, deberá indicar, para cada W-2, si cada empleado participa en un plan de jubilación o un plan no calificado con su compañía, si este empleado es un empleado estatutario, o si la persona recibió un pago por enfermedad de un tercero .

Información sobre beneficios especiales

El recuadro 13 de la W-2 requiere información sobre las deducciones para los planes de beneficios para empleados y otras deducciones que se deben informar en la declaración del impuesto sobre la renta del empleado. Las instrucciones para el Formulario W-2 contienen una guía de referencia para los códigos del Cuadro 13.

Número de control (opcional)

Es posible que desee agregar un número de control interno en cada Formulario W-2 si está pagando a muchos empleados. Puede generar el número usted mismo, o su software de preparación de nómina puede generar este número.

¿Dónde encuentro la información para el W-2?

La información para este formulario proviene de su registro de nómina , que muestra los totales del año hasta la fecha para cada empleado por concepto de salarios y retención, junto con deducciones para planes médicos, cuentas de ahorros de salud y otros artículos. También necesitará un formulario W-4 actual para cada empleado. El empleado usa el formulario W-4 para darle su dirección y número de seguro social (o número de identificación fiscal).

¿Cómo completo el formulario W-2?

Este artículo sobre cómo completar el formulario W-2 lo guiará a través del proceso paso a paso .

¿Cómo envío el formulario W-2? ¿Puedo enviar estos formularios en línea?

Envía el formulario W-2 a la Administración del Seguro Social (SSA) antes de finales de febrero. Sí, puede enviar estos formularios en línea a la SSA utilizando su servicio Business Online. Si tiene 250 o más formularios W-2, debe enviarlos a la SSA en línea.

¿Qué pasa si hago un error en un formulario W-2?

Antes de enviar esos formularios a los empleados, verifique estos errores comunes. Si comete un error, puede corregir fácilmente el formulario y devolverle el formulario corregido al empleado. Si se descubre el error después de haber enviado los formularios a la Administración del Seguro Social, aquí está el proceso para corregir el formulario . También debe volver a enviar el formulario de transmisión W-3.