Un registro de nómina suele formar parte de un paquete de software de contabilidad en línea o una aplicación de nómina en línea.
La información en el registro de nómina se usa para ayudarlo con varias tareas importantes de impuestos sobre nómina:
- Hacer depósitos de impuestos sobre la nómina ,
- Presentar informes trimestrales de impuestos sobre la nómina al IRS en el Formulario 941 , y
- Proporcionar informes anuales de salarios e impuestos a los empleados y a la Administración de la Seguridad Social
¿Qué incluye un registro de nómina?
Debe mantener un registro de los totales de todos los empleados para lo siguiente:
- Salarios brutos totales, salarios totales de la seguridad social (hasta el máximo para cada empleado cada año) y salarios totales de Medicare
- Total retenido del salario del empleado por los impuestos federales, estatales y locales sobre la renta
- Total retenido por la participación de los empleados en la seguridad social y Medicare
- Total retenido por todas las donaciones opcionales, como donaciones caritativas, cuotas sindicales y otros.
Además, debe reservar un monto igual al total de la seguridad social y la deducción de Medicare.
Creación de cuentas por pagar del registro de nómina
Las cuentas por pagar son montos que su compañía le debe a otros, pero que aún no han sido pagados. El total de cada categoría para cada cheque de pago crea varias cuentas por pagar que se deben a agencias federales y estatales (y algunas veces locales).
Cuando crea una nómina (todos los cheques de nómina), debe reservar dinero para estas cuentas por pagar, que se pagará cuando
- Impuesto FICA (Seguro Social y Medicare) retenido de los cheques de pago de los empleados y pagadero por usted como empleador
- Impuestos a la renta federales retenidos de los cheques de los empleados
- Impuestos a la renta estatales y locales retenidos de los cheques de los empleados
- Impuesto federal de desempleo pagadero : la cantidad de impuesto federal de desempleo que su empresa debe pagar, anualmente o trimestralmente, en función del salario bruto total de los empleados para todas las nóminas durante el período.
- Impuesto a la desocupación estatal pagadero - la cantidad de impuesto estatal de desempleo que su empresa debe pagar en base al salario bruto total de los empleados para todas las nóminas durante el período
- Impuesto a la compensación del trabajador estatal pagadero
- Y cuentas por pagar por otras deducciones voluntarias, como United Way, deducciones 401 (k) y parte de los empleados de los costos del plan de salud.
Si ha deducido dinero de los cheques de pago de los empleados por concepto de primas de seguro de salud, donaciones caritativas o planes de jubilación calificados, debe contabilizar estos totales y crear cuentas por pagar para cada uno, de modo que sepa cuánto pagar en el momento apropiado.