Uniformes de empleados, herramientas, equipos, publicaciones
Además de los beneficios para los empleados, existen otros costos de negocios relacionados con sus empleados que usted, como propietario de un negocio, puede deducir de su declaración de impuestos comerciales. En todos los casos, estos gastos deben ser razonables y los costos necesarios para hacer negocios. Estos son algunos de los gastos típicos relacionados con los empleados que posiblemente haya omitido como deducciones de impuestos comerciales:
Uniformes de empleados
Su empresa puede deducir los costos de uniformes para usted y sus empleados, si estos son costos razonables y necesarios para hacer negocios. Por ejemplo, si usted opera un restaurante, es razonable que los empleados usen un uniforme mientras están de servicio. Algunos otros ejemplos de uniformes y ropa deducibles son cascos, vestimenta teatral y otros equipos de seguridad.
No puede deducir los costos de "ropa de calle" que usted o sus empleados usan para trabajar. Por ejemplo, trajes y atuendos de negocios en general se consideran ropa de calle tanto para hombres como para mujeres. La "regla de oro" es que si puede usarlo en cualquier lugar y en cualquier lugar, no es necesario como un gasto comercial y, por lo tanto, no es deducible.
Tanto por razones impositivas como de limpieza general, debe exigir a los empleados que no lleven uniformes para trabajar y que se cambien los uniformes antes de dejar el trabajo. Los costos para limpiar y reparar uniformes también son gastos comerciales deducibles.
Herramientas y equipo
Las herramientas que los empleados deben usar para el trabajo son deducibles, así como el equipo requerido. Por ejemplo, si requiere que los empleados tengan herramientas o equipos específicos, por ejemplo, en una oficina dental, su empresa puede deducir el costo de esas herramientas. Los empleados no deberían poder llevar herramientas o equipos a casa, para uso personal.
Algunos equipos que pueden ser utilizados por razones comerciales y personales están etiquetados como propiedad listada por el IRS. Las computadoras portátiles y los autos de la compañía encajan en esta categoría. Este tipo especial de propiedad se puede usar por razones comerciales o personales, por lo que su uso para negocios debe documentarse cuidadosamente, y su empresa debe poder demostrar que la propiedad se usa más del 50% del tiempo para fines comerciales.
Suscripciones a negocios, comercio y publicaciones profesionales
Las empresas necesitan empleados bien informados que estén actualizados con las últimas tendencias y tecnología en sus campos. El costo de las publicaciones profesionales, publicaciones comerciales y revistas y libros comerciales está dentro de los límites de los gastos comerciales "razonables y necesarios", pero asegúrese de incluir solo publicaciones comerciales o profesionales.
Mantener registros para las deducciones de gastos del empleado
La responsabilidad tributaria más importante de los dueños de negocios, además de pagar impuestos, es mantener buenos registros. Debe crear una política comercial y un manual de procedimientos que especifiquen lo que su empresa proporciona a los empleados y restricciones tales como el uso de equipos o uniformes proporcionados por la empresa (como el uso de uniformes de trabajo en el trabajo).
Además, por supuesto, deberá conservar los recibos de los costos de estos gastos de empleados.
¿Puedo exigirle a los empleados que paguen por estos costos?
Algunas compañías requieren que los empleados paguen el costo de tales gastos como roturas, escaseces, uniformes y algunas herramientas. El Departamento de Trabajo de los EE. UU. Dice que los empleadores pueden exigir a los empleados que paguen estos costos, que los costos no reduzcan el salario del empleado por debajo del salario mínimo actual, ni que el costo reduzca la compensación de horas extras.
Antes de decidir requerir que los empleados paguen estos costos, verifique con el departamento de trabajo de su estado; pueden tener restricciones diferentes (más altas) para exigir que los empleados paguen estos costos.
Donde mostrar estos gastos
- Para propietarios únicos y LLC de un solo miembro, muestre estos gastos en la sección "Gastos" del Anexo C.
- Para asociaciones y LLC de miembros múltiples, muestre estos gastos en la sección "Deducciones" del Formulario 1065 .
- Para las corporaciones, muestre estos gastos en la sección "Deducciones" del Formulario 1120 o Formulario 1120-s para corporaciones S.
Renuncia
Este artículo presenta información general y no pretende ser asesoramiento fiscal o legal. Consulte con su preparador de impuestos antes de intentar deducir los gastos comerciales.