Cómo afecta la nueva fecha límite a las correcciones W-2
Un cambio en el plazo de presentación de los formularios W-2 y W-3 requerirá que su empresa realice cambios en sus procedimientos.
La fecha límite para presentar los formularios W-2 y W-3 con la Administración del Seguro Social (SSA) ha cambiado. Para los formularios 2017, el plazo de presentación es el 31 de enero de 2018.
La fecha límite para presentar formularios con la SSA ahora es la misma que la fecha límite para proporcionar formularios W-2 a los empleados.
Si desea dar a los empleados tiempo para recibir los formularios y para que se realicen los cambios, tendrá que dar los formularios W-2 a los empleados a principios de enero. Es mucho más fácil hacer correcciones antes de presentar una solicitud ante la SSA.
Encuentre más detalles sobre el nuevo plazo de presentación en este artículo acerca de los plazos anuales del informe de impuestos de nómina para 2018 , para los impuestos a la nómina de 2017.
Cómo afecta el cambio en la fecha límite a los errores de formulario W-2
En el pasado, tenía un mes para dar formularios W-2 a los empleados y asegurarse de que estuvieran correctos antes de enviarlos a la Administración del Seguro Social. Ahora que las dos fechas de entrega son las mismas, es posible que desee otorgar formularios W-2 a los empleados a principios del mes de enero, para corregir los errores.
De lo contrario, deberá seguir este procedimiento para corregir errores en los W-2 y W-3.
Corregir W-2s y W-3 con W-2C y W-3C
Si ha emitido una declaración W-2 incorrecta a un empleado, ya sea antes o después de que haya presentado el formulario de transmisión W-3 ante la Administración del Seguro Social, debe completar un formulario W-2c y uno W-3c .
Primero, una revisión de los requisitos de formulario W-2
Debe preparar y distribuir un W-2 a cada empleado, mostrando sus salarios y retenciones para el año, a fines de enero del próximo año. A finales de enero, debe preparar un formulario de envío W-3 y enviarlo junto con todos los formularios W-2 a la SSA.
La fecha límite exacta cambia cada año debido a las vacaciones y los fines de semana. Aquí hay un artículo actualizado que muestra los plazos exactos para el año fiscal actual.
Errores en el nombre del empleado, SSN
Si informó previamente el nombre del empleado o el número de seguro social correctamente y este año el nombre / SSN es incorrecto, complete el formulario W-2c solo a través del recuadro i. No complete las casillas numeradas con información sobre salarios y retenciones. Si esta es la primera vez que informa incorrectamente el nombre / SSN, simplemente vuelva a hacer el W-2 original y entréguesele al empleado. Si envió el formulario al SSA junto con el W-3, tendrá que hacer el W-2c y el W-3c.
Nombre faltante o número de seguro social
Si el error es un nombre de empleado o SSN faltante, no puede usar el W-2c para agregar esta información. Las Instrucciones para los Formularios W-2C y W-3C establecen que debe comunicarse con la SSA directamente al 1-800-772-6270.
Error en una cantidad en un formulario W-2
Si cometió un error en un monto, ya sea por retenciones o ingresos, complete el formulario W-2c por completo, mostrando los montos originales y corregidos. También puede tener que presentar un 941c si informó incorrectamente los salarios y / o la retención en un 941 - Declaración Trimestral de Impuestos del Empleador .
Notas adicionales
- Si pagó un salario por error a un empleado, estos salarios siguen siendo gravables para el empleado.
- No use un W-2c para informar el pago retroactivo.
- Debe usar un W-3c por separado para cada tipo de W-2c (esto es lo mismo que si presentara diferentes tipos de W-2).
Lea las instrucciones con cuidado
Este artículo es una descripción general de estas declaraciones de salarios e impuestos; no pretende ser exhaustivo. Antes de completar un W-2c o W-3c, lea cuidadosamente las instrucciones (que se encuentran en los documentos).
Un recordatorio sobre la presentación tardía
Asegúrese de enviar sus formularios W-2 a sus empleados antes de la fecha de vencimiento y de que sus W-3 se envíen a la SSA a tiempo para evitar penalizaciones por distribución tardía y presentación.