2018 Plazos para los informes anuales de salarios e impuestos de 2017
Una de sus obligaciones como empleador es proporcionar informes a los empleados y contratistas independientes que muestren sus ingresos del año anterior. El informe a los empleados se crea en el Formulario W-2; el que contrata trabajadores está en el Formulario 1099-MISC. Estos informes se deben a empleados y contratistas independientes a fines de enero del año siguiente. Por lo tanto, para 2017 salarios y pagos, los informes vencen el 31 de enero de 2018.
También debe presentar copias de estos informes, junto con informes resumidos, al IRS y a la Administración del Seguro Social (SSA) para fines de verificación a fines de enero.
Nuevos cambios de fecha límite
Las fechas límite para presentar el Formulario W-2 (con la Administración del Seguro Social) y el Formulario 1099-MISC (con el IRS) se han hecho antes, comenzando en 2017 para el año fiscal 2016 y continuando en años futuros. El nuevo plazo es el 31 de enero por cada año. Esta fecha límite es la misma tanto para la presentación en papel como para la presentación electrónica, y es la misma fecha que la fecha límite para proporcionar formularios W-2 a los empleados y formularios 1099-MISC a contratistas independientes.
Cómo se determinan las fechas de vencimiento
Si alguna de estas fechas de presentación corresponde a un fin de semana o feriado nacional, las presentaciones se deben entregar el primer día hábil normal posterior. Por ejemplo, si el 31 de enero es un sábado, la fecha de vencimiento sería el lunes 2 de febrero.
01 - Para el 31 de enero de 2017 - Proporcione copias del Formulario W-2 a los empleados
Los formularios W-2 se deben proporcionar a los empleados antes del 31 de enero de 2018 para los impuestos de 2017. Debe enviar todos los formularios 2017 W-2 , junto con un informe resumido en el Formulario W-3 , a la Administración del Seguro Social antes del 31 de enero de 2018.
Puede preparar formularios W-2 siguiendo el proceso paso a paso , incluida la recopilación de información sobre el empleado y los ingresos, y completando las casillas.
02 - Para el 31 de enero de 2018, proporcione copias de formularios 1099-MISC a personas que no sean empleados
Este artículo incluye toda la información que necesita para preparar y presentar el Formulario 1099-MISC para contratistas independientes y empresas que paga.
Antes de que pueda preparar y enviar un 1099-MISC a un no empleado, debe obtener un formulario W-9 de esa persona, para verificar la identificación del contribuyente.
Debe enviar un 1099-MISC a cualquier persona que no sea empleado a quien le haya pagado $ 600 o más durante el año. La mayoría de los que no son empleados deben recibir un 1099-MISC, pero hay excepciones para quienes deben recibir un 1099-MISC.
03 - Para el 31 de enero de 2018, presente el Formulario 1096 ante el IRS (junto con el 1099)
Aprenda cómo preparar y enviar el Formulario 1096 (Resumen anual y Transmisión de declaraciones de información) al IRS, junto con copias de formularios 1099-MISC que envió a contratistas independientes y empresas que pagó.
Debe completar un formulario 1096 para cada tipo diferente de formulario 1099 que prepare si presenta estos formularios por correo. Si presenta 1099-MISC y otros formularios 1099 electrónicamente , no tiene que completar un formulario 1096.
04 - Para el 31 de enero de 2018, presente el Formulario W-3 con la Seguridad Social (con W-2)
El Formulario W-3 es un formulario de transmisión, que resume la información en todos los formularios W-2 que está enviando a la Administración del Seguro Social. El formulario W-3 se debe enviar si lo envía por correo. Los formularios de transmisión, junto con todos los formularios W-2 de sus empleados, se deben a la Administración del Seguro Social antes de finales de enero.
También puede presentar estos formularios en línea, utilizando el portal en línea de Servicios Empresariales de la Administración del Seguro Social. Si está enviando formularios W-2 en línea, no necesita incluir un formulario de envío W-3.
05 - Cómo solicitar una extensión de tiempo para presentar W-2s de formularios 1099-MISC
Si cree que va a tener que presentar la solicitud tarde, puede solicitar una prórroga de 30 días para presentar los formularios W-2. Las extensiones no se otorgan automáticamente, y deberá proporcionar una explicación detallada del motivo de la extensión. Use el Formulario 8809 para presentar una solicitud de extensión antes del 31 de enero. El IRS dice que solo otorgará la extensión en "circunstancias extraordinarias o catástrofes". Las circunstancias se limitan a aquellas que afectan el funcionamiento de la empresa:
- Evento catastrófico en un área de desastre declarada por el presidente
- Muerte, enfermedad grave o ausencia ineludible de la persona responsable de presentar los beneficios
- Incendio, siniestro o desastre natural, o
- El negocio estaba en su primer año de operación.
Presentar una solicitud para una extensión puede ayudarlo a evitar multas y sanciones por la presentación tardía de los formularios W-2 y 1099-MISC.
06 - Empleados contra contratistas independientes: ¿cuál es la diferencia?
Es importante asegurarse de estar pagando correctamente a las personas por su tipo de trabajo y de utilizar el formulario correcto para informar los salarios y los pagos.
La diferencia entre si alguien recibe un W-2 o un 1099-MISC para informar ingresos depende de si la persona es un empleado o un contratista independiente.
Si no está seguro de si un trabajador es un empleado o un trabajador por contrato, este artículo sobre el estado del empleado frente al del contratista podría ayudar. Este artículo sobre Qué es un empleado incluye los tres criterios principales que usa el IRS para evaluar el estado de los trabajadores,