Informe de puntaje de empleados y mantenimiento de registros para empleadores de la industria de servicios
¿Cuáles son los consejos de los empleados ?
Las propinas son montos discrecionales otorgados a alguien por el servicio.
Las propinas son una costumbre en los EE. UU., Pero su uso varía en todo el mundo. En la mayoría de los países europeos, por ejemplo, a los empleados del servicio se les paga un salario lo suficientemente grande como para que las propinas no se utilicen comúnmente.
El IRS dice que un pago se considera una "propina" si se cumplen estas cuatro condiciones:
- el pago debe realizarse con la libre voluntad del donante (no obligatorio ni coaccionado)
- el cliente debe tener el derecho de determinar la cantidad
- el pago no debe ser negociado o dictado por el empleador
- el cliente tiene el derecho de determinar quién recibe el pago.
Si un restaurante agrega una cantidad de propina a un precio de comida (para fiestas grandes, por ejemplo), eso no es un consejo.
¿Qué es un empleado inclinado?
El término "empleado con propinas" se utiliza para designar a los empleados cuyos ingresos regularmente y habitualmente incluyen propinas de al menos $ 30 por mes. Este término se usa para diferenciar entre los empleados que reciben propinas y los que no.
¿Es Tip Income Taxable?
Sí.
Al igual que todos los demás ingresos, todos los propinas están sujetos a impuestos federales sobre la renta y todos los propinas que suman un total de $ 20 o más en un mes están sujetos a los impuestos FICA (seguro social e impuestos de Medicare). Mientras el empleado recibe los consejos, debe recibir información sobre esos consejos para que pueda incluirlos en el formulario W-2 del empleado.
Se debe aclarar que las propinas son propiedad del empleado y usted (el empleador) no puede recibir los ingresos por concepto de propinas, ni puede reducir sus ingresos para compensar sus ingresos por propinas. La forma en que se incluye el ingreso de propinas en los ingresos de los empleados del servicio se explica a continuación.
¿Cuáles son las formas en que los empleados reciben propinas?
Los trabajadores a menudo reciben propinas en efectivo , como efectivo adicional en un pago a un taxista ("mantener el cambio") o una cantidad que queda en la mesa de un restaurante.
Actualmente, con mayor frecuencia, se incluye una propina en una transacción con tarjeta de débito o crédito, como en un restaurante.
Los consejos pueden ser divididos o agrupados por varios empleados. Por ejemplo, es posible que haya visto una jarra de propinas en un túnel de lavado. Los consejos se dividen entre empleados. Si tiene una situación así en su negocio, probablemente tenga una política sobre cómo se dividen estos consejos. Los cargos por servicio también se pueden considerar como consejos combinados.
El IRS también menciona consejos no monetarios, como boletos u otros artículos que tienen un valor.
¿Cómo sé qué consejos recibió un empleado?
Se requiere que los empleados mantengan un registro diario de propinas y le informen estos consejos ($ 20 o más de un mes) regularmente. Al IRS le gustaría que los empleados reporten ingresos por propinas diariamente .
Por supuesto, el empleado debe informar el ingreso de propinas en su declaración de impuestos individual.
Además de las sugerencias de informes incluidas en su formulario anual W-2, también deben informar sugerencias para fines de cálculo de impuestos de la Seguridad Social y Medicare (utilizando el formulario 4137 del IRS).
¿Cómo se recogen e informan los consejos?
El empleado guarda todos sus consejos. Si está recolectando propinas en una tarjeta de crédito o débito, debe reembolsar al empleado dichos montos.
¿Qué pasa con los consejos combinados?
Las propinas agrupadas son comunes en algunos restaurantes y otros servicios, como el túnel de lavado mencionado anteriormente. Los empleados dividen la cantidad mancomunada de acuerdo con sus propios arreglos y cada individuo informa t su parte del monto mancomunado. Los estados tienen diferentes leyes y acuerdos de agrupación de propinas.
¿Qué pasa con los cargos de servicio?
El cargo de servicio requerido impuesto por algunos restaurantes por varias razones no es un consejo para los empleados.
Los cargos por servicios se consideran ingresos para el empleador a menos que se distribuyan a los empleados. Para aclarar, el IRS dice: "Independientemente de si los cargos del servicio se distribuyen a los empleados, estas cantidades son ingresos brutos para el empleador".
Este recordatorio del empleador del IRS explica más acerca de la diferencia entre los cargos por servicio y las propinas.
¿Cómo se acreditan las propinas en las tarjetas a los empleados?
Cuando se incluyen propinas en tarjetas de crédito o débito, debe dar el monto de la propina al empleado. Puede reducir la propina por el monto de la tarifa de transacción cobrado a la compañía de la tarjeta de crédito. Por ejemplo, si la tarifa de transacción de la tarjeta de crédito es del 3 por ciento y la propina de un empleado es de $ 5, puede darle al empleado $ 4.85 (la propina menos el cargo por transacción).
Pero el Departamento de Trabajo dice que esta reducción no puede reducir el salario del empleado a menos del salario mínimo, y debe reembolsar al empleado el próximo día de pago (sin esperar hasta que reciba el reembolso de la compañía de la tarjeta de crédito).
¿Cómo afecta el ingreso indirecto al salario total de un empleado?
A todos los empleados se les debe pagar al menos el salario mínimo, incluidos los ingresos por propinas. Esto es lo que necesita saber sobre propinas y salarios mínimos:
Lo más importante: usted (el empleador) no puede usar los consejos de los empleados, excepto como crédito contra el salario mínimo. Puede usar el monto de la propina para compensar lo que el Departamento de Trabajo llama el "salario en efectivo requerido", que actualmente es de $ 2.13. El salario mínimo federal actual es de $ 7.25. La diferencia entre el salario en efectivo requerido y el salario mínimo se supone que está compuesto por propinas.
Si un empleado con propinas trabaja horas extras y es elegible para la tasa de pago de horas extras , debe asegurarse de que el empleado reciba el monto total del pago de horas extras.
Tomemos una situación para explicar cómo funciona el salario en efectivo requerido:
Primero, debe pagar a un empleado que recibe propinas por lo menos $ 2.13 por hora antes de que se cuenten las propinas.
Luego, el empleado le informa las sugerencias de los empleados, como se describe anteriormente. Los $ 2.13 más los consejos informados por el empleado deben ser equivalentes al menos al salario mínimo. Si las dos cantidades no son iguales al salario mínimo, usted como empleador debe compensar la diferencia.
¿Cómo afecta la ley de My State a los empleados inclinados el ingreso por propinas?
Algunos estados tienen una tasa de salario mínimo diferente para los empleados que reciben propinas; algunos requieren que a los empleados se les pague el salario mínimo completo antes de las propinas, mientras que otros estados tienen un salario en efectivo mínimo requerido más alto que el monto federal. Si la ley estatal de salario mínimo requiere una cantidad mayor que la tasa federal, debe usar el monto de la tasa salarial mínima del estado.
¿Cómo informo y pago impuestos sobre los consejos de los empleados?
En primer lugar, debe recopilar los informes de ingresos de propinas de los empleados (de los empleados, de las transacciones con tarjetas, de otras fuentes) e incluir todos los ingresos por propinas en los pagos de salarios del empleado para cada nómina.
Debe retener el impuesto a la renta y los impuestos FICA sobre los ingresos por propinas en su cálculo de pagos de salarios. También debe pagarle a su empleador una parte de los impuestos FICA sobre los ingresos por propinas. Los ingresos por propinas también están sujetos al límite máximo de Seguridad Social y al impuesto adicional de Medicare .
Debe incluir el ingreso de propinas del empleado y la retención en todos los informes de impuestos de nómina ( Formulario 941 -el informe de impuestos trimestrales y Formulario 940- , el informe anual de impuestos de desempleo). Y debe realizar depósitos de impuestos sobre la nómina según lo requerido en la retención de propinas y los impuestos FICA.
Usted debe mantener registros de los informes de punta de los empleados en los archivos de los empleados, en caso de auditoría.
¿Qué pasa si el empleado no me informa los ingresos de propinas?
Es responsabilidad del empleado informar los ingresos por propinas a usted como empleador y al IRS, a los fines del impuesto a la renta. El IRS dice que usted no es responsable de la participación del empleador en los impuestos FICA "hasta que se haga una notificación y demanda de los impuestos al empleador por el IRS ".
Para obtener más información sobre sus responsabilidades como empleador
Artículo del IRS sobre la grabación e informes de consejos.
Para obtener una explicación más detallada del crédito de propinas, consulte este artículo de wiserwaitress.com.
Este artículo explica más sobre los requisitos de los empleados para informar ingresos de propinas.
Esta hoja informativa del Departamento de Trabajo contiene más detalles sobre consejos y cuestiones de salario mínimo.