¿Qué es la nómina?
La nómina es una acción que realizan las empresas con empleados. Es el proceso por el cual la compañía paga a los empleados. El término nómina tiene varias partes diferentes:
- El cálculo y la distribución de los cheques de pago (físicos o electrónicos) a los empleados cada día de pago, como en "Terminé de hacer la nómina ayer".
- Los registros financieros de sueldos y salarios de los empleados, retención, deducciones, bonificaciones, pago por tiempo no trabajado (vacaciones, vacaciones, tiempo por enfermedad, etc.) y otros artículos en los cheques de pago de los empleados.
- También puede significar el registro de las ganancias totales de todos los empleados de una empresa en un año fiscal .
Cómo hacer una "nómina": descripción general
Los empleados son contratados para hacer un trabajo específico a una tasa de pago específica. A algunos empleados se les paga un salario, el mismo monto cada día de pago. A otros empleados se les paga por hora, por lo que su pago por el período de pago cambia según la cantidad de horas trabajadas. Las horas extraordinarias se pueden incluir en el pago de un empleado que trabaja más de un número específico de horas a la semana. Esta cantidad se llama salario bruto del empleado . Todos los cálculos en el proceso de nómina se basan en el monto bruto de pago para ese período de pago.
Luego, en una fecha regular determinada por la compañía, se les paga a estos empleados. (Algunos empleados pueden recibir pagos en diferentes momentos, dependiendo de su estado. Por ejemplo, los empleados asalariados pueden recibir pagos dos veces al mes, mientras que los empleados por hora pueden recibir pagos cada semana.
Después de que se calcula el salario del empleado, el empleador debe retener los impuestos FICA (Seguridad Social y Medicare) y los impuestos a la renta federales y estatales de cada cheque de pago.
El empleador también puede deducir otras cantidades del cheque de pago. Estos pueden incluir un plan de jubilación y contribuciones al plan de salud, cuotas sindicales y contribuciones caritativas.
Pero "hacer la nómina" aún no está completo. Después de que el empleador distribuya los cheques de pago (o use el depósito directo), se deben hacer otros cálculos.
El empleador debe calcular y apartar las cantidades deducidas del sueldo del empleado, para pagarlas más tarde. El empleador también debe reservar un monto para la contribución del empleador a los impuestos FICA y para los impuestos de desempleo.
Mantenimiento de registros de nómina
"Hacer la nómina" también incluye el mantenimiento de registros. Se debe guardar un registro por separado para cada empleado, que muestre los montos pagados por cada período de pago, para los informes de fin de año. También se deben mantener registros de las autorizaciones de los empleados y cualquier cambio en el pago.
El registro general de todos los cálculos para todos los empleados se llama registro de nómina . Este registro muestra todas las cantidades de salario y salarios para cada período de pago y totales del año. Si tiene un programa de nómina como parte de su sistema de contabilidad comercial, el registro de nómina es parte de ese sistema. Los totales se incluyen en los estados financieros generales de su empresa.
Los cálculos de nómina para un empleado individual a lo largo del tiempo se denominan registro de ingresos.
Además del registro de ganancias, todos los documentos relacionados con el pago, las deducciones y las retenciones de ese empleado deben mantenerse durante el empleo de la persona.
Si todo esto suena complicado, lo es. Es por eso que muchos empleadores subcontratan la nómina, enviándola a un servicio de procesamiento de nómina o a un tenedor de libros o contador.
Términos relacionados de nómina
- Los impuestos de nómina son aquellos impuestos que se deben pagar a las autoridades impositivas federales y estatales como resultado del pago a los empleados (como los impuestos FICA e impuestos de desempleo ). El IRS define estrictamente los impuestos a la nómina como impuestos FICA (Seguridad Social y Medicare), pero el término se usa a menudo en el sentido general.
- El procesamiento de la nómina describe la preparación de los cheques de pago (incluida la retención y las deducciones), la distribución de los cheques de pago y el pago y la transferencia de los impuestos sobre la nómina. Las opciones para el procesamiento de la nómina incluyen hacerlo usted mismo con el software de contabilidad, contratar un tenedor de libros o contratar un servicio de nómina.