Formularios de transmisión de archivos para W-2s y 1099s
Fechas de vencimiento
La fecha de vencimiento de los formularios W-3 y 1096 para el año fiscal 2016 es el 31 de enero de 2017. Esta es una nueva fecha anterior. El Formulario W-3 y sus empleados W-2 se envían a la Administración del Seguro Social.
Todos los formularios 1096 junto con sus 1099 correspondientes se envían al Servicio de Impuestos Internos.
Formulario W-3 para Informes de Salarios e Impuestos de Fin de Año del Empleado
El Formulario W-3 es el formulario de resumen de envío que se debe presentar ante la Administración del Seguro Social antes de la fecha de vencimiento del año tributario actual. El Formulario W-3 totaliza todos los datos de los formularios W-2 para todos sus empleados. Obtenga más información sobre cómo completar el Formulario W-3 .
Presentar el Formulario W-3
NO copie el formulario W-3 del sitio web del IRS y preséntelo. Solo puede usar formularios W-3 comprados que usan una tinta roja especial. Puede enviar el formulario de una de estas dos maneras:
- Por correo a la Administración de la Seguridad Social, Centro de Operaciones de Datos, Wilkes-Barre, PA 18769-0001
- En línea a través del portal de Business Service Online de la Administración de Seguridad Social
Formulario 1096 para informes de información de contratistas e información comercial externa
El formulario 1096 es lo que el IRS llama un "informe de compilación" porque totaliza toda la información de todos los formularios 1099 que ha distribuido a personas que no son empleados.
No necesita completar y presentar un formulario 1096 si presenta electrónicamente su 1099.
Cada tipo de Formulario 1099 debe tener su propio Formulario 1096. Por ejemplo, debe tener una compilación 1096 para todos los formularios 1099-MISC que haya proporcionado a contratistas independientes y otros a los que pagó $ 600 o más durante el año, y usted ' Necesitaré otro formulario 1096 si proporciona formularios 1099-DIV a cualquier persona para el pago de dividendos.
Preparar el Formulario 1096
Debe totalizar toda la información en los formularios 1099 para cada tipo que haya proporcionado para preparar el Formulario 1096. Algunos requisitos adicionales incluyen:
- Debe presentar electrónicamente si envía 250 o más formularios.
- Toda la información sobre el 1096 sobre usted (el solicitante de registro) debe ser la misma que aparece en los formularios 1099-MISC que está enviando, incluido su EIN.
- Debe enviar el formulario escaneado de RED al IRS. No descargue e imprima un 1096 de Internet y envíelo. Aunque aparece en rojo, no se puede escanear. Podría estar sujeto a una multa por enviar un formulario 1096 que no puede escanearse.
Presentando el Formulario 1096
- Puede presentar el Formulario 1096 por correo postal enviándolo a la dirección correspondiente a su estado que figura en el formulario.
- También puede presentar el Formulario 1096 de forma electrónica utilizando el sistema de Información de archivo de devolución electrónica (FIRE).
Errores en formularios W-3 y 1096
Si comete un error en un W-2, debe presentar el Formulario W-2c. Si el error afecta al resumen W-3, también debe presentar un formulario W-3c corrigiendo los totales. Obtenga más información sobre cómo corregir formularios W-2 y W-3
Si comete un error en un 1099 que afecta a 1096, puede corregir el error presentando un formulario corregido designado con una X en el cuadro correspondiente.
Pero el proceso de corrección es un poco más complicado que eso, así que lea las Instrucciones generales para ciertas declaraciones de información.
NOTA: Las leyes fiscales cambian periódicamente, y debe consultar con un profesional de impuestos para obtener el asesoramiento más actualizado. La información contenida en este artículo no pretende ser un consejo fiscal y no sustituye el asesoramiento fiscal.