¿Qué es una exención de retención?
La retención es un término general para los montos tomados de la paga del empleado por los impuestos a la renta federales y estatales, y para los impuestos FICA (Seguridad Social y Medicare).
Puede que no se requiera que algunos empleados tengan impuestos federales sobre la renta tomados de su salario si sus ingresos están por debajo de cierto nivel. El IRS les permite a los empleados reclamar una exención de la retención en un año específico si se aplican ambas situaciones:
- En el año anterior tenían derecho a un reembolso de todo el impuesto federal a la renta retenido porque no tenían obligación tributaria, y
- Para el año actual, esperan un reembolso de todo el impuesto federal a la renta retenido porque esperan no tener obligación tributaria.
Algunos tipos de empleados pueden estar exentos: estudiantes, trabajadores a tiempo parcial, mayores de 65 y empleados ciegos.
Como puede ver, una exención de retención solo es válida por un año. Se debe reclamar cada año y debe reclamarse antes del 15 de febrero. Después del 15 de febrero, no puede aceptar un reclamo de exención de retención. El empleado tendría que esperar el año siguiente para reclamar la exención.
¿Cómo sé si un empleado está exento de la retención?
Lo principal que debe recordar en esta situación es que solo puede cambiar la retención según la documentación que el empleado le proporcione.
Hasta que el empleado le proporcione el formulario o formularios correctos, debe continuar reteniendo los impuestos federales, estatales y locales sobre la renta según los formularios más recientes que complete el empleado. No puede tomar la palabra del empleado sobre el reclamo de exención.
Para reclamar la exención de la retención, el empleado debe completar un nuevo formulario W-4 antes del 15 de febrero de cada año para cambiar la retención.
El formulario W-4 incluye información sobre el estado civil del empleado y el número de concesiones reclamadas, a fin de calcular la retención.
Si el empleado está reclamando una exención, así es como debe verse el formulario W-4:
- La línea 5 - Número total de permisos - estará en blanco
- Línea 6 - Cantidad adicional a retener - estará en blanco
- Línea 7 - El reclamo de exención - mostrará la palabra "Exento".
¿Qué más necesito saber sobre los reclamos de exención de retención?
Un reclamo de exención de retención no exime al empleado de pagar su parte de los impuestos de FICA, incluido el impuesto adicional de Medicare . Todos los impuestos FICA deben ser pagados por usted como empleador y por el empleado. La retención de empleado para el Seguro Social se detiene en el máximo del Seguro Social , pero su contribución a la Seguridad Social como empleador continúa para todos los pagos.
El reclamo de exención para los impuestos federales a la renta no tiene nada que ver con el impuesto estatal sobre la renta del empleado y la retención de impuestos locales. El empleado deberá verificar con las agencias impositivas estatales y locales para averiguar cómo funciona esta exención en esas jurisdicciones. Como se indicó anteriormente, hasta que el empleado le entregue los documentos firmados para reclamar la exención de impuestos estatales o locales, debe continuar reteniendo estos impuestos.
Si el empleado quiere reclamar la exención de la retención pero ya le han quitado la retención de su paga durante el año, no puede reembolsarle este dinero. En el momento de la declaración de impuestos, notificará al empleado de la retención en el formulario W -2 del año. El empleado puede reclamar la retención. Por ejemplo, Carlton se dirige a usted en febrero y le dice que quiere reclamar la exención de la retención para este año. Completa un nuevo formulario W-4, pero ya retuvo $ 276 de su salario en enero. Tendrá que esperar para presentar su declaración de impuestos y reclamar los $ 276.
No suponga que un estudiante, trabajador a tiempo parcial o trabajador de temporada estará exento de retención. Todos los empleados deben completar un formulario W-4 al contratar, y este formulario es lo que el empleado debe usar para reclamar una exención.
¿Puedo ayudar a los empleados a darse cuenta si están exentos de la retención?
Su abogado le dirá que no ayude a los empleados a completar formularios.
Pero si un empleado le pregunta, puede darles información para ayudarlos a tomar la decisión por su cuenta. La Publicación 505 del IRS tiene un diagrama de flujo que podría ayudar al empleado a decidir reclamar la exención de la retención.
¿Qué pasa si el reclamo de exención de un empleado es incorrecto o falso?
Si cree que la exención de retención W-4 de un empleado es incorrecta, no puede cambiarla, pero puede informar al empleado que la exención puede ser cuestionada por el IRS. Independientemente de lo que el empleado reclame, solo debe usar el formulario W-4 firmado para retener el pago del empleado.
No tiene que entregar los formularios W-4 al IRS, pero pueden revisar el reclamo de exención de un empleado y pueden solicitarle que envíe el formulario W-4 de un empleado. En algunos casos, si el IRS considera que el reclamo de exención no es válido, es posible que envíe una "carta de cierre" a su empresa, junto con una copia para el empleado. Una letra de bloqueo se bloquea en la retención del empleado según la revisión del IRS.
Esta carta especifica la cantidad máxima de retenciones permitidas para el empleado. Una vez que reciba esta carta de bloqueo, debe comenzar a utilizar esta información para retener los impuestos federales a la renta del sueldo del empleado, en vigencia con la fecha establecida por el IRS. No puede cambiar el monto de la retención hasta que reciba el permiso del IRS; no puede aceptar un nuevo W-4 del empleado para cambiar el monto de la retención.
Si no cambia la retención del empleado en función de la retención en la carta de bloqueo, su empresa es responsable de pagar la cantidad adicional de impuestos que debería haberse retenido. (Consulte este artículo de cumplimiento de retención del IRS para obtener más información).