Un formulario W-3 es un formulario de transmisión que se envía a la Administración del Seguro Social (SSA) que muestra las ganancias totales, los salarios de la Seguridad Social, los salarios de Medicare y la retención para todos los empleados del año anterior. El título del formulario es "Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos". Para preparar un formulario W-3, debe sumar los salarios de todos los empleados de cada categoría, de todos los formularios W-2 de los empleados, y usar los totales W-2 para completar el formulario W-3.
El formulario W-2 es el total de sueldos e impuestos asignado a los empleados para que puedan enviar esta información en sus declaraciones de impuestos personales.
¿Cuándo se debe presentar un formulario W-3?
Debe enviar un formulario W-3, junto con todos los formularios W-2 para todos los empleados, antes de finales de enero, después del año fiscal. Entonces, por ejemplo, si ha preparado formularios W-2 para empleados para 2016, debe enviar todos los formularios W-2 más el formulario de envío W-3 antes del 31 de enero de 2017.
La fecha límite del 31 de enero es la misma para presentar los formularios impresos y la presentación electrónica.
La fecha límite del 31 de enero es nueva para 2017 . Significa que debe entregar los formularios W-2 a los empleados para esta fecha y también enviar el formulario W-2 y W-3 a la SSA en la misma fecha. Es una buena idea entregar los formularios a los empleados a principios de enero, de modo que haya tiempo para corregir los errores antes de enviar todo a la SSA.
¿Cómo obtengo los formularios W-3?
No puede simplemente copiar un formulario W-3 o imprimirlo en Internet, ya que el formulario está impreso con una tinta roja especial.
Debe comprar el tipo requerido de formularios W-3 en el mismo lugar donde compra los formularios W-2, o puede hacer que su procesador de nómina o el preparador de impuestos completen estos formularios.
¿Cómo completo el formulario W-3?
Aquí están las secciones del Formulario W-3, si desea trabajar con ellas usted mismo. También consulte las instrucciones para este formulario.
Información sobre el Empleador. Esta sección (desde la a hasta la h) incluye información común sobre su empresa como empleador. Un par de notas:
- Tipo de pagador. La mayoría de las empresas marca la casilla 941. El formulario 941 es el formulario trimestral de informe de salarios e impuestos completado por la mayoría de los empleadores. Otras opciones incluyen el empleador del hogar y otros.
- Tipo de empleador. La mayoría de las empresas verificaría el cuadro "no se aplica". Las otras cajas son para organizaciones sin fines de lucro y empleadores del gobierno federal.
- Número de establecimiento. La sección del número de establecimiento se proporciona para que los empleadores puedan identificar diferentes áreas del negocio, ya sea por ubicación, filial o división. Si identifica los números de establecimiento, debe separar los formularios W-2 y W-3 para cada establecimiento. O bien, puede combinar todos los establecimientos y enviar todos los formularios W-2 juntos, junto con un formulario W-3.
Información sobre salarios e impuestos. La segunda sección, numerada del 1 al 19, corresponde con las secciones numeradas del Formulario W-2. En este formulario W-3, debe proporcionar totales para todos los W-2 que envíe.
Información de contacto del empleador. Esta parte final del formulario requiere que proporcione información de contacto, incluida una dirección de correo electrónico.
¿Cuándo y cómo presento el formulario W-3?
Se requiere que el formulario W-3 se envíe a la SSA a más tardar a fines de febrero, junto con una Copia A de los formularios W-2 W-2 para cada empleado.
Los totales para cada artículo en el W-3 deben ser iguales a los totales para todos estos artículos en todos los formularios W-2 de los empleados. El W-3 también incluye salarios estatales totales y retención para todos los empleados.
Debe presentar el Formulario W-3, junto con los formularios W-2 para todos los empleados, el último día hábil de febrero. Consulte este artículo sobre las fechas límite para la presentación de impuestos de nómina para obtener información específica sobre la fecha de presentación de este año.
La fecha límite para presentar el año fiscal 2016 W-2s y W-3 es el 31 de enero de 2017,
Si presenta formularios W-2 electrónicamente
Si decide presentar los formularios W-2 de los empleados electrónicamente a la Administración del Seguro Social, no necesita compilar toda la información W-2 y enviar un formulario W-3.
El IRS recomienda encarecidamente que proporcione formularios W-2 electrónicamente a la Administración del Seguro Social. La SSA tiene dos opciones para la presentación electrónica, a través de su sección de Servicios Comerciales en línea:
• W-2 en línea. Puede usar un formulario W-3 de relleno para enviar hasta 50 formularios W-2 a la vez.
• Carga de archivos. Puede utilizar un software específico de impuestos sobre nómina que formatea los archivos según las especificaciones de la SSA para los formularios de presentación W-2 electrónicamente (EFW2).
Encuentre más detalles sobre la presentación electrónica de formularios W-2 de la Seguridad Social.
¿Qué sucede si cometo un error en un W-3?
Si tiene un error en un W-3, como resultado de los cálculos o si uno o más W-2 son incorrectos, tendrá que presentar un formulario W-2c y un formulario W-3c con la Administración del Seguro Social. Obtenga más información sobre cómo corregir errores en formularios W-2 y W-3.