Informes Formulario W-2, Formulario 1095-C y más
Las disposiciones de la Ley de Asistencia Asequible (ACA) son complejas y detalladas, y existen consecuencias impositivas para estos informes. Los empleadores deben revisar su comprensión de los requisitos con los asesores legales o impositivos antes de tomar cualquier decisión o enviar cualquier informe.
Requisitos de informes para todos los empleadores
Informes de los costos de beneficios a los empleados en el formulario W-2
La ACA "requiere que los empleadores reporten el costo de la cobertura según un plan de salud grupal patrocinado por el empleador". A partir del año fiscal 2011, se requirió originalmente a los empleadores que informaran el "costo agregado" de "cobertura patrocinada por el empleador aplicable" en el W-2 de un empleado.
La última información del IRS sobre este requisito de informe (a partir de noviembre de 2014) es: "Para el año calendario 2012 y para años futuros, los empleadores generalmente deben informar el costo de los beneficios de salud provistos en el Formulario W-2". Este requisito se aplica a "todos los empleadores que brindan" cobertura aplicable patrocinada por el empleador "....
El IRS también dice que
... empleadores que presentan menos de 250 Formularios W-2 para el año calendario anterior (por ejemplo, empleadores que presentan menos de 250 Formularios W-2 2012 (es decir, Formularios W-2 para el año calendario 2012, que generalmente se presentan con la SSA) a principios de 2013) no se requerirá que declare el costo de la cobertura en los Formularios W-2 de 2013 (que generalmente se presentan con el SSA a principios de 2014).
¿Qué se debe informar en el W-2 de un empleado?
El informe W-2 se debe incluir en el formulario W-2 de cada empleado, utilizando el código DD: costo de la cobertura de salud patrocinada por el empleador. Al informar, incluya el valor de cualquier cobertura médica, dental y de la vista que pueda pagar.
Los cálculos y lo que se incluye en este informe W-2 son complejos y el IRS aún está trabajando en los detalles.
Lea más detalles sobre este requisito de informes del IRS en esta página de preguntas y respuestas.
Requisitos de informes para grandes empleadores
Si su empresa tiene 50 o más empleados equivalentes a tiempo completo , se le considera un "Empleador grande aplicable" (ALE) con el propósito de informar y para los fines de la Responsabilidad Compartida del Empleador.
Los empleados a tiempo completo son aquellos que trabajan, en promedio, al menos 30 horas por semana.
Además de los requisitos de informes descritos anteriormente para todos los empleadores, los requisitos de informes para los ALE son:
1. Una declaración a los empleados sobre la cobertura de seguro de salud que se ofrece. Esta declaración se debe completar para cada empleado en el Formulario 1095-C y se debe informar al IRS. Vea más sobre este requisito en esta página IRS.
2. Si su empresa autoasegura su plan de atención médica, debe presentar una declaración al IRS sobre esta cobertura. Lea más sobre esta declaración en esta página IRS.
¿Cuándo entran en vigencia estos requisitos de informes?
La información requerida de ALE debe proporcionarse a partir de 2015, y los informes deben enviarse en 2016. Los empleadores pueden informar voluntariamente 2014 en 2015, pero este informe no es necesario.
¿Cuándo se deben proporcionar los informes?
La información devuelta para 2015 se debe proporcionar a los empleados antes de finales de enero de 2016, y al IRS, junto con un formulario de envío, antes de finales de febrero de 2016. Tenga en cuenta que estos son los mismos plazos que para los formularios W-2 ( excepto que los formularios W-2 deben enviarse a la Administración del Seguro Social, mientras que los formularios 1095 deben enviarse al IRS).
Los informes para años futuros tienen los mismos plazos.
Descargo de responsabilidad: la información sobre los requisitos del empleador de la Ley de Asistencia Asequible es complicada y las fechas efectivas y el alivio de la transición son confusos y cambian constantemente, y cada situación comercial es única. Asegúrese de verificar con sus asesores impositivos, de seguros y legales antes de implementar cualquiera de estos requisitos de informes.