Estar prevenido está prevenido. Antes de enviar formularios W-2 a los empleados y presentar estos formularios en la Administración del Seguro Social (junto con el formulario de envío W- 3 ), revise estos errores comunes para evitar problemas.
Presentación de formularios W-2 tarde
A partir del año fiscal 2016, la fecha límite para presentar formularios W-2 (y formularios 1099) se traspasó al 31 de enero. Por lo tanto, sus formularios 2017 W-2 para empleados deben enviarse a la Administración del Seguro Social antes del 31 de enero , 2018.
Hay sanciones por presentación tardía. Obtenga más información sobre los nuevos plazos para formularios W-2 y 1099.
Usando el formulario W-2 del año equivocado
Use el formulario W-2 para el año en que el ingreso estuvo sujeto a impuestos, no el año en que está presentando el formulario. Por ejemplo, para los salarios de los empleados en 2015, use el formulario 2016 W-2 ; este formulario se le dará a los empleados y se archivará con la Administración del Seguro Social en 2017.
Faltan los plazos de presentación. Debe proporcionar los formularios W-2 a los empleados a más tardar al final de enero, y debe enviar estos formularios a la Administración del Seguro Social a más tardar a fines de febrero. Los plazos cambian cada año dependiendo de cuándo caiga la fecha en el calendario. Si la fecha límite es un fin de semana o día feriado, la fecha se traslada al siguiente día hábil. Aquí están los plazos exactos para los impuestos de nómina de fin de año para el año actual.
No está utilizando el formulario W-2 aprobado
No puede descargar el formulario W-2, copiarlo y usarlo.
El rojo en A es una tinta especial. Debe obtener los formularios aprobados, de una compañía de suministros de oficina, del IRS o de una compañía de software. Obtenga más información sobre dónde puede obtener los formularios W-2 aprobados.
No detener la retención de la seguridad social
La retención del Seguro Social debe detenerse en los salarios máximos imponibles de la Seguridad Social para cada año.
(Este máximo cambia en la mayoría de los años para reflejar el costo de la vida). Aunque esto no es específicamente un error W-2, es común y hará que usted reporte en exceso los salarios de la Seguridad Social para un empleado. Luego debe devolver el exceso al empleado y corregir tanto el formulario W-2 como el formulario 941 , el informe trimestral de salarios e impuestos para cualquier trimestre que refleje el exceso. Por ejemplo, si el empleado alcanzó el máximo para retención de la Seguridad Social en septiembre, debe cambiar el Formulario 941 para el tercer trimestre.
Envío de formularios W-2 al IRS
Los formularios de Seguridad Social deben entregarse a los empleados antes de finales de enero y deben presentarse a la Administración de la Seguridad Social antes de finales de febrero, junto con el formulario de envío W-3, que recopila toda la información de todos los W-2.
No obtener una exención del IRS por no E-fling
Los empleadores que presenten 250 o más formularios W-2 deben obtener una exención si no desean presentarla electrónicamente. Obtenga más información acerca de cómo obtener una exención al presentar electrónicamente los formularios W-2 (PDF).
Hacer estos errores de forma común en el formulario W-2
Los errores de formulario más comunes en formularios W-2 incluyen:
- No incluir los centavos y los decimales en las cantidades
- No se puede usar tinta negra (las entradas son demasiado claras)
- Hacer entradas demasiado grandes o demasiado pequeñas. El IRS sugiere que use 12 puntos. Tipo de letra de mensajería para imprimir W-2s.
- Formateo incorrecto del nombre del empleado. El primer nombre del empleado y la inicial del segundo nombre van en el primer cuadro, el apellido del empleado va en el segundo cuadro y cualquier sufijo (como "Jr.") va en el tercer cuadro.
El uso de software financiero puede ayudarlo a evitar muchos de estos errores en los formularios W-2, especialmente los errores de formulario, y su software puede advertirle cuando está alcanzando el monto máximo de salario del Seguro Social. Consulte este artículo sobre los programas de software de contabilidad 2012 de Rosemary Peavler, Guía de finanzas empresariales, que se centra en programas que incluyen funciones de nómina.
Cómo corregir un formulario W-2
Debe proporcionar un formulario W-2 a cada empleado antes de finales de enero de cada año (para el año calendario anterior), pero no necesita enviar estos formularios a la Administración del Seguro Social (SSA) hasta el final de febrero. Este retraso proporciona tiempo para corregir errores.
Si puede corregir el error antes de presentar el SSA, solo haga la corrección y envíe el formulario corregido.
Si encuentra el error después de haber presentado el SSA, debe enviar un W-2 corregido junto con un formulario de transmisión corregido W-3c).
Lea más detalles acerca de cómo hacer correcciones a un formulario W-2, después de que lo haya enviado a la Administración del Seguro Social.