Cálculo de retención de impuestos federales, impuestos FICA y más
¿Está considerando hacer su propio procesamiento de nómina ? Calcular las retenciones y las deducciones para los cheques de pago de los empleados no es difícil si sigue los pasos que se detallan aquí.
Su objetivo en este proceso es obtener del pago bruto (el salario bruto es la cantidad real que le debe al empleado) al salario neto (el monto del cheque de pago del empleado). Después de calcular el salario bruto del período de pago, debe deducir o retener los montos correspondientes a la retención del impuesto federal sobre la renta, el impuesto FICA (Seguro Social / Medicare) , el impuesto a la renta estatal y local y otras deducciones.
ACTUALIZACIÓN: la nueva ley fiscal afecta los cálculos de retención
La Ley de reducción de impuestos y empleos, firmada por el presidente Trump el 22 de diciembre de 2017, ha cambiado las tasas de impuestos para muchos estadounidenses. Estos cambios en las tasas significan cambios a las tablas de retención y pueden requerir nuevos formularios W-4 para muchos empleados. El IRS ha publicado tablas de impuestos actualizadas y alienta a los empleadores a implementar los cambios necesarios lo antes posible, pero a más tardar el 15 de febrero de 2018.
Los detalles de cómo estos cambios afectan sus procesos de nómina se detallan en este artículo.
¿Cuál es la diferencia entre las deducciones y las retenciones?
Retención es un término usado para los impuestos federales o estatales, como el impuesto sobre la renta y los impuestos FICA, que se toman de la paga del empleado. Las deducciones son por otras cantidades que pueden deducirse del sueldo de un empleado, como los beneficios de jubilación, los costos de atención médica o los fondos especiales y las donaciones.
Use pagos brutos para todos los cálculos
El salario bruto es la cantidad de salario del empleado para el período de nómina. Cuando calcule los montos de retención y deducciones, debe usar el monto del salario bruto del empleado para cada cálculo. Los cálculos no son progresivos, y se utilizan montos menores y menores para los cálculos. Consulte el ejemplo de cálculo detallado a continuación para obtener más información sobre cómo funciona esto.
La única excepción a esta regla es cuando calcula la retención de impuestos federales sobre la renta utilizando el método de porcentaje (se explica a continuación).
01 - Paso uno: Obtenga un formulario W-4 de cada empleado
El IRS requiere que todos los trabajadores en los EE. UU. Firmen el formulario W-4 del IRS al contratarlo. Este formulario incluye información importante que deberá pagar al empleado y asegurarse de que los ingresos y las retenciones se calculen correctamente en el sueldo del empleado.
Además del nombre y la dirección del empleado, la información más importante es:
- El número de seguro social del empleado
- El estado civil del empleado,
- El número de asignaciones que el empleado está reclamando y
- Cualquier cantidad adicional que el empleado desee haber tomado de cada pago.
El estado civil, las asignaciones y los montos adicionales serán necesarios para calcular la retención en el Paso Cuatro.
02 - Paso dos: Calcule el pago bruto
Los cheques de los empleados comienzan como salario bruto. El pago bruto es la cantidad total de pago. Para los empleados asalariados, es una cantidad anual dividida por la cantidad de períodos de pago. Para los empleados por hora, es la cantidad de horas trabajadas por la tarifa (incluidas las horas extraordinarias).
Si no está seguro de qué tipo de empleados tiene, lea este artículo sobre la diferencia entre empleados asalariados y por hora.
Aquí hay ejemplos de cómo se calcula el salario bruto para los empleados asalariados y por hora si no se incluyen horas extras para ese período de pago:
A un empleado asalariado se le paga un salario anual. Digamos que el salario anual es de $ 30,000. Ese salario anual se divide por el número de períodos de pago en el año para obtener el salario bruto de un período de pago. Si paga a los empleados asalariados dos veces al mes, hay 24 períodos de pago en el año, y el pago bruto por un período de pago es de $ 1250 ($ 30,000 dividido entre 24).
Un empleado por hora recibe un pago por hora por el período de pago. Si la tarifa por hora de un empleado es de $ 12 y trabajó 38 horas en el período de pago, su salario bruto para ese cheque de pago es de $ 456.00 ($ 12 x 38).
Pero aún no ha terminado con el salario bruto si se paga el tiempo extra. A continuación, deberá calcular las horas extraordinarias para los trabajadores por hora y algunos asalariados. El pago de horas extras debe agregarse al pago regular para obtener un pago bruto.
03 - Paso tres: calcular horas extras
Todos los empleados por hora tienen derecho a horas extra si trabajan más de 40 horas en una semana. Algunos empleados asalariados están exentos de las horas extraordinarias, dependiendo de su nivel salarial. Los empleados asalariados con salarios más bajos deben recibir horas extras si su salario es igual a $ 455 por semana ($ 23,660 anuales), incluso si están clasificados como exentos.
La ley laboral federal requiere un tiempo extra mínimo requerido de una vez y media la tarifa por hora para todas las horas mayores de 40 en una semana. Puede pagar más de estas horas extras requeridas, pero para nuestros propósitos aquí usaremos la cantidad requerida. Algunos estados también tienen leyes de tiempo extra que requieren que se paguen horas extras a tasas más altas. Verifique el departamento de trabajo de su estado para más detalles.
Aquí hay un ejemplo de cómo se calculan las horas extras:
Sandy trabaja 43 horas en una semana. Ella tiene derecho a horas extras durante 3 horas a 1,5 veces su tarifa por hora. Si su tarifa por hora es de $ 12, ella recibe horas extras a razón de $ 18 por 3 horas, totalmente $ 54 de tiempo extra. Este tiempo extra se agrega a su pago regular por hora de $ 480 (40 horas x $ 12), para un total de $ 534. Este es su salario bruto por el período de pago.
Estos artículos sobre las horas extraordinarias pueden ayudarlo a resolver el problema del pago de horas extras:
04 - Paso cuatro: calcular el monto de la retención del Impuesto a la Renta Federal (FIT)
Para calcular la retención del Impuesto a la Renta Federal, necesitará:
- El salario bruto del empleado por el período de pago
- La forma W-4 del empleado, y
- Una copia de las tablas de impuestos del IRS en la Publicación 15: Guía de impuestos del empleador ). Asegúrate de tener la tabla para el año correcto. La tabla cambió a partir del 1 de enero de 2018, por lo que necesitará la tabla 2018.
Vaya a la página en la Publicación 15 que dice: "Tablas de porcentajes de métodos para la retención del impuesto a la renta"
Busque la tabla que coincida con:
- Estado civil. Solo (incluido el estado de jefe de hogar) está a la izquierda y casado está a la derecha.
- Tipo de período de pago. Esto varía de semanal a anual (lo que significa que la persona recibe un pago una vez al año). Bisemanalmente es cada dos semanas (cada dos viernes, por ejemplo), y dos veces al mes sería dos veces al mes (el 1 y el 15, por ejemplo).
- Luego encuentre el salario bruto de la persona en esa mesa.
Supongamos que está consultando el período semanal de nómina para una persona casada.
Mire a la izquierda para encontrar la cantidad de salario bruto semanal para esa persona. Digamos que es $ 1500. Encuentra $ 1500 en la lista "Más ... pero no más". $ 1500 es más de $ 525 pero no más de $ 1626.
Verás esta línea:
La cantidad del impuesto sobre la renta a retener es:
Over- But not over- over over-
$ 525 $ 1626 $ 35.90 más 15% - $ 525
Hay varios pasos para esta próxima parte.
1. Ponga $ 35.90 de la columna "Cantidad de impuestos a retener".
2. Luego, necesita encontrar el exceso del pago de su empleado a partir del número en la columna "de exceso de". Resta $ 525 de $ 1500; eso te da $ 475.
3. Múltiples $ 475 por el 15% en la tercera columna. Eso te da $ 146.25.
4. Agregue los $ 146.25 a los $ 35.90 para igualar $ 182.15. Esa es la cantidad que retiene de la paga de la persona por el impuesto federal sobre la renta.
El IRS tiene una calculadora de retención para facilitar este proceso si tiene muchos empleados.
A continuación, deberá calcular los impuestos FICA.
05 - Paso cinco: Calcule las deducciones de Seguro Social y Medicare
Debe deducir los impuestos FICA (Seguridad Social y Medicare) de los cheques de pago de los empleados . El cálculo de estas deducciones es bastante sencillo. El monto del impuesto FICA es el 15.3% del salario bruto del empleado.
La mitad del total (7.65%) se retiene del cheque de pago del empleado, y la mitad es pagada por el empleador.
Para el empleado anterior, con $ 1500 en pago semanal, el cálculo es $ 1500 x 7.65% (.0765) para un total de $ 114.75.
Tenga cuidado de no deducir demasiados impuestos de la Seguridad Social de los empleados de altos ingresos, ya que el Seguro Social tiene un límite cada año, con la cantidad máxima establecida por la Administración del Seguro Social.
También deberá considerar la deducción fiscal adicional de Medicare adeudada por los empleados de mayores ingresos, que comienza cuando el empleado alcanza un monto de pago específico para el año. El impuesto adicional es del 0.9% del salario bruto, y comienza en $ 200,000, según el estado W-4 del empleado. No se deben pagar impuestos adicionales del empleador.
06 - Paso seis: tomar deducciones del impuesto a la renta estatal
La mayoría de los estados imponen impuestos sobre los sueldos y salarios de los empleados. Deberá investigar un poco para determinar los montos de estas deducciones y cómo enviarlas a la autoridad impositiva local / estatal correspondiente. Sus responsabilidades como empleador para deducir, pagar y reportar estos impuestos se discuten en este artículo.
Recuerde usar el pago bruto de nuevo para la deducción del impuesto sobre la renta estatal.
07 - Paso siete: tomar otras deducciones
Aún no has terminado con las deducciones. Estas son algunas otras posibles deducciones del salario del empleado que podría necesitar calcular:
- Deducciones por contribuciones de los empleados a la cobertura del plan de salud
- Deducciones por 401 (k) u otras contribuciones al plan de jubilación
- Deducciones por contribuciones a fondos internos de la compañía o donaciones caritativas.
Recuerde, todas las deducciones se basan en el salario bruto.
08 - Por último, un ejemplo de cómo se verá el talón de pago del empleado
En el caso del empleado anterior, el talón de pago semanal se vería así:
Gross Pay FIT Retención FICA Retención de otros deducibles Net Pay
$ 1500.00 $ 182.15 $ 146.25 $ 0 $ 1171.60
09 - Uso del método de porcentajes Tablas para calcular la retención del impuesto federal sobre la renta
El método porcentual para calcular la retención es un método de cálculo alternativo. Este cálculo no se basa en el salario bruto, sino en los salarios netos después de la deducción por las retenciones totales de retención. Para 2018, el IRS ha publicado detalles sobre la Notificación 1036 que explica cómo funciona el método porcentual.
Primero, deduce la cantidad total de asignaciones (en la Línea 5 del formulario) del pago bruto para el período de nómina correcto. Si un empleado tiene dos asignaciones y se le paga semanalmente, el total a deducir sería $ 159.60. Si el salario semanal del empleado es de $ 650.00, la cantidad utilizada en el cálculo sería de $ 650 menos $ 159.60 o $ 490.40. Luego use la tabla en el Aviso 1036 para calcular la retención de la misma manera que en el Paso Cuatro.
10 - Y no olvide pagar sus impuestos de nómina
Debe hacer depósitos en el IRS de los impuestos retenidos del pago de los empleados por los impuestos federales sobre la renta y los impuestos FICA y los montos que adeuda como empleador. Específicamente, después de cada nómina, debe
- Pagar la retención del impuesto federal sobre la renta a todos los empleados
- Pagar la retención impositiva FICA de todos los empleados, y
- Pague la mitad del impuesto FICA para todos los empleados.
Dependiendo del tamaño de su nómina, debe hacer depósitos mensuales o semestrales.
También debe presentar un informe trimestral en el Formulario 941 que muestre los montos que debe y cuánto ha pagado.