El pago neto es la cantidad del salario de un empleado (ya sea asalariado o por hora ) después de la retención de impuestos federales y estatales sobre la renta, y cualquier deducción adicional del cheque de pago. El pago neto es, por lo tanto, la cantidad efectivamente recibida por el empleado en su cheque de pago.
Cómo calcular el pago neto
1. Comience con el pago bruto.
Para comenzar a calcular el pago neto, debe comenzar con el salario bruto del empleado.
El pago bruto es la cantidad que se le debe al empleado por el período de pago (semanal, quincenal, semimestre o mensual).
El salario bruto para los empleados por hora es la tarifa de horas trabajadas por hora, con primas de horas extras, si corresponde. El salario bruto para los empleados asalariados es su salario anual dividido por el número de períodos de pago en el año.
CONSEJO: Todas las retenciones y deducciones se basan en el salario bruto . La retención de diferentes impuestos y pagos no es incremental.
2. Deducir la retención del impuesto federal sobre la renta.
Los impuestos federales a los ingresos se retienen según la información provista por el empleado en el Formulario W-4. Esta información establece el nivel impositivo del empleado:
- El estado civil del empleado, incluida la designación de "cabeza de familia", y
- El estado civil para efectos de la declaración del empleado: presentar una declaración soltera, una declaración conjunta casada o una declaración de casado solo.
- Cualquier retención adicional designada por el empleado.
La categoría impositiva del empleado y el estado civil para efectos de la declaración se utilizan para determinar la retención del impuesto federal sobre la renta durante el período de pago.
La retención adicional se agrega a estos para obtener el monto total retenido del cheque de pago del empleado.
El monto de retención para un período de pago específico comienza con el salario bruto y el tipo de período de pago. Luego, se incluye el estado civil y el número de exenciones del empleado en el cálculo, junto con las cantidades adicionales que el empleado desee retener.
CONSEJO: asegúrese de tener el formulario W-4 más reciente para cada empleado. Los empleados pueden enviar un nuevo formulario W-4 en cualquier momento y cuantas veces lo deseen, pero solo una vez por período de pago.
Consejo: es ilegal que un empleador ayude a un empleado a completar un formulario W-4 . Si el empleado no está seguro, diríjalo a esta calculadora de retención del IRS.
3. Deducir cualquier retención estatal y local.
La retención estatal es un poco más complicada, porque cada estado tiene diferentes reglas y formularios para la retención de nómina; algunos estados no tienen retención porque no gravan los ingresos. Los diferentes pueblos y ciudades también tienen sus propias reglas. La Oficina de Estadísticas Laborales tiene un cuadro de formularios utilizados por cada estado para calcular la retención del impuesto a la renta estatal.
SUGERENCIA: Si un empleado trabaja en varios estados o en diferentes localidades dentro de un estado, es posible que tenga que deducir el impuesto estatal sobre la renta de varios estados para una sola nómina. Si tiene empleados en varios estados, es posible que desee obtener la ayuda de un servicio de nómina para tratar de mantener todas estas deducciones en orden.
Algunos estados tienen acuerdos de reciprocidad, lo que significa que no gravan los ingresos de otros estados. Por ejemplo, un empleado que trabaja en Iowa y que es residente de Illinois no tiene que pagar el impuesto a la renta de Iowa sobre sus salarios.
Verifique esta lista de acuerdos de reciprocidad.
4. Retenga los impuestos FICA.
El impuesto FICA es una combinación de impuestos OASDI (Seguro Social) y Medicare. La fórmula para calcular el impuesto FICA es el pago bruto multiplicado por la parte del impuesto correspondiente al empleado, que es del 7.65% (6.2% para la Seguridad Social y 1.45% para Medicare). Por ejemplo, si el salario bruto del empleado para ese período de pago es de $ 500, el impuesto FICA que se retendrá es de $ 38.25.
CONSEJO: Tendrá que hacer dos recordatorios durante el año. Cada período de nómina:
- Verifique para asegurarse de que el salario bruto total del empleado para el año no exceda el máximo del Seguro Social para ese año. En el punto donde el salario del empleado excede este máximo, debe dejar de retener la Seguridad Social (el 6.2%). No hay un máximo en la porción de Medicare.
- También debe tener en cuenta cuando los salarios de un empleado alcanzan el monto del impuesto adicional de Medicare. Esta cantidad de salario bruto depende del estado civil del empleado. En este punto, debe comenzar a retener un 0.9% adicional (además del 1.45%).
- Tenga en cuenta que estos cambios en la retención de impuestos FICA de los empleados no afectan sus requisitos para pagar impuestos FICA como empleador.
5. Tome cualquier deducción voluntaria adicional.
Varias deducciones voluntarias son posibles, incluidas las primas de planes de salud, embargos y donaciones caritativas.
CONSEJO: asegúrese de tener documentación en el archivo de nómina del empleado para mostrar la autorización de cualquier deducción. Las únicas excepciones son los impuestos y embargos de FICA u otros pagos ordenados por el tribunal.
Escribir el cheque de sueldo del empleado
Ahora que ha calculado el salario bruto, la retención retenida por impuestos sobre la renta y los impuestos FICA, y cualquier otra deducción, tiene un monto neto de pago. Es hora de escribir el sueldo del empleado.
SUGERENCIA: La ley federal exige que con cada cheque de pago debe proporcionar a cada empleado información sobre las cantidades del año hasta la fecha de todos los cálculos.