Cómo calcular, pagar, informar impuestos sobre nómina
Los impuestos sobre la nómina son aquellos impuestos que retiene a los empleados por impuestos sobre la renta e impuestos FICA (Seguridad Social / Medicare) y paga como empleador. Debe cobrar estos impuestos, pagar los impuestos al IRS, informar los impuestos pagados y presentar los informes de impuestos sobre nómina. También debe hacer pagos por impuestos de desempleo y cobertura de compensación laboral .
El proceso de impuesto a la nómina comienza con los empleados que pagan. Cuando paga a los empleados, debe retener los impuestos a la nómina y otros impuestos laborales de su salario. Para cada nómina, debe realizar un seguimiento de los impuestos sobre la nómina que dedujo, así como reservar dinero para pagar su parte de esos impuestos como empleador.
Según lo exijan las agencias federales y estatales, debe informar los impuestos adeudados.
Finalmente, debe realizar pagos periódicos de estos impuestos.
Este artículo realiza un seguimiento del proceso, con sugerencias para ayudarlo a hacerlo más fácil.
01 - Prepárese para los impuestos de nómina antes de contratar a su primer empleado
Necesitará un número de identificación de empleador , lo que significa registrarse con el IRS. Es fácil de aplicar en línea y recibir el número de inmediato.
También deberá registrarse en su estado para obtener impuestos sobre la renta, impuestos de desempleo y compensación laboral. Este registro es con la oficina de empleo del estado.
Además, deberá registrarse como empleador en su estado (un registro por separado).
Todo esto se relaciona con los impuestos a la nómina que deben ser retenidos de sus empleados o pagados por usted como empleador.
02 - ¿Qué son los impuestos de nómina?
La distinción entre impuestos a la nómina e impuestos sobre el empleo es confusa. La mayoría de las personas usa el término "impuestos sobre la nómina" para referirse a los impuestos asociados con la nómina. El IRS los llama impuestos de empleo.
Los impuestos de nómina, en este artículo, incluyen varios impuestos:
- Montos retenidos del pago a los empleados por impuestos a la renta adeudados por los empleados
- Las cantidades retenidas de los empleados pagan por la seguridad social y Medicare, que son
- Combinado con los montos que los empleadores deben aportar para la seguridad social y Medicare.
- Impuestos adicionales pagados por los empleadores (no empleados) para fondos de desempleo y compensación laboral.
Los impuestos de nómina se denominan "impuestos del fondo fiduciario" porque se mantienen en fideicomiso para el propietario (el IRS y la Administración del Seguro Social).
03 - ¿Cuál es mi responsabilidad como empleador para los impuestos de nómina?
Los empleadores son responsables de:
- Recopilación de documentos de impuestos de nómina adecuados de los empleados en alquiler y otras veces
- Calcule correctamente los impuestos de nómina y retírelos de la paga de los empleados
- Pagar impuestos de nómina al IRS y otras autoridades fiscales
- Presentación de informes de impuestos de nómina de manera oportuna.
Estos artículos lo ayudarán con el trabajo de calcular, retener, pagar y presentar impuestos sobre la nómina.
04 - ¿Cómo calculo las deducciones fiscales de nómina?
Su primera responsabilidad como empleador es calcular la retención de impuestos sobre la nómina: impuestos federales sobre la renta, impuestos FICA (Seguro Social / Medicare) e impuestos estatales sobre la renta. Este artículo lo guía a través del proceso de hacer estos cálculos.
05 - ¿Cuándo deben pagarse los impuestos de nómina al IRS?
Los impuestos sobre la nómina que ha cobrado se pagan al IRS, ya sea semestralmente o mensualmente , en función de la cantidad total de impuestos sobre la nómina que debe. Si solo tiene unos pocos empleados y una pequeña obligación tributaria por nómina, paga mensualmente; si tiene muchos empleados y una mayor obligación tributaria por nómina, paga quincenalmente. Obtenga más información acerca de cómo determinar cuándo realiza los pagos de impuestos sobre nómina en este artículo.
06 - ¿Cómo se pagan los impuestos de nómina al IRS?
Los impuestos sobre la nómina se pagan al IRS (que distribuye la información de la Seguridad Social / Medicare a la Administración del Seguro Social. Estos depósitos de impuestos sobre la nómina deben hacerse electrónicamente.
07 - ¿Cómo y cuándo se presentan los informes de impuestos de nómina con el IRS?
Debe presentar un informe cada trimestre con el IRS en el Formulario 941 - Declaración trimestral de impuestos federales del empleador. Este retorno muestra:
- El monto que ha recaudado para la retención de impuestos a los ingresos de los empleados
- El monto que ha recaudado para FICA (Seguro Social / Medicare) de los empleados,
- El monto total adeudado por FICA (incluida la parte del empleador de este impuesto)
También debe incluir los montos que ha depositado (mensual o semestralmente) para estos impuestos sobre la nómina. Si sus depósitos son inferiores a la cantidad adeudada, debe pagarle al IRS. La Forma 941 es compleja; tómese un tiempo para leer los detalles en este artículo.
08 - ¿Cómo configuro un sistema de nómina para asegurarme de que no olvide nada?
Si desea hacer su propia nómina, tendrá que tomar toda esta información y configurar un sistema, de la A a la Z, comenzando con los nuevos formularios de contratación, e incluyendo el pago de empleados, la presentación de informes y pagos a los estados federales y estatales. agencias. Este artículo te guiará por los pasos.