¿Qué es un viaje de negocios?
El IRS tiene una definición específica para viajes de negocios, con el propósito de determinar si puede deducir estos gastos de viaje para fines comerciales. El IRS dice que los viajes de negocios son viajes lejos de su casa de impuestos que es "sustancialmente más largo que el trabajo de un día normal" y eso requiere que duerma o descanse mientras está fuera de casa.
También debe dormir fuera de casa para poder deducir estos costos. El viaje también debe ser "temporal" (que dura menos de un año).
¿Qué es una casa de impuestos?
Su casa de impuestos es un concepto establecido por el IRS para ayudar a determinar si un viaje es deducible. Su casa de impuestos está definida por el IRS como su lugar habitual de negocios; no es el lugar donde vives Si tiene una oficina en su casa, esa es probablemente su casa de impuestos; si tiene una oficina en el centro de la ciudad, esa es su casa de impuestos. Si trabaja en varios lugares y no tiene un lugar habitual de negocios, su casa de impuestos podría ser su lugar de residencia.
Una vez que haya determinado dónde se encuentra su casa de impuestos (probablemente con su profesional de impuestos), esta casa de impuestos se puede usar para determinar si sus gastos de viaje de negocios son deducibles. Si tiene que viajar fuera de su casa de impuestos durante la noche, o si necesita tiempo para "descansar y dormir" durante sus viajes, probablemente pueda contar sus gastos durante su viaje como deducciones de negocios.
1. Es posible que pueda deducir los costos de viaje de negocios en un viaje combinado de negocios / personal.
Si viaja dentro de los EE. UU., Su viaje debe ser un negocio "completamente" para que pueda deducir los gastos de viaje de negocios. Pero si hay algún tiempo personal "incidental", está bien. Por ejemplo, si viaja a Dallas por negocios y pasa una velada con su familia en la zona, eso es "incidental" para el propósito principal del viaje.
El IRS dice:
"La programación de actividades comerciales incidentales durante un viaje, como ver videocintas o asistir a conferencias sobre temas generales, no cambiará lo que en realidad es una vacación en un viaje de negocios".
Si una parte o la totalidad de su propina se encuentra fuera de los EE . UU ., Las reglas del IRS son diferentes. El IRS tiene reglas muy específicas para asignar tiempo personal y de negocios en viajes internacionales. Vea la publicación IRS 463 para más detalles.
2. Puede usar dietas para calcular los costos de viaje de negocios.
El término "per diem" significa por día. Las dietas son montos que se consideran razonables para gastos diarios durante el viaje, para comidas y gastos varios. Las tarifas diarias se establecen para viajes en los Estados Unidos y en el extranjero, y las tarifas varían según el área.
Por ejemplo, las tasas de viáticos en las ciudades más grandes de los Estados Unidos son más altas que para las secciones del país fuera de las áreas metropolitanas más grandes. Las empresas pueden establecer sus propias tarifas diarias, pero la mayoría de las empresas utilizan las tarifas diarias establecidas por el gobierno de EE. UU.
Los reembolsos por día no son gravables si son mayores. Si sus empleados reciben más viáticos que la tarifa máxima establecida por la Administración de Servicios Generales, el exceso es imponible para el empleado.
Lea más acerca de las tasas de viáticos y las tasas de viáticos permisibles actuales del IRS.
3. No puede deducir el costo del viaje aéreo para negocios si utilizó créditos de millas de viajero frecuente
Si usó millas de viajero frecuente para viajes aéreos para un viaje de negocios, no puede deducir el costo como un gasto de viaje de negocios. Por ejemplo, si reserva un viaje por $ 350 y usa millas de viajero frecuente por $ 300 del costo, solo puede deducir $ 50 como gasto comercial.
4. No todos los cargos en una factura de hotel son gastos de viaje deducibles.
El costo de la habitación y los impuestos son deducibles, al igual que los gastos de lavandería, pero no se pueden deducir cargos personales adicionales, como tarifas de gimnasio o gimnasio, y tarifas por películas o juegos.
Puede deducir los cargos del hotel por llamadas telefónicas o el uso de una máquina de fax.
5. Es posible que no pueda deducir el costo de llevar a su cónyuge a un viaje de negocios
El costo de traer a un cónyuge, hijo u otra persona en un viaje de negocios se considera un gasto personal y no es deducible.
Pero si puede probar que la otra persona es empleada del negocio y está realizando tareas sustanciales relacionadas con el negocio durante el viaje (tomando minutos en reuniones o reuniéndose con clientes comerciales), puede deducir el costo del viaje de esta persona.
6. Puede deducir el 50% de los costos de las comidas en un viaje de negocios.
Aunque parece razonable que los costos de las comidas en un viaje de negocios sean totalmente deducibles, no lo son. Los costos de comidas son deducibles al 50%, como gastos de entretenimiento. Lea más sobre comidas y gastos de entretenimiento como parte de un viaje de negocios. El límite del 50% también se aplica a impuestos y propinas para comidas de negocios, cargos de cobertura, alquiler de una suite de hospitalidad y estacionamiento en un estadio deportivo.
7. Es posible que pueda deducir el costo de un crucero para un viaje de negocios, con ciertos límites.
El costo de un crucero puede ser deducible, hasta el límite específico actual determinado por el IRS (actualmente $ 2,000). También debe poder demostrar que el crucero estuvo directamente relacionado con un evento empresarial, como una reunión de negocios o una reunión de la junta directiva.
El IRS impone requisitos estrictos adicionales específicos para deducir el viaje de crucero como un gasto comercial, por razones obvias. Vea más detalles en "Cruise Ships" en la Publicación 463 del IRS.
Lea más acerca de deducir los gastos de viaje de negocios
Para obtener más información, consulte estas publicaciones del IRS:
- Publicación 17 - Guía de impuestos para individuos
- Tax Topic 511 - Viajes de negocios
- Publicación 463 - Gastos de viaje, entretenimiento, regalo y automóvil
Descargo de responsabilidad: este artículo y todos los artículos en este sitio se ofrecen con fines de información general, y no están destinados a ser asesoramiento fiscal o legal. Cada situación comercial es única, y los impuestos, las leyes y las regulaciones cambian con frecuencia. Consulte a sus profesionales de impuestos y abogados antes de tomar medidas que puedan afectar su negocio.