Todos los empleados que trabajen en los EE. UU. Deben completar un Formulario W-4, de modo que el empleador sepa cuánto retener del cheque de sueldo del empleado para los impuestos federales sobre la renta. El empleado debe indicar:
- Estado civil
- Número de permisos, y
- Montos de deducción adicionales.
ACTUALIZACIÓN: La nueva Ley de Reforma Tributaria (2017) y su efecto en los formularios W-4
La ley de reforma tributaria de 2017 ha realizado cambios importantes que afectarán la retención de empleados.
Muchos de sus empleados pueden querer cambiar su formulario W-4 para evitar pagar demasiadas retenciones. El IRS ha emitido un nuevo formulario 2018 W-4 , que actualmente se encuentra en estado propuesto y no debe utilizarse hasta que se finalice.
¿Cómo se ha cambiado el nuevo formulario W-4?
Algunos cambios anotados en el nuevo Formulario 2018 W-4 son:
- En la página de cálculos, las cantidades se cambiaron en el elemento B, F y G.
- En la hoja de trabajo, los cuadros 1 y 2 se cambiaron para reflejar los nuevos cronogramas de retención de impuestos federales.
¿Cuándo se debe completar un W-4 en el alquiler? ¿Cuándo entra en vigencia un nuevo W-4?
Un empleado debe completar el formulario en el alquiler antes de que se proporcione el primer cheque de pago. El IRS dice que se requiere que los empleadores implementen un nuevo W-4 al comienzo del primer período de nómina que finaliza el día 30 o después de la fecha en que usted (el empleador) lo recibió.
Aquí hay un ejemplo. Josie te da un nuevo W-4 el 10 de noviembre; se le paga el 15 y el 30 de cada mes.
Debe implementarlo antes de la nómina del 15 de diciembre. Por supuesto, es posible que pueda implementarlo antes, pero eso no es obligatorio.
Si un empleado desea realizar un cambio a un W-4 por un bono u otro cambio de pago único, debe avisarlo con suficiente antelación para que pueda planificar que el cambio W-4 esté en vigencia con la misma nómina que la bonificación
¿Con qué frecuencia un empleado puede cambiar un W-4? ¿Cuánto dura un W-4?
Los empleados pueden cambiar los montos en un formulario W-4 en cualquier momento y con la frecuencia que deseen. Se debe seguir el requisito de la línea de tiempo de implementación anterior para los cambios y para las nuevas contrataciones.
No hay un límite de tiempo sobre cuánto tiempo un W-4 permanece en efecto; permanece vigente hasta que el empleado lo cambie. Al finalizar, el W-4 continúa vigente para la retención de los impuestos FICA por los pagos realizados después de la fecha de finalización.
El W-4 más reciente debe estar firmado por el empleado y mantenerse en la carpeta de nómina del empleado para verificar el monto de la retención del impuesto federal sobre la renta.
¿Puedo aceptar formularios W-4 por teléfono o correo electrónico?
No, no puede aceptar información de un empleado sobre un formulario W-4 nuevo o modificado por teléfono o correo electrónico. La única forma de realizar un cambio es completando y firmando el formulario W-4 en persona o por correo.
Es posible que pueda aceptar información W-4 electrónicamente, a través de sistemas electrónicos que cumplen con las reglamentaciones del IRS.
Estados Unidos y formularios W-4
Muchos estados de EE. UU. Usan su propia variación del formulario W-4 para registrar los montos de retención del estado. Y algunos estados no permiten la captura electrónica de información W-4. Consulte con el departamento de ingresos de su estado para obtener más información.
Problemas con formularios W-4
Un formulario W-4 puede ser inválido por varias razones, incluyendo que le falta la información requerida, no tiene firma, o si el formulario ha sido alterado, o si el Si cree que un W-4 no es válido, debe continuar retener según el W-4 anterior. Si el formulario W-4 no válido es el primero, el IRS dice que debe retenerlo solo con cero asignaciones.
Los empleados no pueden retener un porcentaje fijo o una cantidad en dólares. Deben usar tablas W-4 e IRS y métodos de retención.
IMPORTANTE: no puede dar consejos a los nuevos empleados al completar el formulario.
Si un empleado tiene dificultades para completar el formulario W-4, es posible que desee dirigir a la persona a este artículo del IRS sobre Cálculo de su asignación de retención.