Impuestos de nómina y proceso de nómina: una lista de verificación del empleador
Cómo hacer sus propios impuestos de nómina y nómina
Los principales pasos en el proceso de nómina son:
1. Preparación. Antes de comenzar a contratar empleados, deberá prepararse para el cálculo y procesamiento de nómina y decidir quién realizará todas las tareas de nómina.
2. Pagando. Cuando tiene empleados que han trabajado para su empresa, debe configurar un sistema para calcular su paga, escribir cheques de pago y distribuirlos.
3. Pospago. Después de haber pagado a los empleados, debe apartar dinero para impuestos, hacer un registro de nómina, hacer pagos de impuestos y enviar informes de nómina en los momentos correctos.
Antes de comenzar a contratar empleados:
1. Comprenda sus responsabilidades legales como empleador , incluyendo
2. Siga esta fácil lista de verificación de 12 pasos para asegurarse de completar todas las tareas previas al empleo para los empleadores.
3. Deberá comprender los conceptos básicos del procesamiento de nómina y nómina. La forma más fácil de hacerlo es realizar mi curso de procesamiento de nómina. El curso es una serie de boletines a los que puede acceder a través de este artículo "Curso acelerado para la nómina y el procesamiento de nómina".
4. Tendrá que tomar decisiones sobre cómo y cuándo pagar a los empleados , incluyendo
- ¿Qué empleados serán por hora y cuáles asalariados?
- ¿Con qué frecuencia pagará a los empleados, semanalmente, dos veces al mes, semana por medio o cada dos semanas?
- ¿Cómo y cuándo pagarás horas extras?
- ¿Cómo requerirá que los empleados por hora hagan un seguimiento de su tiempo?
- ¿Qué tiempo libre pagado proporcionará para los empleados por hora? No tiene la obligación legal de pagar a ningún empleado por un tiempo libre, pero la mayoría de las empresas pagan por días festivos, vacaciones, días de enfermedad o días personales.
5. Decida sobre un sistema contable para usar. La mayoría de las pequeñas empresas utilizan un sistema de contabilidad en línea con una opción de procesamiento de nómina. También puede consultar las aplicaciones de nómina de pequeñas empresas de Android y la nómina de QuickBooks en línea.
6. Reúna los documentos necesarios para que los nuevos empleados firmen. Cada nuevo empleado debe completar ciertos documentos en el alquiler. Usted, como empleador, debe estar seguro de que los formularios y la nueva solicitud de contratación se completen y presenten. Estas formas incluyen:
- Un formulario W-4 para designar la retención
- Un formulario de solicitud
- Un Formulario I-9 para mostrar la elegibilidad para trabajar en los EE. UU., Y
- Los documentos electorales de retención de impuestos estatales y locales.
Pagar a los empleados
Finalmente, tiene empleados, han trabajado durante un período de pago y está listo para pagarlos.
Hacer depósitos de impuesto a la nómina
Dependiendo del tamaño de su nómina, debe realizar depósitos de impuestos sobre la nómina al IRS en forma semestral o mensual para:
- los montos que retuvo al empleado para pagar los impuestos federales y estatales sobre la renta
- los montos que dedujo de los empleados pagan por la Seguridad Social y Medicare
- las cantidades que debe como empleador para la Seguridad Social y Medicare.
Puede hacer sus pagos de depósito de impuestos de nómina en el Formulario 8109 o usando el sistema de presentación electrónica del IRS (EFTPS) .
Otros depósitos de impuesto a la nómina
Además de la retención federal y los pagos de deducción de Seguro Social / Medicare, usted debe:
- Haga pagos para el impuesto federal de desempleo regularmente.
- Realice depósitos de impuestos sobre la nómina en su estado, y posiblemente en su localidad, además de los depósitos de impuestos federales sobre nómina.
Informes tributarios de nómina
Las empresas también deben presentar informes de impuestos sobre la nómina de forma periódica. Debes:
- Presente un informe trimestral al IRS en el Formulario 941 (PR) mostrando el monto de su obligación tributaria por nómina y las cantidades que ha pagado en este pasivo durante el trimestre anterior.
- Presente un informe anual de impuestos de desempleo en el Formulario 944 al IRS que muestre el monto de su obligación tributaria de desempleo y los montos que ha pagado sobre este pasivo.
- Presentar otros informes estatales de desempleo y compensación laboral.
Crear un registro de nómina
Para realizar un seguimiento de toda la información de nómina para cada empleado, deberá crear y mantener un registro de nómina. La mayoría del sistema de contabilidad en línea tiene un registro de nómina como parte de su paquete de informes, pero por si acaso, aquí está la información sobre qué incluir en ese documento. Lo necesitará para los totales e informes de nómina de fin de año.
Finalmente, configure un calendario fiscal anual
Crear y mantener un calendario impositivo de nómina mes a mes, ya sea en su software de contabilidad / nómina o manualmente, le ayudará a realizar un seguimiento de todas las fechas de impuestos sobre nómina durante el año. Agregue las fechas de impuestos de nómina de su estado para un calendario completo.