Impuestos, contratos de contratistas, retención de respaldo
Muchos propietarios de pequeñas empresas prefieren trabajar con contratistas independientes en lugar de contratar empleados. Los beneficios de contratar contratistas independientes incluyen:
- Flexibilidad al poder variar las horas trabajadas, o pagar por proyecto, y no tener que pagar cuando el trabajo no está disponible.
- Tercerización de tareas no esenciales, como TI y mantenimiento, para que no tenga que configurar un nuevo departamento dentro de su empresa.
- Ser capaz de terminar la relación fácilmente sin la documentación y los posibles problemas que conlleva despedir a un empleado.
- No tener que pagar impuestos FICA (Seguridad Social y Medicare) en términos de impuestos, beneficios y acuerdos. Pero aún debe tener un contrato (no un contrato de trabajo) y todavía hay documentación que debe completar e impuestos que deben asignarse.
- Menos trámites de contratación, menos informes y pagos al IRS.
Pero, como empleador que contrata, todavía hay algunas cosas que debe hacer para contratar a ese contratista independiente y comenzar a pagarle a esa persona.
01 - ¿Qué es un contratista independiente?
Un ejemplo perfecto de un contratista independiente es un servicio de limpieza. El servicio llega a su oficina para hacer el trabajo, pero los trabajadores del servicio de limpieza no son empleados de su empresa.
Los contratistas independientes se consideran dueños de negocios. Informan los ingresos en sus declaraciones de impuestos personales y pueden deducir los gastos comerciales.
02 - Asegúrese de que el trabajador sea un contratista independiente, no un empleado
El IRS determina el estado de los trabajadores caso por caso y analiza varios factores, incluidos los de comportamiento, financieros y de control, para determinar el estado. Si no está seguro del estado de las personas que trabajan para su empresa, puede solicitar una determinación al IRS.
La clasificación errónea de un nuevo trabajador como contratista independiente puede crear obligaciones fiscales, multas y sanciones para su negocio, por lo que debe asegurarse de que el trabajador que está contratando sea un contratista independiente, no un empleado. Este artículo explica la diferencia.
03 - Formulario W-9 para contratistas independientes
El formulario W-9 cumple la misma función que un formulario W-4 para empleados recién contratados.
Si un trabajador por contrato no tiene un número de identificación tributaria en el archivo, puede estar sujeto a una retención de sus pagos (llamada retención de respaldo).
04 - Papeleo de nueva contratación para un contratista independiente
(1) A) Formulario W-9 (similar a un formulario W-4 para empleados) para proporcionar un número de identificación del contribuyente ,
(2) una copia del currículum o calificaciones profesionales de la persona, para su propia protección y para verificar en caso de una auditoría, y
(3) una copia del contrato. Incluso la relación IC más simple debería tener un contrato.
05 - Verifique las credenciales antes de contratar a un contratista independiente
Haga una verificación de antecedentes de todos los posibles contratistas, de la misma manera que lo hace antes de contratar empleados.
Si el contratista independiente está organizado como un negocio, debe consultar al Better Business Bureau para asegurarse de que no se hayan presentado quejas contra este negocio.
No se olvide de la búsqueda web comprobada, incluidas las revisiones de la empresa.
06 - Pagar a un contratista independiente
07 - Contratistas independientes e impuestos sobre el empleo
Para cada contratista independiente que pagó $ 600 o más durante el año, debe declarar el monto total pagado en el Formulario 1099-MISC y entregar una copia de este formulario al contratista para su declaración de impuestos.
El 1099-MISC debe entregarse al contratista a más tardar el último día de enero del año siguiente, y se debe enviar un Formulario 1096 a la Administración del Seguro Social antes de finales de febrero, con copias de los formularios 1099.
08 - Retención de impuestos a la renta por parte de un contratista independiente
Usted como propietario y pagador de negocios debe retener los impuestos sobre los pagos a un contratista independiente si:
- El contribuyente no le ha dado un número de identificación del contribuyente (Número de Seguro Social, Número de Identificación del Empleador o Número de Identificación del Contribuyente Individual)
- El IRS le ha notificado que el número de identificación del contribuyente es incorrecto
- El IRS le ha notificado que el contribuyente no ha reportado todos los ingresos por intereses o dividendos en años anteriores
09 - Creando un contrato para un contratista independiente
Si el contratista está creando propiedad intelectual , la propiedad de esta propiedad debe quedar clara. Finalmente, es posible que desee que el contratista firme un acuerdo de no competencia.