Antes de preparar y distribuir formularios W-2

01 - Asegúrate de haber clasificado correctamente a los trabajadores como empleados

Un empleado es un trabajador que realiza trabajo bajo la dirección de un empleador. En general, cualquiera que realice servicios para una organización es un empleado si la organización puede controlar qué se hará y cómo se hará.

Por otro lado, un contratista independiente es una persona o empresa que presta servicios a otra persona o empresa. El contratista independiente es una entidad comercial separada y no se considera un empleado. Algunos ejemplos de contratistas independientes son consultores, agentes o corredores. El trabajo de contratistas independientes a menudo es accesorio o no esencial para el negocio; por ejemplo, un servicio de limpieza, un procesador de nómina o un servicio de TI.

Lea más sobre la clasificación de los trabajadores como empleados o contratistas independientes , y consulte a un abogado de empleo para obtener ayuda.

02 - Verificar fechas de distribución y presentación para el año actual

Dos pasos están involucrados en el proceso W-2. El primer paso es distribuir los formularios W-2 a los empleados. El segundo paso es presentar estos formularios en la Administración del Seguro Social. (SSA)

La fecha límite para la distribución a los empleados y la presentación ante la SSA es el 31 de enero del año siguiente. Esta es una nueva fecha límite anterior para que la presentación de la SSA se haya configurado para ayudar a evitar el fraude fiscal. Lea más sobre las fechas límites W-2 y 1099.

Asegúrese de dar a los empleados sus formularios a principios de enero, para que tengan tiempo de revisarlos y evitar errores.

03 - Comprobar formularios de empleados W-4

Los empleadores deben tener un formulario W-4 en el archivo para todos los empleados en todo momento. El Formulario W-4 incluye la información necesaria para determinar el monto de la retención del impuesto a la renta federal de un empleado, utilizando el estado civil, el número de dependientes y cualquier cantidad adicional que deba retenerse.

El Formulario W-4 debe completarse en el momento de la contratación y en cualquier momento en que el empleado desee realizar un cambio. El empleado debe cambiar el formulario W-4 si la información personal del empleado (incluido el estado civil y el número de dependientes) cambia o si cambia la dirección del empleado. El empleado también puede cambiar el formulario W-4 en cualquier momento para modificar el monto de la retención.

Cada año antes de fin de año, los empleadores deben solicitar a todos los empleados que revisen el formulario W-4 para asegurarse de que la información personal sea precisa.

Asegurarse de que los empleados tengan información precisa y actualizada en el Formulario W-4 lo ayudará a preparar y distribuir formularios W-2.

04 - Reúna información de la nómina para formularios W-2

Primero, necesitará información básica sobre su empresa para todos los formularios W-2:

• Número de identificación del empleador de su empresa
• El nombre, la dirección y el código postal de la empresa
• Y el número de identificación fiscal de su empresa

Luego, deberá reunir información sobre cada empleado, tanto información personal como información sobre nómina:

• Nombre y dirección del empleado y número de seguro social u otro número de identificación tributaria
• Monto pagado a ese empleado: total de salarios, propinas y otras compensaciones
• Importe del impuesto a la renta federal retenido
• Salarios de seguridad social (hasta el monto máximo de la Seguridad Social para el año)
• Los salarios y propinas de Medicare y los impuestos de Medicare retenidos, incluido el impuesto adicional de Medicare para empleados de altos ingresos.
• Consejos de empleados asignados pagados
• Beneficios de cuidado de dependientes pagados, y otros beneficios gravables para el empleado
• Para cada estado donde trabajó el empleado, los salarios y propinas pagados del estado y el impuesto estatal a la renta retenido
• Salarios y propinas locales pagados e impuesto a la renta local retenido.

05 - Revisión del procesamiento W-2 - ¿Cómo se crearán los W-2?

Si su empresa es nueva en el procesamiento de nómina, o si su situación de nómina ha cambiado recientemente, es una buena idea revisar el proceso de búsqueda, finalización y distribución de informes de fin de año a los empleados. Puede obtener los formularios W-2 de una tienda de suministros de oficina, su CPA, del software de impuestos o contabilidad, o del IRS.

Nota: No puede descargar formularios W-2 del IRS ni de ninguna otra parte de Internet. La copia A de la forma W-2 tiene un color específico de tinta roja y no se puede duplicar. Debe presentar el formulario específico del IRS de Copia A ante la Administración del Seguro Social (esta es la copia que guarda y presenta el Seguro Social a fines de febrero).

Estas son algunas opciones para preparar formularios W-2:

• Usando software de contabilidad . Si solo tiene unos pocos empleados y utiliza software de contabilidad, puede comprar un complemento para preparar formularios W-2 utilizando este software.
• Usar el software de preparación de impuestos. Si utiliza uno de los programas de software de preparación de impuestos comunes, ya sea en línea o en una versión de escritorio, y ha comprado la versión comercial de este software, verifique si se incluye el procesamiento W-2. Shirley Elmblad, Guía de software financiero, tiene un artículo sobre revisiones de software fiscal
• Usando formularios comprados W-2 . Las principales compañías de suministros de oficina tienen impresos W-2 preimpresos para usar con software en un CD que le permite ingresar la información de estos formularios de forma manual e imprimirlos en su impresora.

Cualquiera que sea el método que utilice para completar e imprimir formularios W-2 también debe tener formularios de transmisión W-3 .

06 - Decida cómo distribuir formularios W-2 a los empleados

Una vez que haya creado los formularios W-2, su próxima decisión será cómo distribuirlos entre los empleados. Recuerde que la fecha límite para la distribución de los formularios W-2 a los empleados es el 31 de enero del año siguiente al año fiscal. Por ejemplo, los empleadores que debieron distribuir el año fiscal 2016 W-2 tienen hasta el 31 de enero de 2017 para distribuirlos.

Tiene dos opciones para distribuir formularios impresos W-2 a los empleados: puede enviarlos por correo o distribuirlos a los empleados en persona. Si un empleado recoge su formulario W-2 en persona, es posible que desee que el empleado firme que se recogió el formulario, para evitar preguntas acerca de si esto se hizo.

07 - Comprobar errores antes de enviar formularios W-2 a empleados

Para minimizar los problemas y tener que volver a enviar formularios W-2, verifique los formularios W-2 en busca de errores, utilizando esta lista de verificación. Los errores comunes de W-2 incluyen utilizar el formulario del año incorrecto, no incluir información, colocar la información en el casillero incorrecto y no detener la retención del Seguro Social al máximo.

08 - Manejo de solicitudes de empleados para formularios duplicados W-2

Los empleados a menudo pierden o pierden los formularios W-2 y pueden acudir a su departamento de nómina solicitando una copia duplicada de su Formulario W-2. Antes de distribuir formularios W-2, considere cómo va a tratar estas solicitudes:

• Si ha impreso los formularios internamente, simplemente puede volver a imprimir el formulario W-2 y entregarlo o enviarlo por correo al empleado.
• Si el formulario fue preparado por un servicio de nómina externo, pueden cobrarle por el costo de la reimpresión y el envío por correo del formulario. Es posible que desee cobrarles a los empleados por un primer formulario duplicado, o un segundo duplicado en un año (¡sucede!).

Independientemente de lo que decida, es una buena idea comunicar su política con respecto a los formularios duplicados a los empleados. Tener un cargo por formularios duplicados puede parecer extremo, pero podría reducir la cantidad de formularios perdidos con los que debe lidiar.

09 - Presentar Formularios W-2 y W-3 con la Administración del Seguro Social

Después de haber decidido cómo preparar los formularios W-2 y distribuirlos a los empleados (hasta el 31 de enero del año siguiente al año fiscal), su próxima decisión es determinar cómo presentar estos formularios ante la Administración del Seguro Social (SSA). .

Todos los formularios W-2 se deben presentar ante la Administración del Seguro Social, junto con un formulario de envío W-3 . Dos opciones para enviar estos formularios:

• Puede presentar su solicitud en línea en la sección de Servicios Comerciales en línea del sitio web de la Seguridad Social. Primero deberá registrarse y luego completar los formularios correspondientes en línea. Si realiza una solicitud en línea con la BSO, no necesita incluir formularios W-3.
• También puede enviar formularios W-2 completos junto con el Formulario W-3 a la Administración del Seguro Social.

Aquí hay más información sobre cómo preparar un formulario W-3 .

10 - Verifique las regulaciones estatales para la distribución de formularios W-2

Cuando completa un formulario W-2 para un empleado, una parte de ese formulario (Copia 1) se designa para enviarse al estado donde trabaja el empleado. Si el empleado trabaja en más de un estado, deberá enviar una copia del formulario W-2 a cada estado.

Cada estado tiene diferentes requisitos para el envío de formularios W-2 y cualquier formulario de transmisión. Verifique con la autoridad impositiva de su estado o el departamento de ingresos del estado para conocer los requisitos del estado.

ACTUALIZACIÓN: Muchos estados se están ajustando a la nueva fecha límite anterior del 31 de enero para presentar W-2 con el SSA.

Lea más acerca de los impuestos estatales sobre nómina.