La retención de respaldo es la retención de impuestos a la renta requerida para los no empleados (incluidos los contratistas independientes ) y otras transacciones. Los empleadores no están obligados a retener los impuestos a la renta de los no empleados a menos que no se pueda verificar el número de identificación fiscal del individuo. Dicho de otra manera, los empleadores deben retener el impuesto a las ganancias de los no empleados si no se puede verificar el número de identificación del contribuyente que no es empleado.
En este caso, recibirá un aviso del IRS. Este artículo analiza estos avisos y explica lo que debe hacer cuando los recibe.
¿Qué es un aviso "B"? ¿Qué debo hacer si recibo este aviso?
Una notificación "B" es una notificación de retención de impuestos del IRS que establece que el número de identificación del contribuyente no empleado falta o es incorrecto. Cuando reciba el primer aviso del IRS, debe:
- Inmediatamente comience a retener impuestos a una tasa del 28% del salario de ese empleado, a más tardar 30 días después de recibir el aviso.
- Envíe una copia del aviso "B" a la persona.
- Envíele a la persona un formulario IRS W-9 y solicite que se complete y se lo devuelva para que lo envíe al IRS.
Si no puede encontrar al contribuyente, el contribuyente se niega a completar el Formulario W-9, o el aviso "B" se devuelve como no entregado, debe comenzar inmediatamente la retención de respaldo (tasa de impuesto del 28%) de los pagos realizados a esa persona.
¿Qué es un segundo aviso "B"? ¿Qué debo hacer con este aviso?
La segunda notificación B le dice al contribuyente individual que se comunique con el IRS o la Administración del Seguro Social para obtener un número de identificación fiscal correcto. Usted como empleador no está obligado a hacer nada, excepto continuar reteniendo el impuesto a la renta de los pagos del contribuyente.
¿Qué es un Aviso "C"? ¿Qué debo hacer cuando recibo este aviso?
Una notificación de "C" es una notificación de retención de impuestos del IRS que establece que el no empleado tiene ingresos subestimados y está sujeto a retención de respaldo. Cuando reciba el primer aviso "C", debe:
- Inmediatamente comience a retener impuestos a una tasa del 28% del salario de ese empleado, a más tardar 30 días después de recibir el aviso.
- Envíe o entregue una copia del aviso "C" a la persona.
Si recibe un aviso de "B" o un aviso de "C", debe continuar reteniéndolo hasta que el IRS le informe que suspenda la retención.
En caso de duda sobre qué hacer, siempre comience la retención de respaldo en el pago realizado a un individuo (a una tasa del 28%). Deje que el contribuyente solucione el problema de identificación del contribuyente con el IRS.
Informar y pagar la retención de respaldo al IRS
Cuando retiene la retención de respaldo de los ingresos de una persona, no ha terminado con el IRS. Debe pagar estos impuestos retenidos al IRS, informar sobre los pagos que ha realizado e incluir la información sobre la retención de respaldo en el 1099-MISC de la persona.
Realización de pagos de retención de respaldo
Los pagos de retención de respaldo no se realizan a través del mismo proceso que los ingresos del empleado. Haga los pagos por separado, utilizando la transferencia electrónica de fondos (EFT).
- Si el monto total de todos los pagos de retención de respaldo es inferior a $ 2,500 en el año, puede realizar los pagos junto con el formulario de informe anual (Formulario 945 del IRS) (ver a continuación).
- Si el total es más de $ 2,500, use el programa semestral o mensual. Pero recuerde no incluir estos pagos con los del empleado para determinar qué programa usar.
Consulte el Capítulo 11, Publicación 15 del IRS, para obtener más detalles.
Informes de pagos de retención de respaldo
Debe informar los pagos que ha realizado para la retención de respaldo, en el Formulario 945, Declaración anual de retenciones de impuestos federales retenidas. El formulario 945 vence el 31 de enero del año posterior al año fiscal. Por lo tanto, para la retención de respaldo de 2016, debe presentar el Formulario 945 ante el IRS antes del 31 de enero de 2017.
Vea las Instrucciones para el Formulario 945 para más información.
Informes de pagos anuales de retención de respaldo a contratistas independientes
Asegúrese de incluir el total de los pagos de retención de respaldo para cada trabajador por contrato en su Formulario 1099-MISC para el año. Entregarlo a la persona y presentarlo ante el IRS antes del 31 de enero del año siguiente.
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