Cómo los empleadores deben cumplir con las reglas de retención de respaldo
¿Qué pagos están sujetos a retención de respaldo?
Los pagos que pueden estar sujetos a retención de respaldo incluyen:
- Pagos de intereses ( Formulario 1099-INT )
- Dividendos ( Formulario 1099-DIV (PDF));
- Rentas, ganancias u otros ingresos ( Formulario 1099-MISC (PDF));
- Comisiones, tarifas u otros pagos por el trabajo realizado como un contratista independiente ( Formulario 1099-MISC (PDF));
- Pagos por intermediarios y transacciones de intercambio de trueque ( Formulario 1099-B (PDF));
- Tarjeta de pago y transacciones de red de terceros ( Formulario 1099-K (PDF)); y
- Pagos de regalías ( Formulario 1099-MISC (PDF)).
Para la mayoría de las empresas, los pagos a contratistas independientes y autónomos probablemente requieran una retención de respaldo. Para obtener más información, lea este artículo sobre quién debe recibir un formulario 1099-MISC .
¿Cuándo debo retener los impuestos sobre la renta de un pago?
Usted como propietario y pagador de negocios debe retener los impuestos sobre un pago si:
- El contribuyente no le ha dado un número de identificación del contribuyente (Número de Seguro Social, Número de Identificación del Empleador o Número de Identificación del Contribuyente Individual)
- El IRS le ha notificado que el número de identificación del contribuyente es incorrecto
- El IRS le ha notificado que el contribuyente no ha reportado todos los ingresos por intereses o dividendos en años anteriores
(Hay varias otras circunstancias que se aplican a los bancos y corretajes, pero no a las empresas).
¿Cómo obtengo la identificación del contribuyente de la persona?
Use el Formulario W-9 para solicitar el número de identificación del individuo.
Si no recibe la información, comience la retención de respaldo inmediatamente y continúe hasta que la reciba.
¿Cómo sé cuánto retener?
La tasa de retención de respaldo es actualmente el 28% del monto total pagado al trabajador.
¿Cómo y cuándo presento el Formulario 945?
Primero, debe presentar el Formulario 945 ante el IRS. El Formulario 945 es un formulario de informe anual, que se utiliza para informar todas las retenciones de respaldo para todos los beneficiarios del año. Puede presentar electrónicamente este formulario o enviarlo por correo. Si envía por correo, donde envía el formulario depende de si está haciendo un pago. Consulte el artículo del IRS sobre las Instrucciones para el Formulario 945 para obtener una lista completa de las direcciones de pago.
¿Cómo informo la retención de respaldo al beneficiario?
Para los beneficiarios individuales, debe proporcionarles información sobre los montos retenidos en cada cheque. Luego, al final del año, debe informar la retención total de respaldo, junto con el monto total pagado por el año, en el Formulario 1099-MISC.
¿Cómo deposito los montos de retención de respaldo?
Generalmente, las reglas de depósito para el Formulario 945 son las mismas que para el Formulario 941 (impuestos a la nómina). Usted es un depositante bisemanal o mensual , dependiendo de la cantidad depositada. Puede usar el sistema e-file del IRS (EFTPS) o hacer depósitos utilizando el cupón de depósito .
Existen algunas reglas especiales relacionadas con el depósito de retención de respaldo; lea las Instrucciones para el Formulario 945 para más información.