Contratación de autónomos, contratistas externos, no empleados
¿Contratando a un contratista independiente para trabajar en su negocio? El papeleo de contratación para contratistas independientes es mucho más simple que para los empleados, con solo unos pocos documentos necesarios, pero estos son documentos importantes. Obtenerlos al principio de la relación laboral es mucho más fácil que cuando el trabajo o el contrato está terminado y no puede encontrar a la persona.
Contratación de un contratista independiente
Contratar a un contratista independiente es diferente de contratar un empleado. Hay menos papeleo involucrado porque no tiene que configurar impuestos de nómina (impuestos a la renta e impuestos FICA). Pero aún debe verificar la identificación fiscal de la persona y asegurarse de que la persona esté calificada para el trabajo y sea confiable y de buena reputación. También es recomendable que se asegure de que el contratista no divulgue información importante de la compañía o abandone su empresa y se lleve a clientes o empleados.
¿Qué es un contratista independiente?
Un contratista independiente puede ser una o más personas que están en un negocio separado del suyo. Esto incluye freelancers (como artistas, planificadores o diseñadores web, una empresa externa (haciendo trabajos de limpieza, por ejemplo), un profesional como un abogado o un preparador de declaraciones de impuestos: cualquier persona que pague por los servicios y que no sea un empleado.
Documento n. ° 1: formulario W-9
Lo más importante a tener en cuenta al contratar trabajadores externos es que debe documentar sus pagos a ellos.
Si le paga a alguien (con solo unas pocas excepciones ) $ 600 o más en un año, debe proporcionar a esta persona o compañía un Formulario W-9, que incluye el número de identificación del contribuyente del contratista, nombre y dirección. Debe tener un W-9 en el archivo de cada contratista independiente para que no tenga que retener el impuesto a la renta de ese individuo.
Luego, tiene la información para crear un formulario 1099-MISC para esa persona para el año fiscal (similar a un formulario W-2 para empleados).
Puede haber un formulario de retención de impuestos sobre la renta requerido por su estado. Consulte con la autoridad de impuestos a la renta de su estado para obtener más información.
Documento n. ° 2: Solicitud, currículum vitae o documentación de las calificaciones
Antes de contratar a alguien, debe solicitar y conservar una copia de los documentos que muestren las calificaciones de esta persona para el trabajo que se está realizando.
Si le pide a la persona que complete un formulario de solicitud, debe entenderse que la solicitud no es para empleo como empleado. Es mejor obtener un currículum detallado de la persona, incluida la educación y el historial laboral anterior.
Pida referencias de empleadores anteriores e individuos relacionados con el trabajo que conozcan a esta persona (el pastor o cuñado de la persona no es una buena referencia).
Es posible que desee hacer una verificación de antecedentes de esta persona. Mientras requiera que todos los contratistas tengan una verificación de antecedentes,
Si la persona está haciendo un trabajo confidencial, financiero u otro trabajo crítico, también debe hacer una verificación de antecedentes y obtener referencias. Si la persona o compañía está en condiciones de servidumbre (asegurada) es posible que desee obtener una copia de ese seguro.
Documento n. ° 3: un contrato escrito
Por cada contratista independiente que trabaje para su empresa, debe tener una copia de un contrato archivado, firmado por ambas partes. Puede parecer exagerado exigirle que tenga un contrato para cada relación de contratista independiente, pero hay algunos acuerdos que deben redactarse por escrito. El contrato los protege a ambos en el caso de una disputa.
Algunos problemas que deben abordarse en este contrato y algunos términos que deben incluirse :
- El alcance del trabajo, incluso cuándo se debe realizar el trabajo, y los plazos
- Las cantidades y el momento de los pagos, cuando se vencen los pagos, lo que sucede si los pagos no se realizan.
- ¿A quién pertenece el trabajo , el contratista o la empresa de contratación?
La parte más importante de este contrato debe ser una declaración de que esta persona es un contratista independiente, no un empleado.
También puede querer acuerdos adicionales
Según el tipo de trabajo que se realice y la sensibilidad de la información de su empresa, es posible que desee obtener otros dos acuerdos: un acuerdo de confidencialidad (no divulgación) y un acuerdo de no competencia. Si bien estos documentos no son requeridos por ninguna agencia del gobierno, podrían ser una buena cosa para considerar en función de su tipo de negocio y el tipo de contratista independiente que contrate.
El acuerdo de confidencialidad requiere que el trabajador contratado mantenga confidencial cualquier información sobre su empresa que pueda ser perjudicial para usted si se divulgó.
El acuerdo de no competencia establece las restricciones para que el trabajador por contrato deje su empresa y lleve a sus clientes o clientes a otra compañía.
Sucede a menudo que un contratista independiente trabajará para un empleador por un tiempo para adquirir habilidades y experiencia y luego dejar de fumar, ir por la calle y llevarse a algunos de los clientes del empleador. Para evitar que esto suceda, muchos empleadores de contratistas independientes requieren un acuerdo de no competencia.
Una no competencia restringe la capacidad de un ex empleado o contratista de ser dueño de un negocio competidor dentro de un área determinada durante un cierto tiempo después de abandonar el empleador y de realizar un trabajo que compita directamente con el anterior propietario.
Mantener registros de trabajadores por contrato
Como propietario de un negocio no es necesario que entregue estos documentos a nadie, pero si alguna vez es auditado por el IRS o necesita verificar la relación, tendrá que presentarlos. Cree un archivo para cada contratista independiente que contrate, con estos documentos.