¿Estás pagando a un empleado o un contratista independiente?
Pero, ¿qué informes salariales le das a qué trabajadores? Primero debe determinar si alguien que trabaja para su empresa es un empleado o no, entonces sabrá qué formulario de informe debe entregarle a esa persona.
Los empleados reciben formularios W-2
Los empleados obtienen formularios W-2. La dificultad está en determinar si los trabajadores son empleados.
La mayoría de sus empleados no serán contratistas independientes . Normalmente tendrán sus propios negocios separados y aparte de su negocio. Pero no siempre es tan claro.
El IRS usa tres criterios generales para determinar si una persona es un empleado o un contratista independiente: control de comportamiento, control financiero y la relación entre el trabajador y el empleador.
Control del comportamiento
¿La empresa controla lo que hace el trabajador y cómo, cuándo y dónde lo hace? Si es así, esto es control de comportamiento.
Piense en ello como contratar a alguien para crear un sitio web para su negocio. Sí, le está diciendo lo que quiere que se haga, preferiblemente delineando el trabajo en un contrato, pero si el trabajo no es uno con el que quiera involucrarse, siempre puede decir: "No, gracias". Un empleado no tiene esta opción ... al menos no si quiere seguir trabajando para usted.
Usted no controla cuándo ese contratista independiente trabaja en la creación de su sitio web. Él no se reporta a su lugar de trabajo a las horas que especifique. No puede decirle que deje de trabajar en el sitio web durante un tiempo e informar a un departamento poco profesional para que lo ayude.
Control financiero
El control financiero se aplica a cómo se le paga a la persona.
Sí, es posible que tenga un contrato que indique cuánto compensará al contratista independiente por construir ese sitio web para usted. Es muy probable que el contrato establezca cuándo vencen sus pagos.
Pero, de nuevo, debe estar de acuerdo con estos términos. Si depende completamente de usted cuando le pagan al trabajador, cuánto le pagan y si le reembolsará los gastos, esto indica que tiene control financiero sobre el trabajo que hace por usted. Cuando contrata a un empleado, le dice cuándo es el día de pago. Él no tiene voz en el asunto.
Su relación con el trabajador
¿Hay algún tipo de beneficios de empleado involucrados en su relación con el trabajador? Piense en planes de pensión, seguro y pago de vacaciones. Esto indica que es un empleado.
¿La relación es abierta o tiene un contrato con usted que especifica que termina cuando se completa un determinado trabajo? ¿El trabajo que se realiza es un aspecto clave de su negocio? Todos estos factores determinan el tipo de relación que tiene con el trabajador.
Los beneficios se proporcionan a los empleados y trabajan para usted hasta que finalice su empleo.
Entonces, ¿qué formulario de impuestos debe usar?
El Formulario W-2 informa los ingresos totales y la Seguridad Social y los Ingresos de Medicare pagados a un empleado.
Muestra cuánto ha sido retenido de su pago de impuestos federales, estatales y locales.
Los W-2 deben entregarse al empleado a más tardar el 31 de enero. Cuando haya completado y enviado el W-2 a sus empleados, debe enviar copias junto con una compilación llamada W-3 a la Administración del Seguro Social.
Use el Formulario 1099-MISC para informar los ingresos que pagó a contratistas independientes . Solo debe enviar a un contratista independiente un 1099-MISC si le pagó $ 600 o más durante el año. No declare los salarios de retención, Seguridad Social o Medicare en un 1099-MISC porque no retiene impuestos a la renta para contratistas independientes.
Reúna todos los formularios 1099-MISC y envíelos al IRS con un formulario de compilación 1096, tal como lo hizo con el formulario W-3 que se envió a la Administración del Seguro Social para sus empleados.