Cómo presentar electrónicamente formularios W-2 y formularios W-3 en línea
¿Qué son los formularios W-2 y los formularios W-3?
Los formularios W-2 se utilizan para informar los sueldos y salarios de los empleados al IRS a los fines del informe de ingresos. El W-2 es preparado por el empleador y se proporciona al empleado y a la Administración del Seguro Social (SSA) antes de finales de enero, para el año fiscal anterior. La SSA utiliza la información para propósitos de la Seguridad Social y comparte la información con el IRS para fines del impuesto a la renta.
Los formularios W-3 se denominan "formularios de transmisión. Estos resumen la información en todos los formularios W-2 enviados a la SSA. Los formularios W-3 no son necesarios si presenta formularios W-2 con la SSA en línea.
¿Cómo presento formularios W-2 y formularios W-3 en línea?
Las declaraciones de salarios e impuestos W-2 para cada empleado deben enviarse a la Administración del Seguro Social (SSA) cada año para todos sus empleados, para el año calendario anterior. Los formularios W-2 para empleados se envían junto con el Formulario W-3 , que es un formulario de resumen.
Los formularios W-2 deben enviarse junto con las formas de envío de resumen W-3 antes del 31 de enero del año anterior. Dado que tanto los formularios para empleados como los formularios de SSA vencen en la misma fecha, es una buena idea dar los formularios W-2 a los empleados a principios de enero para que puedan revisarlos y pueda realizar correcciones, si es necesario.
Puede presentar electrónicamente las Formas W-2 en línea en el sitio web de Servicios Comerciales en línea (BSO) de la SSA. Puede crear versiones de relleno de estos formularios, imprimir copias para presentarlas ante los gobiernos estatales o locales, para distribuirlas a los empleados y para sus propios registros.
¿Presentación de 250 o más formularios W-2? DEBE presentar en línea
La Administración del Seguro Social dice:
Si presenta 250 o más Formularios W-2 durante un año calendario, debe presentarlos electrónicamente a menos que el IRS le otorgue una exención. (Se le puede cobrar una multa si no presenta el formulario electrónicamente cuando sea necesario).
Beneficios para la presentación electrónica de formularios W-2
- E-filing, según el IRS, ahorra tiempo y esfuerzo y ayuda a garantizar la precisión.
- No necesita calcular y enviar un formulario de transmisión W-3 ; la Administración de Seguridad Social genera un W-3 automáticamente.
- Puede usar el sitio BSO para verificar los Números de Seguridad Social a los fines del informe de salarios.
- El sitio BSO ofrece un tutorial, manuales, una lista de verificación y mucha otra información útil para ayudarlo a presentar electrónicamente esos formularios W-2.
- Si comete un error en uno o más formularios W-2 después de haber presentado su solicitud, puede enviar formularios W-2c para corregir el error.
Antes de enviar estos formularios electrónicamente
Para enviar los formularios W-2 en línea, primero debe registrarse en la sección de servicios empresariales en línea de la Administración del Seguro Social.
Luego deberá crear y guardar sus formularios W-2 utilizando un formato de archivo especial y enviarlos a BSO.
Después de enviar los archivos, puede ver los archivos cargados y ver los informes de errores, incluidos el nombre y los desajustes de los números de la Seguridad Social, y realizar correcciones.
También puede revisar el estado de su envío y ver si el archivo ha sido aceptado.
¿Todavía estás confundido con la Forma W-2? Respuestas a sus preguntas sobre el formulario W-2