Uso de efectivo para pagar a los empleados y contratistas independientes

Por qué pagar en efectivo es una mala idea

Ciertos tipos de negocios hacen la mayor parte de sus ventas en efectivo. Muchas de estas "empresas de efectivo" también pagan en efectivo a sus empleados y trabajadores no empleados.

Si bien no es ilegal pagar a los empleados y contratistas independientes en efectivo, no es una buena práctica comercial por muchas razones. Algunas empresas usan efectivo para pagar a los empleados en un intento de evitar el pago de impuestos sobre la nómina , y algunos empleados solicitan pagos en efectivo para evadir el impuesto a las ganancias.

Este artículo trata cuestiones jurídicas y fiscales y leyes federales relacionadas con impuestos a la renta, impuestos a la nómina y otros asuntos tributarios.

Cálculo de nómina e impuestos al pagar a los empleados en efectivo

Efecto de los pagos en efectivo en los empleados

La CPA Gail Rosen dice lo siguiente sobre pagarle a los empleados con efectivo:

Pagar ilegalmente a los trabajadores en efectivo puede generar serios problemas además de los problemas fiscales. Cuando un trabajador "no está en los libros", de repente puede tener responsabilidades contingentes que realmente pueden ser desastrosas.
Si un trabajador se lesiona en el trabajo y aterriza en el hospital, se le preguntará si se lesionó en el trabajo. Si el trabajador lesionado responde que sí, entonces estarán cubiertos por la compensación de los trabajadores. Usted está en serios problemas si no pagó la compensación a los trabajadores porque los pagó en efectivo. Lo mismo es cierto para no pagar en el fondo estatal de discapacidad y desempleo. Si, por ejemplo, despiden al trabajador y solicitan el desempleo, entonces los auditores llamarán a su puerta.

Pagar a niños, cónyuges o familiares en efectivo

Los salarios de los niños menores de 18 años que trabajan en su negocio están sujetos a los mismos requisitos de retención, impuesto sobre la nómina e impuesto al empleo que otros empleados. Si contrata a sus propios hijos, es posible que no estén sujetos a los impuestos de FICA, pero sus salarios deben ser informados al IRS. Lea más sobre cómo contratar a sus hijos como empleados.

Contratar a su cónyuge u otros miembros de la familia para trabajar para su empresa y pagar en efectivo también puede privar a esta persona de los beneficios de la Seguridad Social.

Y todas las demás cuestiones mencionadas anteriormente, incluida su responsabilidad legal de informar y pagar impuestos sobre la nómina, se aplican.

Pagar a contratistas independientes en efectivo

Muchas empresas pagan a los trabajadores por contrato (mano de obra ocasional, trabajadores de verano, mientras que los pagos a contratistas independientes tienen menos problemas que los de los empleados, dos cuestiones son dignas de mención:

Los pagos en efectivo realizados a proveedores y otras personas con quienes usted hace negocios aún deben estar justificados si desea que estos pagos en efectivo se deduzcan como gastos en su declaración de impuestos comerciales . Incluso los pequeños pagos en efectivo deben pagarse a través de un fondo de caja chica, con la documentación correspondiente.

La información en este artículo NO está destinada a ayudar a los empleadores a evadir impuestos.