No hay nada más importante para el éxito de su negocio que su sistema para administrar las cuentas por cobrar, la facturación y las cobranzas. A veces, este sistema se llama "Sistema de gestión de colecciones"; como se llame, necesitas configurarlo y trabajarlo diligentemente.
Esta es la razón: si tiene muchos clientes, pero no tiene ingresos de estos clientes, cerrará. Aquí hay una lista de pasos que deberá seguir para implementar un sistema de administración de colecciones para su negocio:
Establecer métodos de pago
¿Cómo te pagarán las personas? Esto depende principalmente del tipo de negocio y de si sus clientes son individuos o empresas, o ambos. Existen algunas formas establecidas de captar dinero de clientes de todo tipo: mientras más diferentes tipos de pagos acepte, más útil será para los clientes. Pero tendrá que pagar una prima por manejar algunos tipos de pagos, como tarjetas de crédito y débito.
- Pagos en efectivo, principalmente de individuos en un negocio minorista
- Cheques, de individuos en un entorno minorista y clientes comerciales
- Pagos con tarjeta de crédito y débito de particulares y empresas
- Métodos de pago en línea como PayPal, de particulares y empresas.
- Planes de crédito o pago, tanto de particulares como de clientes comerciales.
- Otras fuentes de pago externo, como compañías de seguros, en ciertos tipos de compañías.
Configurar las "Reglas de oro" del procesamiento de pagos
Una vez que haya determinado qué tipos de pagos debe realizar, deberá establecer algunas reglas para sus empleados con respecto a la aceptación y el manejo de estos tipos de pago.
Por ejemplo, ¿cuáles son sus reglas para aceptar cheques? ¿Haces verificaciones de crédito en nuevos clientes? ¿Cuándo permite que los clientes paguen con el tiempo? ¿Cuándo lleva a un cliente al tribunal de reclamos menores?
Enviar cartas
Envíe facturas a clientes que le deben dinero. Envíe una factura al menos una vez al mes, o más a menudo si realmente quiere recaudar dinero.
Ejecute un informe de antigüedad de cuentas por cobrar
Dependiendo de su tipo de negocio, es posible que tenga clientes que no paguen al comprar o que paguen con el tiempo. La ejecución de un informe de antigüedad de cuentas por cobrar le mostrará cuándo enviar facturas y cuándo iniciar métodos de cobranza más sólidos.
Iniciar procedimientos de cobro para los que no pagan
Para los clientes que no pagan dentro de un período de tiempo razonable (según lo determinen sus "reglas generales"), inicie el procedimiento de cobranza. Es posible que desee enviar una cuenta a una agencia de cobros o al tribunal de reclamos menores. Decida cuál es el mejor para cada tipo de cuenta.
La configuración y el funcionamiento de un sistema de gestión de cobranzas pueden ayudarlo a cobrar el dinero que le corresponde y a mantener el flujo de caja en movimiento a través de su empresa.