Administrar y mantener la cuenta de caja chica
La caja chica se refiere a pequeñas cantidades de efectivo que se tienen a mano en una empresa. (El término "pequeño" viene de "petite" o "small"). Hay dos razones para mantener el dinero en efectivo:
- Para hacer cambios para clientes o pacientes
- Para pagar compras pequeñas que requieren efectivo, como alimentos para el almuerzo de la oficina o suministros de café, o para el estacionamiento. La mayoría de las empresas minoristas mantienen un cajón de efectivo al igual que las prácticas de atención médica.
La caja chica funciona en el sistema de anticipos, en el que hay una cantidad inicial de dinero depositada en una cuenta , que se utiliza para un fin específico (en este caso, caja chica). Cuando la cuenta está por debajo de cierta cantidad especificada, el sistema se reabastece.
En las empresas que tienen necesidad frecuente de dinero en efectivo para gastos menores, a menudo se establece en la oficina con un cajón o caja pequeña, o en un lugar minorista usando una caja registradora. (Sí, algunos lugares todavía usan una caja registradora).
Debido a que la economía de efectivo es cada vez más pequeña, y las personas están usando tarjetas de débito y crédito más para compras pequeñas, el uso de un sistema de caja chica (con un "cajón de efectivo") ha disminuido. Pero aún es esencial que cualquier empresa se asegure de tener en cuenta todas las compras pequeñas para que pueda deducirlas como gastos comerciales.
Cómo funciona un sistema de caja chica
Para configurar un sistema de caja chica con específico, la cantidad inicial de dinero proviene de la cuenta corriente comercial.
Cada compra que use dinero en efectivo debe documentarse de la misma manera que otros ingresos y gastos comerciales . El uso de un registro de caja chica o recibos de caja menores ayudará a capturar estos gastos para que puedan ser utilizados para compensar los ingresos a los fines del impuesto comercial.
Configuración de una cuenta de caja chica
Comience por decidir cuánto dinero necesitará cada día, tanto para hacer cambios para los clientes como para hacer pequeños pagos en efectivo.
Guarde todo el efectivo que necesite en el cajón de su caja, pero no demasiado, para que no sea una tentación para empleados o ladrones. Para determinar un monto máximo para caja chica, mantenga registros de los gastos durante un período de tiempo, utilizando un monto promedio para cada semana, por ejemplo. Necesitará esos registros también para fines impositivos.
Mantener un registro de las transacciones
Al comenzar, lleve un registro de cuánto hay en la caja chica o en el cajón al comienzo de cada día. A medida que realice cada pago, necesitará pequeños recibos de caja o una lista de transacciones. Para cada transacción, registre la fecha, el monto y para qué fue.
Sea lo más específico posible, para que no haya dudas de que la transacción estuvo relacionada con el negocio. No necesita realizar un seguimiento del cambio todos los días. Pero al final de cada día, registre el monto en el cajón de caja chica. La diferencia debe coincidir con los pagos en efectivo realizados por los clientes y con el total de los gastos de caja chica pagados desde el cajón.
Cuando el cajón de efectivo para gastos menores está por debajo de un monto preestablecido que usted determine, agréguelo al cajón escribiendo un cheque en "Caja chica" y cobrando ese cheque.
Caja chica e impuestos
La parte más importante de un sistema de caja chica es la documentación de cada transacción.
La documentación de transacciones es la forma en que una empresa documenta los gastos comerciales a efectos fiscales . Al realizar un seguimiento de todas las transacciones de caja chica, sin importar cuán insignificantes sean, tiene registros que respaldan las deducciones por esos gastos de pequeñas empresas. Cuantos más gastos documentados, mayores serán sus deducciones y menor será su factura tributaria comercial.
También conocido como: efectivo en mano
Ejemplos: el cajón de caja chica se utilizó para realizar cambios y pagar los gastos comerciales incidentales.