¿Cómo puedo facturar a los clientes?
Cuando comienza un negocio, una de sus primeras tareas debe ser decidir cómo va a recaudar dinero de los clientes.
La forma de obtener dinero de los clientes depende de su tipo de negocio.
- Si obtiene dinero de los clientes a través de tarjetas de crédito o débito, no tiene que preocuparse por cobrar.
- Algunas empresas solo aceptan efectivo, pero existen problemas con un negocio de efectivo, como no mantener buenos registros comerciales.
- Si no recibe el pago en el momento de la venta, debe facturar a los clientes (incluidas otras empresas), lo que significa que tendrá que encontrar la forma de asegurarse de que se paguen estas facturas.
Regla # 1 para que los clientes le paguen
Lo más importante que debe recordar acerca de la facturación y el cobro de los clientes es que cuanto más tiempo no se paga la cuenta, es menos probable que obtenga su dinero. Por lo tanto, deberá configurar un proceso de cobranza específico y asegurarse de seguirlo con cada cliente.
Un sistema para clientes de facturación
Antes de extender el crédito a los clientes, comience por crear algunas políticas sobre cómo aceptar crédito, verificar los créditos y comunicarse con los clientes sobre su proceso de facturación y cobranza.
Luego, configure un sistema para capturar la información sobre los clientes: quién le debe dinero, cuánto se debe y cuánto se adeuda.
La mayoría de los programas de software de contabilidad empresarial tienen un módulo de cliente que le permite ingresar estos datos.
Puede ingresar las facturas cuando hace el trabajo o entregue el producto, e ingrese los pagos a medida que ingresan. Pero debe mantenerse actualizado con esta documentación para realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar ( cantidades adeudadas).
Un informe de vencimiento de cuentas por cobrar es su herramienta para decidir sobre una estrategia de facturación para los clientes.
Envío de billetes
Recuerde la regla de cobros n.º 1 cuando considere enviar facturas. Muchas empresas envían facturas a los clientes solo una vez al mes, lo que significa que pueden esperar hasta seis semanas para recibir el pago (un mes para enviar la factura, y luego varias semanas antes de que el cliente pague).
Envíe las facturas con más frecuencia o realice llamadas telefónicas intermedias para estimular a los clientes a pagar. Algunas empresas envían facturas en lotes, y cada semana se factura a una parte de los clientes. Esta facturación por lotes ayuda a mantener el ingreso de efectivo de forma más continua.
Planifique su estrategia de carta de facturación
Su sistema de cobros puede incluir llamadas telefónicas, cartas o ambos, dependiendo de su tipo de cliente. Una estrategia es comenzar con un nivel más bajo de intensidad y preocupación y gradualmente ser más asertivo, luego agresivo. Esta estrategia de nivel creciente puede funcionar tanto para recordatorios de facturación por teléfono o por correo electrónico o carta.
- Nivel uno - "Oops"
Esta carta supone que el cliente olvidó enviar el pago; es el "probablemente envió esto, pero el pago debe ser por correo".
- Nivel dos: ¿qué está mal?
Esta carta asume que el cliente desea pagar, pero circunstancias inusuales impiden el pago. La segunda carta sugiere alternativas de pago, pero da una fecha firme por la cual se debe hacer el pago.
- Nivel tres: el ultimátum
Este nivel debe ser una letra. Asume que el cliente no va a pagar y establece una fecha firme por la cual se debe realizar el pago o se iniciarán los procesos de cobranza . NO envíe esta carta a menos que tenga la intención de ir realmente a los cobros de esta deuda.
Si el cliente simplemente no paga, tendrá que dar el último paso: llevar a la persona al tribunal de reclamos menores o entregar la factura a una agencia de cobros. Lea más acerca de sus alternativas, si el cliente simplemente no paga.
Clientes de facturación: ponerlo todo junto
En conclusión, tome una decisión sobre su estrategia general para la facturación. ¿Enviarás cartas? ¿Usa el teléfono? ¿Una combinación? ¿Cuándo va a enviar facturas o hacer llamadas telefónicas?
Arme un sistema general, con letras y guiones telefónicos, luego haga que su abogado lo revise todo para asegurarse de que cumpla con la ley.
Luego use su informe de vencimientos de cuentas por cobrar para guiarlo mientras trabaja a través de estas cuentas de clientes y decidir sobre las estrategias de facturación.