Nota importante: el IRS aclara que si utiliza un servicio de nómina u otra persona para realizar su trabajo de nómina, incluidos informes y depósitos, esto no lo exime de la responsabilidad de que las declaraciones de impuestos se presenten oportunamente. base y que todos los impuestos se pagan correctamente y a tiempo.
¿Qué impuestos de nómina debo pagar?
Los impuestos federales y estatales sobre nómina incluyen:
- Impuestos a la renta federales y estatales que deben retenerse de la paga del empleado y pagarse al IRS (impuestos a la renta federales) y a los estados (impuestos estatales a la renta) según lo exige la ley.
- Impuestos FICA (impuestos de Seguridad Social y Medicare ) retenidos del salario de los empleados e igualados por los empleadores. Los impuestos de FICA se deben pagar ya sea semestralmente o mensualmente, según el tamaño de su nómina, y se informa trimestralmente en el Formulario 941 ( PR) .
- Impuestos federales de desempleo que se pagan según el salario bruto de todos los empleados. Estos impuestos se pagan trimestralmente o anualmente y se informan en el Formulario 940.
- Impuestos de desempleo estatales , recaudados, informados y pagados de acuerdo con las leyes estatales.
Otras obligaciones impositivas sobre la nómina, incluida la declaración anual de salarios e impuestos para los empleados en el Formulario W-2 y los trabajadores contratados en el Formulario 1099 .
La multa por recuperación de fondos fiduciarios
La multa por recuperación de fondos fiduciarios es una multa impuesta a las empresas que recaudan dinero, representan ese dinero y pagan ese dinero a las entidades tributarias.
Los impuestos sobre las ventas son un impuesto TFRP, al igual que los impuestos sobre la nómina. El IRS puede ser impuesto por el IRS para:
- Incumplimiento intencional de recaudar impuestos,
- Incumplimiento intencional de rendir cuentas y pagar impuestos, o
- Intento deliberado de evadir o vencer el impuesto o el pago del mismo.
Tenga en cuenta el uso del término "voluntario", que el IRS define como "intencional, deliberado, voluntario y conocedor, a diferencia de accidental".
"Intencionalidad" es la actitud de una persona responsable que con libre albedrío o elección ignora intencionalmente la ley o simplemente es indiferente a sus requisitos. "En algunos casos, una despreocupación irresponsable de los hechos obvios bastará para mostrar obstinación.
Responsabilidad personal por impuestos a la nómina
Usted, como parte responsable de su empresa, puede ser considerado personalmente responsable por la omisión voluntaria de retener los impuestos a la nómina y los salarios de los empleados o por el pago de impuestos a la renta retenidos y otros impuestos a las nóminas a las agencias federales y estatales.
¿Cuáles son las penalidades?
Las sanciones son complicadas; esta lista es breve y general. Para obtener más detalles sobre las sanciones, consulte la Publicación 15 del IRS: Guía impositiva para el empleador . Estas multas son para los impuestos del Formulario 941 (retención e impuestos FICA) pero también pueden aplicarse a otros formularios similares.
Incumplimiento de presentar el Formulario 941 y formularios similares: 2% 1-5 días tarde, 5% 6-15 días de retraso, 10% más de 16 días de retraso o dentro de los 10 días de la primera notificación del IRS, máximo 15%.
Multa de recuperación de fondos fiduciarios por no pagar los impuestos de nómina a su vencimiento, impuestos a la parte responsable. El IRS dice: "Si los impuestos a los ingresos, a la seguridad social o a Medicare que deben retenerse no se retienen o no se pagan, usted [como parte responsable] puede ser personalmente responsable de la multa por recuperación del fondo fiduciario".
Recuerde, el TFRP es el 100% del impuesto no pagado (ingresos, seguridad social y Medicare). Además de las sanciones, el interés se acumula a partir de la fecha de vencimiento.
¿Qué sucede si hago depósitos con retraso? ¿Cómo se aplican los depósitos?
Los depósitos se aplican a la responsabilidad más reciente. Digamos que debe hacer un depósito de $ 1500 por mes. No realiza el depósito del 15 de marzo, pero realiza un depósito de $ 2000 el 15 de abril para ponerse al día. Se aplican $ 1500 al 15 de abril y $ 500 al 15 de marzo. Se le puede aplicar una multa por $ 1000 sin depositar para el 15 de marzo.
Otros tipos de sanciones relacionadas con la nómina
- Incluso si puede demostrar que no pagó o declarar impuestos no fue "voluntario", y evita tener que pagar la multa por recuperación de fondos fiduciarios, aún puede enfrentar multas por pagos atrasados.
- También puede ser penalizado por los impuestos a la nómina no pagados si clasificó erróneamente a los trabajadores como contratistas independientes en lugar de como empleados .
- Si no prepara los formularios W-2 para los empleados y los entrega antes de la fecha límite (finales de enero del año anterior), puede aplicar una multa de $ 50 por cada extracto que deba haberse enviado o que haya sido preparado incorrectamente.