Cómo se crea y utiliza el registro de ganancias de un empleado
Un registro de ganancias del empleado es un registro de cómo se calcula el salario de un empleado, para cada período de pago durante el año, con un total acumulado del año hasta la fecha.
Qué está incluido en un registro de ganancias del empleado
El registro de ganancias del empleado incluye la siguiente información y cálculos para cada cheque de pago.
- Primero, se calcula el salario bruto , por hora y por empleados asalariados.
- Luego, se calculan los impuestos de retención federales, estatales y locales, en función del monto bruto de la paga. El monto del impuesto federal sobre la renta se calcula según el formulario W-4 del empleado.
- Las deducciones fiscales de FICA (seguridad social y Medicare) se calculan en función del salario bruto.
- Otras deducciones voluntarias están incluidas.
- Todas las retenciones y deducciones se suman.
- El pago neto se calcula como el salario bruto menos la retención total y las deducciones.
Un ejemplo de una línea de un registro de ganancias del empleado:
Este es un registro, de un período de pago para un empleado. Los montos de retención se suman. El pago neto es el salario bruto menos la retención total.
Registro de ganancias del empleado
| Sueldo bruto | Impuesto federal a la renta retenido | Impuesto estatal a la renta retenido | Impuesto FICA retenido | Total retenido | Salario neto |
| $ 850.00 | $ 170.00 | $ 65.02 | $ 25.99 | $ 261.01 | $ 588.99 |
Cómo se usa un registro de ganancias del empleado
La información en el registro de ganancias del empleado tiene varios propósitos:
- El objetivo principal de este registro es calcular el salario neto del empleado (el cheque de pago)
- El registro se le da al empleado para demostrar cómo se hicieron los cálculos, en caso de que el empleado tenga preguntas.
- El registro se utiliza para realizar un seguimiento de todas las ganancias de los empleados durante el año, con el fin de preparar el formulario W-2 - la declaración anual de salarios e impuestos - entregado al empleado después de fin de año.
- Los totales de todos los empleados para el período de pago, para la retención de impuestos federal, estatal y final de FICA, se ingresan en cuentas pagaderas, a los efectos del informe del Formulario 941 -el informe trimestral del empleador
- La cuenta a pagar por impuestos FICA también se agrega a la contribución del empleador, que coincide con la retención del empleado. Entonces, en el ejemplo anterior, tanto el empleado como el empleador deben $ 65.02 por este período de pago.
- El total combinado de la retención de los empleados para los impuestos sobre la renta y los impuestos FICA, más la contribución del empleador a los impuestos FICA, se calcula y se envía al IRS.
- Los totales de retención de FICA se supervisan, para asegurarse de que la porción de Seguridad Social se detiene cuando el empleado alcanza el máximo de Seguridad Social para el año.
- El salario bruto se controla para incluir un impuesto adicional de Medicare si el salario bruto del empleado supera un monto específico.
Otros artículos que pueden incluirse en el registro de ganancias de un empleado
Nombre, dirección y número de seguro social del empleado,
Estado civil del empleado y número de exenciones (del Formulario W-4), con el propósito de calcular la retención del impuesto a la renta federal.
Deducciones por contribuciones voluntarias de los empleados a los planes de salud de los empleados,
Deducciones por contribuciones de los empleados a los planes 401 {(k) o 403 (b)
Registros de beneficios adicionales pagados a los empleados, y cómo se determinó su valor
Fechas de empleo para cada empleado
Pagos especiales como el pago por enfermedad , los pagos por licencia de suma global, el pago por discapacidad y los pagos del seguro de vida.
Reembolsos por viajes de empleados , comidas y entretenimiento , o gastos diarios
Reembolso por el uso por parte de los empleados de un vehículo personal para fines comerciales.
Todos los pagos a los empleados y los beneficios de los empleados se deben categorizar en el registro de ganancias del empleado, para que puedan registrarse correctamente a efectos impositivos en el Formulario W-2.