El Formulario W-9 es un documento fiscal que debe ser firmado por contratistas independientes, para proporcionar un número de identificación fiscal (número de seguro social o identificación del empleador). Si el empleador no tiene una identificación de contribuyente, o si la identificación del contribuyente es incorrecta, el contratista independiente debe retener el impuesto federal a los ingresos (se llama "retención de respaldo"). Aquí están algunos de los puntos más importantes de su artículo, con mis comentarios.
El Formulario W-9 es un documento tributario estándar que a menudo se utiliza en transacciones comerciales y financieras. Entonces, por sí solo, una forma W-9 no plantea muchos problemas. Aún así, hay algunos problemas simples de los que debe tenerse en cuenta.
Asegúrese de conocer a la persona o empresa que le pide que complete el Formulario W-9
Debido a que el Formulario W-9 le está solicitando su nombre, dirección y número de Seguro Social o de Identificación del Empleador, debe tener cuidado al dar esa información. Asegúrese de saber quién le está pidiendo que complete el formulario, y por qué, y cómo se usará su información fiscal.
Asegúrese de haber completado correctamente la información de su negocio
El formulario W-9 requiere que incluya información sobre su tipo de negocio.
El IRS ha simplificado la forma W-9 (algo). Para completar el nuevo formulario W-9 , siga estos pasos:
- Asegúrese de ingresar correctamente su identificación de contribuyente y de ingresar la identificación de contribuyente correcta. Este es el objetivo principal del formulario, para verificar esta información. Las preguntas llegan cuando su empresa es una LLC. Un LLC de un solo miembro presenta las declaraciones de impuestos federales como propietario único y los archivos LLC de múltiples miembros como sociedad. Este artículo tiene más información sobre qué identificación de contribuyente usar.
- Se le preguntará si está sujeto a retención de respaldo. La mayoría de las personas no lo son, pero si tiene alguna pregunta, consulte este artículo sobre retención de respaldo .
- Se le preguntará si está sujeto a informar activos extranjeros. A menos que tenga activos en un país extranjero, esta sección no se aplicará a usted.
Asegúrese de transmitir el W-9 de forma segura
El W-9 contiene información sensible que debe mantenerse privada y segura. No envíe su W-9 completo como un archivo adjunto de correo electrónico no seguro o descifrado. En su lugar, use métodos seguros de transmisión, como entrega manual, correo o archivos adjuntos encriptados, a un correo electrónico a la persona que lo solicitó. (Los empleadores de contratistas independientes no transmiten formularios W-9, sino que se guardan en el archivo de empleo).
Recibir un W-9 cuando esperaba un W-4 en su lugar
Si está comenzando un nuevo trabajo y su nuevo empleador le entrega un formulario W-9 para completar, pregúntele si su nuevo trabajo es como contratista autónomo o como empleado. Los empleados completan el Formulario W-4 para establecer su nivel de retención de impuestos.
Las personas que trabajan por cuenta propia (contratistas independientes) no tienen impuestos sobre la renta o impuestos retenidos de la Seguridad Social / Medicare. Usted y su empleador pueden analizar el tema de su estado, pero es el IRS el que finalmente decide si un trabajador es un empleado o un contratista independiente (trabajador por cuenta propia).
Si no está seguro de su estado, lea más sobre la diferencia entre los empleados y los contratistas independientes .
Tenga en cuenta las reglas de retención de respaldo
El IRS quiere asegurarse de que todos los contribuyentes informen todas las fuentes de ingresos. Por lo tanto, han instituido reglas para asegurarse de que todos los formularios W-9 tengan un número de identificación fiscal correcto y completo. Si envía un formulario W-9 sin una identificación fiscal válida, o si su identificación fiscal no es válida, su empleador deberá retener impuestos federales sobre la renta de sus pagos. Esta regulación se llama " retención de respaldo ".