Una lista de verificación para nuevos empleadores
Antes de contratar a su primer empleado, hay algunos pasos a seguir y algunas leyes, regulaciones e impuestos para configurar y comprender. Comience con el primer elemento y avance hasta la lista, para asegurarse de no perderse nada importante.
01 - Obtenga un número de identificación de empleador
02 - Registrarse como un empleador con su estado
Tendrá que ir al departamento de ingresos de su estado y registrarse como empleador. Si su estado tiene un impuesto sobre la renta, deberá averiguar cómo los empleados se inscriben para la retención (un formulario estatal W-4 o equivalente). Luego averigüe cómo y cuándo desea que pague su estado e informe sobre el impuesto estatal a la renta retenido del pago a los empleados. También revise el desempleo estatal y la compensación laboral (y el seguro por discapacidad, si su estado lo requiere).
03 - Regístrese con el IRS para impuestos sobre nómina
A partir del 1 de enero de 2011, los empleadores deben usar el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS) para realizar depósitos de impuestos sobre nómina y presentar informes de impuestos sobre nómina. Es fácil registrarse en línea; solo debe proporcionar información sobre su empresa y la cuenta bancaria desde la que realizará los pagos.
04 - Regístrese para el sistema estatal de registro de nuevas contrataciones
Los empleadores deben registrar nuevas contrataciones con su estado, y los estados tienen un sistema común para este registro. El objetivo es rastrear a las personas que deben dinero para la manutención de los hijos y otras deudas coleccionables, para que su sueldo pueda ser embargado. Puede registrarse ahora y utilizar el sistema para nuevas contrataciones más adelante.
05 - Prepárese para verificar la elegibilidad laboral
Al contratar, todos los nuevos empleados deben proporcionar verificación de su elegibilidad para trabajar en los EE. UU. Como empleador, puede usar uno de dos métodos para verificar esta elegibilidad. El formulario estándar para verificar la elegibilidad del trabajador es el Formulario I-9. Si planea tener muchos empleados, o si su estado lo requiere, deberá inscribirse en el sistema E-verify. En cada caso, necesitará copias del formulario I-9 para incluir en el papeleo de nuevos empleados.
06 - Regístrese para el Seguro de Compensación del Trabajador
Compensación laboral es un seguro pagado por las compañías para proporcionar beneficios a los empleados que se enferman o lesionan en el trabajo. El seguro está disponible a través de operadores comerciales, de forma autoasegurada, o a través del programa de Seguro de Compensación para Trabajadores de su estado.
07 - Regístrese para el Seguro de Desempleo
Los empleadores pagan el seguro de desempleo para proporcionar seguro de desempleo a los empleados que son despedidos involuntariamente. Los impuestos federales de seguro de desempleo deben ser pagados por los empleadores y algunos estados también requieren que se paguen los impuestos del seguro de desempleo. Obtenga más información sobre el seguro de desempleo en este artículo.
08 - Obtenga los lugares de trabajo requeridos
Todos los negocios con empleados deben tener carteles informativos específicos disponibles en las instalaciones para que los empleados puedan leer y comprender sus derechos. Para obtener más detalles sobre carteles en el lugar de trabajo, consulte esta página de información del Departamento de Trabajo.
09 - Reúna papeles y formularios nuevos para contratar
Antes de que su primer empleado comience a trabajar y reciba su primer cheque de pago, hay algunos formularios que debe completar para el nuevo empleado.
10 - Configure su sistema de nómina
Como empleador, debe mantener registros excelentes sobre los impuestos de nómina y nómina, retener los impuestos del salario de los empleados y realizar informes y pagos periódicos. Este artículo describe los pasos necesarios para configurar un sistema de nómina para su negocio.
11 - Crear y usar un manual del empleado
Si bien no existe una ley que exija que configure y utilice un manual de empleado / manual de políticas y procedimientos, es una decisión inteligente. Cuando contrate a un nuevo empleado, entréguele una copia del manual (firmando que se recibió el manual). Es mucho más fácil preparar un manual ahora que lidiar con "¿cómo manejamos esto?" problemas, malentendidos y posibles demandas posteriores.
12 - Más sobre empleo y leyes laborales
Susan Heathfield de Recursos Humanos preparó esta lista exhaustiva de leyes y reglamentos sobre nómina y empleo.