Incluso si tiene solo unos pocos empleados, puede decidir externalizar su nómina; es decir, entregar el procesamiento de nómina y otras responsabilidades de nómina a otra persona. Aquí hay algunas consideraciones para ayudarlo a decidir si subcontratar.
Primero veremos situaciones en las que podría considerar externalizar su nómina, luego algunas opciones de subcontratación.
La nómina de outsourcing reduce los costos de trabajo
Si simplemente está pagando a los trabajadores de oficina, puede calcular el pago multiplicando las horas por tasa y determinar si se deben horas extra.
Pero si está produciendo un producto, necesita conocer el costo de la mano de obra en cada producto, para que pueda determinar el costo de los bienes vendidos. Este es un proceso complicado, más de lo que una persona de oficina podría manejar. Por lo tanto, si desea poder determinar los costos de fabricación, la nómina de outsourcing puede ser la única forma de hacerlo.
Deje que el servicio se encargue de los múltiples estados y localidades
Si tiene empleados en más de un estado, debe cumplir con los requisitos para pagar e informar los impuestos estatales sobre la renta. Si su empresa opera en diferentes ciudades, también puede tener impuestos a la renta locales para retener, pagar e informar.
Los cálculos de retención son complicados
Calcular los montos de retención para los empleados es complicado. En resumen, debes:
- Determine la retención de impuestos federales sobre la renta en base al W-4 del empleado (que puede cambiarse con la frecuencia que el empleado desee)
- Determine la retención estatal para estados con impuestos a la renta, según el estado W-4
- Determine los impuestos FICA sobre salarios al 7.65 por ciento (y debe observar a los empleados altamente pagados para asegurarse de que su retención del Seguro Social tenga un tope máximo para el año)
Y eso es solo para empezar. Incluso para un empleado, el proceso de determinación de las cantidades retenidas puede llevar mucho tiempo.
Evite tratar de hacer un seguimiento de las fechas límite
El pago y el informe de los impuestos a la nómina (federales y estatales, retención de impuestos, impuestos FICA, desempleo y compensación a los trabajadores, y las opciones individuales de nómina del estado) pueden ser intimidantes.
Y una fecha límite incumplida para el pago o los informes puede costarle dinero en multas y sanciones.
La nómina de outsourcing, incluso con unos pocos empleados, es una opción que muchos empleadores consideran al principio de sus negocios. Podría ser la opción correcta para su negocio, dependiendo de sus circunstancias.
¿Cómo cobran los servicios de procesamiento de nómina?
Muchos servicios de procesamiento de nómina cobran una tarifa básica por lo que incluso si tiene un solo empleado, está pagando más porque el servicio tiene las mismas solicitudes para un empleado que lo haría por 10. Por ejemplo, todavía tendrían que presentar una Formulario 941 cada trimestre, incluso si tiene solo un empleado. El costo incremental para cada empleado adicional es bastante pequeño. Con esto en mente, aquí hay información sobre servicios de procesamiento de nómina , con sus costos y lo que ofrecen:
Servicios de nómina asistida
Algunos servicios hacen toda su presentación por usted.
Por ejemplo, compañías como Paychex y ADP cobran por cheque por período de pago, incluida la presentación, el depósito directo y el corte de cheques. Puede ingresar información en línea y le asignan un especialista en nómina para que lo ayude. Como ejemplo, puede ver la gama completa de servicios de ADP en su sitio web.
Nómina de autoservicio en línea
Otros servicios lo ayudan a hacer su propia presentación. Por ejemplo, el servicio de nómina en línea de Intuit le permite completar formularios de nómina en línea. Antes de seleccionar estos servicios, verifique que sean compatibles con su sistema operativo y hardware (algunos no funcionan en los sistemas Macintosh.
Las empresas como Paycycle le permiten hacer su propia nómina en línea. Cobran por el número de empleados y el número de estados.
He hecho una breve reseña de estos servicios. Algunos pueden tener características adicionales que pueda necesitar para una situación específica (entrada de tarjeta de tiempo, por ejemplo).
Lea la información en los sitios web y contacte a los representantes de las compañías. Esta es siempre una buena manera de decir cuán amigables serán. He presentado solo algunos de los muchos servicios que puede encontrar en línea. El IRS tiene información sobre los servicios de nómina y los proveedores que tal vez quiera consultar.
Es la nómina de Outsourcing vale la pena el costo?
Incluso si tiene un solo empleado, es posible que desee considerar seriamente un servicio de nómina para ayudarlo a preparar los cheques de pago y a pagar e informar los impuestos a la nómina. Recuerde, una multa o multa por un pago o informe perdido podría ser más que todo un año de servicio. La configuración de un sistema de nómina para su negocio no es su primera prioridad. Y si tiene un servicio, es una cosa menos en la que tiene que pensar.