Los cheques no reclamados son un tipo especial de propiedad no reclamada . Si está sentado en un cheque no reclamado, usted (el empleador) está legalmente obligado por la ley estatal a devolver los cheques de pago no cobrados al estado donde la persona trabajó por última vez.
Se le puede multar o penalizar si no devuelve el cheque, incluso si la persona no puede ser encontrada.
¿Por qué deben devolverse los cheques sin reclamar al estado?
El principio detrás de esta ley se llama " escheat " (se pronuncia como se ve, en dos sílabas: es-cheat.) Escheat significa "rendición", y se basa en una doctrina de derecho común que exige que la propiedad no reclamada sea devuelta (entregada) al estado, no mantenido por la persona que lo tiene.
¿Cuáles son las reglas para devolver los cheques de los empleados?
Las leyes de Escheat varían según el estado, pero la mayoría exige que la empresa que emite el cheque haga un esfuerzo para encontrar al ex empleado y entregue el monto del cheque de pago dentro de un cierto período de tiempo (un límite de un año desde el el momento en que se emitió el cheque de pago es común).
¿Cómo notifico al ex empleado?
Primero, envíe una carta certificada a la última dirección conocida de la persona (es por eso que mantiene buenos registros de nómina , ¿no?).
El tiempo entre la notificación y la presentación varía según el estado, pero por lo general no supera los 180 días (aproximadamente 6 meses). Es decir, debe notificar a la persona y luego esperar no más tiempo que el tiempo especificado antes de entregar el cheque al estado.
Enviar una carta certificada significa que tiene un registro si la carta no se puede entregar; esto le ayudará a mostrar el estado en que hizo su diligencia debida al tratar de encontrar al ex empleado.
¿Cómo presento los cheques de pago no cobrados?
Cada estado tiene un requisito diferente. En Iowa, por ejemplo, debe intentar localizar ex empleados de julio a septiembre y enviar su informe a más tardar el 1 de noviembre.
¿Cómo averiguo las leyes Escheat para mi estado?
Comience haciendo una búsqueda en "escheat" y su nombre de estado. O puede buscar en el sitio web de su tesorero estatal, departamento de ingresos o agencia tributaria para buscar información. Bizfilings tiene una lista de leyes de propiedad no reclamadas por estado. Recuerde, cada estado tiene diferentes requisitos.
Establecer un procedimiento para tratar con cheques no reclamados
- Establezca una nota "por hacer" en su calendario de nómina para el final de cada año y ejecute un informe que muestre la información de cada cheque de pago. Marque los cheques de pago que no han sido cobrados.
- Luego, envíe las cartas certificadas.
- Finalmente, siga los requisitos de su estado para devolver cheques no reclamados a aquellos ex empleados que no hayan cobrado cheques.