Fechas de vencimiento para formularios 1099-MISC
Los 1099 deben contratar trabajadores antes del 31 de enero de cada año, para el año calendario anterior.
Puede leer los detalles en este artículo sobre los plazos anuales del informe de impuestos sobre nómina.
Recopilación de información para preparar formularios 1099-MISC
La información de este formulario proviene de los registros de su empresa para los pagos de los no empleados para cada persona o empresa que paga por los servicios. Puede estar pagando a estas personas en "Honorarios profesionales" u "Otros pagos". Asegúrese de realizar un seguimiento de estos pagos por proveedor, para que pueda ejecutar una lista al final del año.
¿Quién debe recibir un formulario 1099-MISC?
El Formulario 1099-MISC incluye información sobre la compensación pagada el año calendario anterior a varias personas y entidades. Debe enviar un formulario 1099-MISC a los no empleados a los que pagó $ 600 o más en el año calendario. Este formulario NO se usa para los sueldos y salarios de los empleados.
El 1099-MISC se usa más comúnmente para contratistas independientes y vendedores que son personas que trabajan por cuenta propia (no corporaciones). Por ejemplo, un servicio de limpieza o desarrollador web podría estar en esta categoría.
Si está confundido acerca de si debe enviar un 1099-MISC a un negocio específico,
Para determinar si una persona o entidad comercial específica debe recibir un formulario 1099-MISC, lea este artículo sobre quién debe recibir un formulario 1099-MISC . Si la persona es elegible para recibir este formulario, entonces determine si le pagó a esta persona $ 600 o más en el año calendario.
Consulte con su profesional de impuestos si todavía tiene dudas.
Números de identificación del contribuyente y formulario 1099-MISC
Antes de preparar un 1099-MISC para alguien, debe tener un número de identificación fiscal válido para esta persona. Deberá obtener un formulario W-9 de cada beneficiario. Este formulario incluye nombre y dirección y la identificación del contribuyente.
El principal motivo de confusión en esta forma es si utilizará el recuadro 3 o el recuadro 7 para los pagos de los no empleados. Si tiene dudas sobre si utilizar el recuadro 3 o el recuadro 7 para informar los pagos a un no empleado, tenga en cuenta el término " servicios "en el Recuadro 7.
Cómo lidiar con una identificación de contribuyente perdida
Siga esta serie de pasos establecidos por el IRS:
- Haga todo lo posible para obtener la identificación del contribuyente, enviando a la persona un formulario W-9.
- Documente sus esfuerzos para obtener el formulario W-9. Lleve un registro de los intentos que realizó, incluidos correos electrónicos y correos electrónicos, para protegerse de multas y sanciones cuando el IRS se contacte con usted.
- Presente el 1099-MISC a tiempo, incluidos los ceros en el espacio donde se requiere la identificación del contribuyente.
Información necesaria para un formulario 1099-MISC
Información de negocios. Por cada 1099-MISC que prepare, deberá incluir información sobre su empresa:
- Su número de identificación de empleador federal
- Su nombre comercial
- Su dirección comercial
Número de identificación fiscal del destinatario Este es el número de seguridad social del destinatario o el EIN federal.
Montos de pago Ingrese los montos pagados en la casilla correspondiente:
- Cuadro 1 : montos que pagó en rentas ( pero no a una corporación)
- Recuadro 2 - Regalías, provenientes de petróleo, gas o propiedades minerales, o de propiedad intelectual (patentes, derechos de autor, marcas comerciales)
- Cuadro 3 - Otros pagos de ingresos, incluidos premios y premios (recuadros 3 y 7); incluyendo pagos de sorteos (pero no premios y premios a empleados, pagos para participantes en estudios de investigación y daños punitivos).
- Recuadro 6 - Pagos médicos y de atención médica para pagos a "cada médico u otro proveedor o proveedor de servicios médicos o de atención médica. Incluya los pagos realizados por aseguradoras médicas y de atención médica en programas de seguro de enfermedad, accidentes y enfermedad ..." pero no a farmacias para medicamentos recetados.
- Recuadro 7 - Servicios realizados por un no empleado (incluidas las piezas y los materiales; incluya aquí los gastos por el uso de una instalación de entretenimiento que trate como compensación a un no empleado).
- Cuadro 9 - Ventas directas de $ 5000 o más de productos de consumo para reventa
- Casilla 14 - Ingresos brutos pagados a un abogado (se explica a continuación)
La lista del IRS incluye otras categorías que probablemente no usaría, como ingresos de pesca, ganancias del seguro de cosecha y oro.
Impuesto a la renta federal retenido Ingrese cualquier cantidad de impuesto a la renta federal retenido de los pagos a un destinatario en el Cuadro 4.
Sección 409A Aplazamientos e ingresos Las casillas 15a y 15b requieren que registre los aplazamientos e ingresos de la Sección 409A. La Sección 409A se refiere a una sección relativamente nueva (2004) del Código de Rentas Internas que tiene que ver con planes de compensación diferida no calificados. Verifique con su asesor impositivo o con un abogado fiscal si cree que debe informar a alguien sobre la compensación diferida no calificada.
Información estatal y local En esta sección, ingresará información sobre ingresos y retención del estado. Tenga en cuenta que puede ingresar información para uno o dos estados. Si debe ingresar información para más de dos estados, deberá completar otro 1099-MISC para esa información.
El estado / el número de estado del pagador (casilla 17), el número de identificación fiscal de su empresa NO es el número de identificación fiscal de ventas de su estado. Muchos estados usan el número de identificación fiscal federal (EIN) y agregan dígitos hasta el final. Consulte con el departamento de ingresos de su estado para obtener información.
Qué hacer antes de enviar el Formulario 1099-MISC:
1. Verifique el año en los formularios de impuestos.
El IRS cambia estos formularios todos los años, así que asegúrese de tener la versión del año actual. El año del formulario es el año del pago, NO el año en que completa el formulario. Si envía a un contratista un formulario 1099-MISC en enero de 2019 para el trabajo de 2018, use el formulario 2018.
2. Asegúrese de tener un Formulario W-9 para cada beneficiario.
Antes de enviar un 1099-MISC a cualquier persona, debe tener un formulario W-9 completado para esa persona. El propósito del Formulario W-9 es verificar el número de identificación fiscal de la persona . Para una persona, la identificación del contribuyente puede ser un número de seguro social. Para una empresa, puede ser un número de identificación de empleador.
Es importante asegurarse de tener esta información; Si no recibe un formulario W-9 de un empleado que no es empleado, o si el número de identificación fiscal no es válido, el IRS le notificará que debe comenzar la retención de respaldo en los pagos a esa persona.
3. Ordene formularios 1099-MISC y use la forma correcta.
Si envía sus propios formularios 1099-MISC (resumen de impuestos de fin de año para contratistas independientes), ahora es el momento de solicitar formularios para este año fiscal. Si tiene un servicio de nómina, verifique que tengan lo que necesitan para preparar estos formularios en enero.
Puede obtener los formularios 1099-MISC en las tiendas de suministros de oficina o en el IRS. No puede usar un formulario 1099-MISC que descarga de Internet porque la tinta roja en la Copia A es especial y no se puede copiar. Debe usar el formulario oficial.
4. Verifique los errores antes de enviarlos al IRS.
Los errores comunes al completar formularios 1099 incluyen usar el formulario para el año incorrecto, no usar el formulario correcto, enviar el formulario a la persona o compañía incorrecta, no incluir toda la información solicitada y otros errores de formulario.
Imprimir y distribuir formularios
El 1099-MISC es una forma de varias partes. Aquí están las partes de este formulario y dónde enviar cada uno:
La copia A se envía al Servicio de Impuestos Internos
Copia 1 se envía al departamento (es) de impuestos estatales
La copia B es para el destinatario.
Copia 2 es para que el destinatario presente su declaración de impuestos estatales
Las copias B y 2 deben ser recibidas por la persona a más tardar el 31 de enero del año posterior al año fiscal.
La copia C es para el beneficiario (usted).
Presentar Formularios 1099-MISC con el IRS
Puede presentar formularios 1099-MISC con el IRS a través del sistema de presentación de información de devolución electrónica (FIRE). La fecha límite para presentar los formularios 1099-MISC de cada año es el 31 de enero del año siguiente.
Descargo de responsabilidad
La información proporcionada en este artículo es para fines generales, para ayudarlo a recopilar la información que necesita para preparar e imprimir formularios 1099-MISC. Cada situación comercial es única y esta información no intenta ser completa o decirle toda la información que debe incluirse en sus formularios 1099-MISC. Hable con su asesor fiscal para obtener información sobre su situación específica.
Volver a presentar los informes de salarios e impuestos de fin de año