Formulario W-9 para contratistas independientes y otras personas que no son empleados
En este artículo, una discusión del formulario W-9 y por qué el nuevo formulario es más fácil de usar. Es más fácil porque la designación para diferentes tipos de empresas es más fácil de descubrir.
IMPORTANTE: La fecha límite para presentar formularios 1099 ante el IRS se ha trasladado hasta el 31 de enero de 2016, comenzando el 31 de enero de 2017, para el año fiscal 2016. Por lo tanto, asegúrese de obtener formularios W-9 con tiempo suficiente para dárselos a la persona y también presentarlos ante el IRS antes de la fecha límite.
Este artículo explica más sobre la nueva fecha límite de presentación 1099 anterior. (Esta nueva fecha límite anterior también se aplica a la presentación de formularios W-2 con la Administración del Seguro Social).
El Formulario W-9 del IRS está subtitulado "Solicitud de Número y Certificación de Identificación del Contribuyente". El formulario W-9 registra el número de identificación del contribuyente para los trabajadores que no son empleados. El formulario también registra la certificación de la persona que completa el formulario que:
1. El número de identificación del contribuyente es correcto. El número de identificación del contribuyente puede ser un Número de Seguridad Social o un Número de Identificación del Empleador (EIN) para una empresa.
2. El contribuyente no está sujeto a retenciones de respaldo , la retención de respaldo es una retención requerida por los empleadores para las personas que no han incluido un número de identificación fiscal válido en el Formulario W-9. La retención de respaldo se implementa a una tasa (actualmente) del 28%.
3. Que la persona es un ciudadano estadounidense u "otra persona de los EE. UU." Y
4. Que los códigos FATCA en el formulario son correctos. Se requieren informes de FATCA (Ley de cumplimiento de impuestos en la cuenta extranjera) para que los ciudadanos de los EE. UU. Informen sobre los activos financieros extranjeros que se mantienen fuera de los EE. UU.
Más sobre el Formulario W-9
El Formulario W-9 para no empleados es comparable al Formulario W-4: Certificado de Indemnización por Retención del Empleado para empleados.
El formulario debe completarse para todas las personas que no son empleados para que el IRS pueda igualar los ingresos de estas personas con el informe anual de impuestos (Formulario 1099-MISC) que se requiere para informar los ingresos de estas personas. El empleador debe incluir el número de identificación del contribuyente correspondiente en cada pago al no empleado, y el total de todos los pagos del año debe estar incluido en el Formulario 1099-MISC proporcionado al trabajador y al IRS.
El formulario W-9 también se usa para otros fines, lo que hace que las instrucciones sean confusas. Los formularios W-9 se utilizan para transacciones de intereses, dividendos y trueque, transacciones inmobiliarias, intereses hipotecarios y otros pagos.
Aquí hay una copia del formulario W-9 más reciente (formato PDF) . Este formulario es rellenable, lo que significa que puede completarlo rellenando los espacios en blanco e imprimiendo el formulario.
Cómo completar el formulario W-9
El Formulario W-9 incluye 7 artículos. Consulte las instrucciones del formulario W-9 (que se incluyen con el formulario) para obtener más detalles y casos especiales que podrían aplicarse a usted.
Línea 1. Nombre : este es el nombre del individuo que completa el formulario. Debe ser el nombre en su declaración de impuestos individual.
El término "entidad desatendida" se menciona en las instrucciones para este artículo. Una entidad desatendida es una entidad comercial que está separada de su propietario.
No incluya un nombre de entidad desatendido en la Línea 1.
Línea 2. Nombre de la empresa / nombre de la entidad no tomada en cuenta . Si tiene un nombre comercial, nombre comercial, DBA (hacer / comercial / como) (nombre ficticio que ha sido registrado) o nombre de entidad no tomado en cuenta, ingréselo aquí.
Línea 3. Clasificación fiscal federal de su negocio. Esta es la parte que se ha hecho más fácil.
a. Si su empresa es un negocio de un solo propietario o una LLC de un solo miembro, marque la primera casilla. Un negocio de propietario único opera bajo el número de seguro social del propietario y no se ha registrado en un estado como otro tipo de negocio. Un único miembro LLC es una LLC con un propietario, que se grava como propietario único.
Si no está seguro de su tipo de negocio, probablemente sea un propietario único, pero consulte con su abogado o asesor impositivo solo para estar seguro.
Si su empresa es una LLC de un solo miembro que es una entidad desatendida, marque la casilla "LLC individual / propietario único o LLC de un solo miembro".
b . Si su empresa es una LLC con múltiples miembros, marque la casilla Compañía de responsabilidad limitada. Luego debe marcar la casilla correspondiente a su estado fiscal comercial. Si su LLC no ha presentado una solicitud para someterse a imposición como una corporación C o una corporación S, la LLC se grava como una sociedad.
do. Si su empresa está registrada en un estado y gravada como corporación o sociedad anónima , marque la casilla correspondiente.
Línea 4. Exenciones. Hay dos tipos de exenciones que se describen en esta sección:
a. Exento de la retención adicional. La mayoría de los individuos y tipos de negocios no están exentos de retención de respaldo. Si su empresa es una corporación, puede estar exenta de retención de respaldo para ciertos pagos. Consulte a su asesor impositivo sobre esta cuestión.
segundo. Exento de informes FATCA. El IRS dice: "Estos códigos se aplican a las personas que envían este formulario para cuentas que se mantienen fuera de los EE. UU .. Si solo envía este formulario para una cuenta que tiene en los EE. UU., Puede dejar este campo en blanco".
Líneas 5 y 6. Dirección, línea 6, ciudad, estado y código postal. Complete usando la dirección donde desea que se envíe su 1099-MISC.
Línea 7. Números de cuenta (opcional).
Parte II Número de identificación del contribuyente. Esta es la parte más complicada del formulario, que no se ha hecho más fácil.
Si es un propietario único, ingrese su número de seguro social aquí, incluso si tiene un EIN.
Si usted es una entidad desatendida de LLC de un solo miembro, ingrese el SSN o EIN del propietario.
Si usted es parte de una LLC de miembros múltiples que está clasificada como una corporación o sociedad, ingrese el EIN de la entidad.
CONSULTE con su asesor impositivo o llame al IRS directamente si está confundido acerca del número de identificación del contribuyente que debe incluir en esta parte del formulario. Si no se incluye el número de identificación del contribuyente correcto, pueden surgir problemas con sus pagos, retención de respaldo y su declaración de impuestos.
Certificación Parte III. En esta sección, debe certificar que la información que proporcionó es correcta, especialmente en lo relacionado con (a) el número de identificación de contribuyente, (b) su exención de la retención de respaldo, y (c) su estado de información FATCA. Este es un documento legal, así que lea cuidadosamente y siga las instrucciones de certificación.
Descargo de responsabilidad: el autor no es un abogado o un profesional de impuestos y la información en este artículo y en este sitio no pretende ser asesoramiento fiscal o legal. Consulte a su abogado o profesional de impuestos si tiene preguntas o inquietudes sobre este formulario.