Cómo solicitar una extensión de tiempo para presentar W-2s
El resultado final: si debe presentar la solicitud con retraso, archive lo antes posible para evitar multas y sanciones adicionales.
ACTUALIZACIÓN: Nueva fecha de presentación anterior para formularios W-2 y 1099-MISC
El IRS ha anunciado que la fecha límite para presentar formularios W-2 y 1099 , incluidos formularios W-2, formularios 1099-MISC y formularios de transmisión W-3 y 1096, es el 31 de enero del año siguiente.
Eso es un mes antes de la fecha de presentación anterior, y se aplica tanto a los formularios enviados por correo como a los formularios electrónicos. La nueva fecha anterior está vigente para los años fiscales que comienzan con el año fiscal 2016, para ayudar a prevenir el fraude fiscal.
La fecha límite para darles W-2 a los empleados no ha cambiado; todavía es el 31 de enero del año siguiente.
Nuevos requisitos para presentar una solicitud de extensión para W-2
Además de los cambios en los plazos de presentación, el IRS ha cambiado las regulaciones para solicitar una extensión para presentar formularios W-2. La aplicación de extensión no está garantizada y debe proporcionar una explicación detallada de la solicitud de extensión. Las solicitudes deben presentarse en el formulario 8809 del IRS antes de la fecha límite del 31 de enero. La extensión es por 30 días.
Fechas de vencimiento para formularios W-2 y formularios 1099-MISC
Los formularios y quién debe recibirlos, antes del 31 de enero del año siguiente al año fiscal
- Los formularios W-2 deben entregarse a los empleados y archivarse en la Administración del Seguro Social.
- Los formularios 1099-MISC deben entregarse a personas que no sean empleados y deben presentarse ante el IRS.
El Formulario 1099-MISC debe ser entregado al no empleado y enviado al IRS para todas las personas a quienes usted pagó al menos $ 600 o más durante el año fiscal. Aquí está la lista de personas que deben recibir el Formulario 1099-MISC.
Sanciones por la presentación tardía de formularios W-2 y 1099-MISC
El IRS impone sanciones por no proporcionar declaraciones W-2 a los empleados.
Si presenta W-2 en línea, no necesita incluir formularios W-3, pero si presenta W-2 por correo, puede pagar una multa por no presentar declaraciones W-3, junto con copias del empleado W- 2's.
También se pueden imponer sanciones por declaraciones incompletas o inexactas. Si puede mostrar una "causa razonable" por su incumplimiento, puede evitar las sanciones, pero no cuente con que la SSA o el IRS acepten su excusa de "causa razonable". Si su falla es deliberada o puede probarse que usted ignoró intencionalmente la ley, las sanciones son más altas. Aquí están los detalles:
La multa por no proporcionar un W-2 es de $ 50 por extracto, sin importar cuándo se proporcione la declaración correcta .
Presentación con la Administración del Seguro Social (SSA)
Usted puede ser responsable de las multas si no presenta el Formulario W-3 con la SSA (junto con W-2 para todos los empleados) antes de finales de febrero del año anterior. Además, puede ser penalizado si los formularios son incorrectos, con errores u omisiones. Puedes evitar penalizaciones si:
- Archivo de manera oportuna, antes de la fecha de vencimiento
- Incluye toda la información requerida en el formulario
- Asegúrate de que la información sea correcta
- Asegúrese de presentar el formulario correcto (no un formulario fotocopiado para el W-3)
- Archivar electrónicamente, si se requiere que lo haga (es decir, si tiene 250 o más formularios W-2 para enviar
Revise cuidadosamente los formularios para verificar que sean completos y precisos. En particular, asegúrese de tener los TIN correctos para los empleados, los apellidos correctamente deletreados y que los importes de dinero sean correctos.
Sanciones para pequeñas empresas
Las sanciones son menores para las " pequeñas empresas " (aquellas con $ 5 millones o menos en los ingresos brutos anuales promedio de los tres años fiscales más recientes).
El monto de la multa se basa en cuando archivas. La cantidad más baja es de $ 15 para las declaraciones presentadas correctamente dentro de los 30 días posteriores a la fecha de vencimiento.
El uso de un proveedor de servicios de nómina no lo libera de la responsabilidad de garantizar que los formularios W-2 se presenten correctamente y a tiempo. Si su no presentación es intencional, la multa es de al menos $ 100 por cada formulario, sin un máximo.
Sanciones por la presentación tardía de formularios 1099-MISC
Si no presenta un formulario 1099-MISC antes de la fecha de vencimiento, puede estar sujeto a una multa, según la tardanza: si presenta el formulario correctamente dentro de los 30 días, la multa es de $ 30; $ 60 por declaración si presenta más de 30 días de atraso pero antes del 1 de agosto, y $ 100 por declaración si presenta el reclamo después del 1 de agosto o si no lo hace. Las devoluciones deben ser completas y correctas para evitar penalizaciones.
Si no proporciona las declaraciones 1099-MISC a los beneficiarios a tiempo, también puede incurrir en una multa por separado. La cantidad se basa en cuándo proporciona la declaración correcta.
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