Cómo configurar un cuadro de cuentas para pequeñas empresas
Configurando el Cuadro de Cuentas
Cuando comienza un nuevo negocio , configura su plan de cuentas como un primer paso para establecer el sistema de contabilidad de su compañía.
Las pequeñas empresas no tienen el mismo plan de cuentas. Las cuentas que incluye en el plan de cuentas dependen del tipo de negocio. Por ejemplo, si tiene un negocio de servicios, no tendrá una cuenta de inventario. Si tiene una empresa que vende productos, sin embargo, necesitará una cuenta de inventario.
Cuando configure su plan de cuentas, piense en el futuro. No piense solo en las cuentas que necesita para su pequeña empresa ahora. Piense en las cuentas que puede necesitar dentro de 5 o 10 años e incluya aquellas en su tabla. Puede que no tenga empleados ahora, pero en unos pocos años, puede agregar empleados a su negocio, así que incluya esas cuentas ahora que pueda necesitar en el futuro. Es posible que deba agregar cuentas a su plan de cuentas a medida que avance.
Debe hacer un sistema de numeración para su plan de cuentas. Si va a utilizar un sistema de contabilidad computarizado, su plan de cuentas debe basarse en un sistema de numeración de cuatro dígitos.
Por lo general, se asigna un bloque de números a cada una de las categorías que conforman el plan de cuentas, y se dejan números en blanco al final para que se agreguen cuentas adicionales en el futuro.
Como parte del ciclo contable, el plan de cuentas se usa en las transacciones de diario. Hay cinco categorías en el plan de cuentas .
Cinco categorías en el plan de cuentas
- Bienes
- Pasivo
- Capital del propietario
- Ingresos
- Gastos
Bienes
Desea organizar su plan de cuentas al igual que el formato del balance de la empresa. La categoría de activos es donde realiza un seguimiento de lo que posee su empresa. Es posible que desee que su categoría de activos comience con el número 1000. Ese es generalmente el número que utilizan los programas de contabilidad computarizados. Numere cada cuenta de activo en una secuencia como 1000, 1010, 1020, etc., comenzando con activos actuales y pasando a activos fijos.
Los activos actuales incluirán cuentas en efectivo, tales como efectivo en sus cuentas de cheques y de ahorros. Es posible que tenga clientes a quienes extienda crédito, por lo que necesitará una cuenta de cuentas por cobrar . Si vende productos, necesitará una cuenta de inventario .
Después de su cuenta de activo fijo, ingrese una cuenta para la depreciación acumulada. La depreciación acumulada siempre es un número negativo en el saldo y está directamente relacionada con sus activos fijos, ya que eso es lo que está depreciando. No deje espacio para ninguna otra cuenta entre los activos fijos y la depreciación acumulada. Es posible que haya acumulado la depreciación de más de un activo fijo . Puede depreciar sus edificios, vehículos, equipos comerciales , etc.
Pasivo
La categoría de pasivos es donde realiza un seguimiento de las obligaciones de deuda de su empresa o lo que su empresa debe o puede deber en el futuro. Es posible que desee comenzar a numerar la sección de pasivos con 2000. Al igual que con la Categoría de activos, desea seguir la forma tradicional del balance en el desarrollo de la sección de pasivos del plan de cuentas. Tendrá una sección de pasivos corrientes y una sección de pasivos a largo plazo.
La sección de pasivos actuales incluirá cuentas de deuda a corto plazo como cuentas por pagar, la cuenta en la que registrará lo que le debe a sus proveedores. También incluirá sus cuentas de acumulación . Las cuentas de periodificación incluyen lo que debe en impuestos de nómina e impuestos a las ventas. También tendrá una cuenta para los salarios acumulados. También puede tener una cuenta de pasivo actual para tarjetas de crédito pagaderas y préstamos a corto plazo pagaderos.
En el futuro, puede incurrir en alguna deuda a largo plazo, como una hipoteca. Debe incluir espacio en su plan de cuentas para otras cuentas de deuda a largo plazo .
Capital del propietario
Las cuentas de capital del propietario incluyen su inversión en el negocio. En caso de que decida contratar a otros inversores en algún momento, debe incluir cuentas de acciones ordinarias y, tal vez, acciones preferentes . Querrá una cuenta de ganancias retenidas por cualquier ganancia que reintegre a la compañía. Por lo general, inicia las cuentas de patrimonio del propietario con 3000.
Ingresos
Ingresos de ventas es la primera cuenta en el plan de cuentas relacionado con el estado de resultados . Los ingresos por ventas son la principal fuente de ingresos para su negocio. Por lo general, esta sección del plan de cuentas comienza con 4000. Junto con la cuenta de ingresos por ventas, es posible que desee incluir una cuenta para descuentos de ventas y devoluciones y deducciones de ventas. También querrá incluir una cuenta para los ingresos por intereses por cualquier ingreso que gane en las inversiones de su compañía.
Los costos de venta o los costos de los bienes vendidos suelen ser el siguiente tipo de cuenta a considerar. Incluso las empresas de servicios deben considerar los costos de venta. También incluye cuentas para descuentos de proveedores , costos de envío y costos de ventas varios.
Gastos
La última categoría enumerada en el plan de cuentas es la Categoría de gastos, que normalmente está numerada como 5000. Una manera práctica de enumerar los gastos en el plan de cuentas es consultar el Anexo C del Formulario de Impuestos del Servicio de Rentas Internas y seguir la lista de gastos en ese formar. Eso hace que sea fácil para usted y su contador cuando llega el momento de los impuestos. Desarrolle una cuenta para cada uno de los gastos enumerados en el Anexo C más cualquier otro gasto específico para su empresa. Deje varias cuentas en blanco disponibles en caso de que las necesite en el futuro. Asigne un número en el rango 5000-5999 a cada uno.
Si ha llegado hasta aquí, ha desarrollado el plan de cuentas para el balance y el estado de resultados . Ahora está listo para utilizar esta información para desarrollar las publicaciones contables y el libro mayor general de su empresa.