El libro mayor es el resumen del registro financiero de su negocio
El libro mayor general es un registro completo de todas las transacciones financieras que se han realizado a lo largo de la vida de su empresa, no solo el último año o el mes anterior.
¿Por qué su negocio necesita un libro mayor?
El libro mayor sirve varias funciones en la operación financiera de su negocio. Piense en ello como un cubo para todos. Contiene toda la información financiera que usará para crear sus estados de resultados e informes de balance. Se usa para preparar estados financieros , para investigar condiciones fuera de equilibrio y para auditorías internas y externas. Incluye cuentas de activos, pasivos , capital de propietarios , ingresos y gastos.
Los prestamistas invariablemente solicitarán una variedad de sus registros financieros si su empresa solicita un préstamo. Su libro mayor puede ayudarlo a localizar de inmediato y localizar la información que necesita.
El libro mayor contra el diario general
No confunda el libro mayor general con su diario general. Este último es solo un registro cronológico de las transacciones, mientras que el libro mayor está organizado por cuentas y puede mostrar el saldo de la cuenta después de cada publicación.
Las empresas generalmente ingresan diariamente gran parte de sus datos de transacciones financieras en varias revistas contables . Cuando se produce una transacción financiera y se genera un documento fuente , la transacción se ingresa en el diario general.
Las transacciones se enumeran en orden cronológico. Se anotan la fecha, el monto, las cuentas afectadas y la dirección en que se ven afectadas las cuentas.
Debe asegurarse de que los débitos y créditos permanezcan en equilibrio cuando anota cada transacción.
Revistas especiales
Su empresa también podría tener una amplia gama de publicaciones especiales. Algunos de los más comunes incluyen revistas de ventas , diarios de recibos de efectivo y diarios de desembolsos de efectivo . El número y los tipos de diarios especiales que una compañía conserva es una decisión personal. Estas revistas se generan normalmente cuando ingresa sus transacciones financieras en la computadora si su empresa utiliza un sistema de contabilidad computarizado.
El libro mayor muestra toda la información resumida para las transacciones financieras de su empresa del diario general y de estas revistas especiales.
Cómo funcionan las entradas de diario
El libro mayor se crea mediante la transferencia de los asientos de diario de las transacciones financieras de una empresa de sus diarios de contabilidad al libro mayor general. Cada transacción financiera tiene un documento de origen, como una factura o un cheque cancelado, así como un asiento diario , que normalmente se encuentra en el diario general, sus diarios especiales, o ambos.
El papel de su plan de cuentas
Las cuentas del libro mayor se basan en el plan de cuentas de su pequeña empresa. Este gráfico muestra las cuentas principales que se muestran en sus estados financieros .
Dependiendo del tamaño y la complejidad de su negocio, su gráfico puede consistir literalmente en cientos de cuentas, incluidas las de activos circulantes, activos fijos, pasivos corrientes, pasivos a largo plazo, cuentas de capital de propietarios , ingresos por ventas, cuentas de gastos, ganancias, y pérdidas
Un ejemplo simple de una entrada en el libro mayor
Supongamos que acaba de abrir sus puertas para el diseño de sitios web para otras empresas. Su operación requiere que mantenga un sistema informático bastante extenso que le devuelve $ 10,000.
Ingrese la fecha de la transacción en la primera columna a la izquierda de su libro mayor general y anote el asiento diario para el sistema de la computadora en la columna siguiente. La tercera y cuarta columnas están dedicadas a cantidades de débito y montos de crédito.
Tenga en cuenta que las cantidades de débito y crédito parecen contradictorias en la superficie.
Los activos, que son un plus, tienen un saldo deudor, por lo que debe ingresar el valor de $ 10,000 como cantidad de débito. Si agotó otros activos, como efectivo, para obtener los $ 10,000, o si agregó una obligación en el camino de un préstamo para comprar el sistema, estas transacciones son créditos. Por lo tanto, debe ingresar los números correspondientes en la cuarta columna.
Microsoft Business Systems ofrece un desglose mucho más completo de múltiples columnas para ayudarlo a rastrear las transacciones. De ninguna manera estás limitado a cuatro.
Una última palabra sobre las entradas del libro mayor
Las transacciones deben ingresarse en sus diarios apropiados, luego resumirse e ingresarse en el libro mayor una vez al mes. Debería haber una página separada para cada cuenta.