¿Cuándo son gravables los regalos, premios y bonificaciones?
Dos preguntas para hacer primero
- ¿Estos regalos / premios / bonos son gravables para los empleados? Si están sujetos a impuestos, debe deducir todos los ingresos federales, estatales y locales aplicables y los impuestos FICA . También debe pagar otros impuestos de empleo ( impuesto de desempleo , por ejemplo) sobre estos montos.
- ¿Estos regalos / premios / bonificaciones son deducibles para usted como un gasto comercial? Para ser deducible, a menudo estos artículos tienen límites. Conocer los límites te ayuda a determinar la cantidad del regalo.
Regalos empresariales para empleados
Su empresa puede deducir no más de $ 25 de un regalo a una persona por año, incluidos los empleados. Consulte la publicación I RS 463 para obtener más información sobre los límites de obsequios. Conocer las respuestas a estas preguntas puede ayudarlo a tomar buenas decisiones para gravar y deducir adecuadamente.
Tarjetas de regalo y certificados de regalo para empleados
Los certificados de regalo y las tarjetas de regalo más nuevas son, en su mayoría, gravables para los empleados porque se pueden convertir en efectivo. Se ha debatido si las tarjetas / certificados de regalo de pequeña cuantía ($ 25 o menos) no podrían estar sujetos a impuestos porque son beneficios adicionales "de minimis" (una pequeña cantidad) pero el IRS no ha dado ninguna orientación al respecto, por lo que es mejor para consultar a su asesor fiscal y considerarlos imponibles.
Si regala tarjetas de regalo o certificados de regalo, debe retener los impuestos del salario del empleado por estos obsequios o aumentarlos (vea más abajo). propiedad personal tangible .
Bonificaciones para propietarios y empleados
Las bonificaciones para empleadores / propietarios son un gasto comercial legítimo y pueden deducirse en determinadas circunstancias.
Primero, observe los bonos para propietarios / accionistas:
- S Corporations puede deducir bonificaciones para accionistas y propietarios, siempre que sean propietarios de sus acciones en el momento en que se paga la bonificación.
- C Las corporaciones solo pueden deducir bonificaciones para los accionistas / propietarios que tienen una propiedad del 50 por ciento o superior en el momento en que se paga la bonificación.
- Para las empresas individuales , sociedades y compañías de responsabilidad limitada (LLC), las bonificaciones no son deducibles de los gastos comerciales, ya que el IRS considera que los propietarios / socios / miembros son trabajadores independientes. Esta es una situación en la que tener una corporación y ser un empleado de esa corporación podría resultar en más deducciones de impuestos .
Las bonificaciones a los empleados se consideran ingresos y están sujetas a impuestos para el empleado. Debe retener el impuesto a las ganancias y los impuestos FICA sobre las bonificaciones de los empleados (a menos que el empleado supere el máximo del Seguro Social del año.) Si decide otorgarles un bono, debe darles la oportunidad de cambiar su autorización de retención (en el Formulario W -4) para ese cheque de pago, y cambiarlo para cheques de pago posteriores. A muchos empleados les gusta cambiar su retención de cheques de bonificación para que reciban más de la bonificación. (Vea más acerca de cómo hacer esto a continuación).
Premios a empleados y deducciones fiscales
Estas son las implicaciones de otorgar premios a los empleados:
- Deducibilidad Puede deducir el costo de los premios a los empleados de sus impuestos comerciales, hasta $ 400 por premios de propiedad personal tangible (como un reloj) por cada empleado cada año. Esto incluye premios de servicio y premios de seguridad. También existen límites en los premios de los empleados otorgados por las asociaciones. Lea el artículo a continuación para obtener más información.
- Taxability. Los premios de servicio y seguridad no son gravables a los empleados si son limitados. Existen límites en las adjudicaciones de servicios (no durante los primeros cinco años, y no más de cada 5 años) y premios de seguridad (no más de 10% de los empleados). Los premios que exceden los límites son imponibles.
Retención o bonificación de obsequios o obsequios de empleados
Los obsequios de los empleados suelen ser lo suficientemente pequeños como para que no tenga que preocuparse por los empleados que desean cambiar sus deducciones de retención.
Pero para bonificaciones más grandes, debe darles a los empleados la opción de cambiar su monto de deducción de retención de W-4 por ese único cheque. Debe permitir que los empleados cambien sus formularios W-4 tantas veces como lo deseen.
Algunos empleados querrán cambiar su retención a fin de recibir más de la bonificación. Este proceso requiere dos formularios W-4: uno para la retención menor en un cheque y otro para devolver el monto original de retención del empleado.
En algunos casos, es posible que desee aumentar una bonificación. Es decir, le da más al empleado para permitir la retención. Por ejemplo, si le da a un empleado un bono de $ 1000, al momento de sacar impuestos, el cheque de bonificación podría ser solo, digamos, $ 750. Puede calcular un monto mayor para la bonificación, de modo que el cheque muestre los $ 1000 completos. Por lo tanto, en realidad le está dando al empleado una bonificación más grande para tener en cuenta los impuestos adicionales. Paycheckcity tiene una calculadora de aumento que puede usar para ayudar a determinar la cantidad neta de un cheque de bonificación, lo que permite los impuestos sobre la nómina.
Descargo de responsabilidad: la información en este artículo y en este sitio es solo para fines de información general. Estos problemas fiscales son complicados y cada situación es diferente, por lo que debe consultar a su asesor impositivo antes de hacer cualquier cosa que pueda ser una obligación tributaria para los empleados o que pueda afectar la deducibilidad de un obsequio de un empleado.
Para más información: IRS Employer's Guide to Fringe Benefits