Cómo deducir regalos, premios y bonificaciones de empleados

¿Cuándo son gravables los regalos, premios y bonificaciones?

Muchos empleadores comienzan a pensar en obsequios o bonos para los empleados durante las vacaciones, en el aniversario de trabajo del empleado o en una ceremonia de reconocimiento de logros. Pero antes de dar esos premios o bonificaciones o regalos, considere las implicaciones fiscales para su negocio y para los empleados.

Dos preguntas para hacer primero

  1. ¿Estos regalos / premios / bonos son gravables para los empleados? Si están sujetos a impuestos, debe deducir todos los ingresos federales, estatales y locales aplicables y los impuestos FICA . También debe pagar otros impuestos de empleo ( impuesto de desempleo , por ejemplo) sobre estos montos.
  1. ¿Estos regalos / premios / bonificaciones son deducibles para usted como un gasto comercial? Para ser deducible, a menudo estos artículos tienen límites. Conocer los límites te ayuda a determinar la cantidad del regalo.

Regalos empresariales para empleados

Su empresa puede deducir no más de $ 25 de un regalo a una persona por año, incluidos los empleados. Consulte la publicación I RS 463 para obtener más información sobre los límites de obsequios. Conocer las respuestas a estas preguntas puede ayudarlo a tomar buenas decisiones para gravar y deducir adecuadamente.

Tarjetas de regalo y certificados de regalo para empleados

Los certificados de regalo y las tarjetas de regalo más nuevas son, en su mayoría, gravables para los empleados porque se pueden convertir en efectivo. Se ha debatido si las tarjetas / certificados de regalo de pequeña cuantía ($ 25 o menos) no podrían estar sujetos a impuestos porque son beneficios adicionales "de minimis" (una pequeña cantidad) pero el IRS no ha dado ninguna orientación al respecto, por lo que es mejor para consultar a su asesor fiscal y considerarlos imponibles.

Si regala tarjetas de regalo o certificados de regalo, debe retener los impuestos del salario del empleado por estos obsequios o aumentarlos (vea más abajo). propiedad personal tangible .

Bonificaciones para propietarios y empleados

Las bonificaciones para empleadores / propietarios son un gasto comercial legítimo y pueden deducirse en determinadas circunstancias.

Primero, observe los bonos para propietarios / accionistas:

Las bonificaciones a los empleados se consideran ingresos y están sujetas a impuestos para el empleado. Debe retener el impuesto a las ganancias y los impuestos FICA sobre las bonificaciones de los empleados (a menos que el empleado supere el máximo del Seguro Social del año.) Si decide otorgarles un bono, debe darles la oportunidad de cambiar su autorización de retención (en el Formulario W -4) para ese cheque de pago, y cambiarlo para cheques de pago posteriores. A muchos empleados les gusta cambiar su retención de cheques de bonificación para que reciban más de la bonificación. (Vea más acerca de cómo hacer esto a continuación).

Premios a empleados y deducciones fiscales

Estas son las implicaciones de otorgar premios a los empleados:

Retención o bonificación de obsequios o obsequios de empleados

Los obsequios de los empleados suelen ser lo suficientemente pequeños como para que no tenga que preocuparse por los empleados que desean cambiar sus deducciones de retención.

Pero para bonificaciones más grandes, debe darles a los empleados la opción de cambiar su monto de deducción de retención de W-4 por ese único cheque. Debe permitir que los empleados cambien sus formularios W-4 tantas veces como lo deseen.

Algunos empleados querrán cambiar su retención a fin de recibir más de la bonificación. Este proceso requiere dos formularios W-4: uno para la retención menor en un cheque y otro para devolver el monto original de retención del empleado.

En algunos casos, es posible que desee aumentar una bonificación. Es decir, le da más al empleado para permitir la retención. Por ejemplo, si le da a un empleado un bono de $ 1000, al momento de sacar impuestos, el cheque de bonificación podría ser solo, digamos, $ 750. Puede calcular un monto mayor para la bonificación, de modo que el cheque muestre los $ 1000 completos. Por lo tanto, en realidad le está dando al empleado una bonificación más grande para tener en cuenta los impuestos adicionales. Paycheckcity tiene una calculadora de aumento que puede usar para ayudar a determinar la cantidad neta de un cheque de bonificación, lo que permite los impuestos sobre la nómina.

Descargo de responsabilidad: la información en este artículo y en este sitio es solo para fines de información general. Estos problemas fiscales son complicados y cada situación es diferente, por lo que debe consultar a su asesor impositivo antes de hacer cualquier cosa que pueda ser una obligación tributaria para los empleados o que pueda afectar la deducibilidad de un obsequio de un empleado.

Para más información: IRS Employer's Guide to Fringe Benefits