El número de años es diferente en Canadá y EE. UU.
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Para efectos fiscales, debe conservar sus declaraciones de impuestos y otros registros comerciales durante seis años en caso de que la Agencia Tributaria de Canadá (CRA) decida revisar sus declaraciones de impuestos y / o auditar a su pequeña empresa. ( No quiero una auditoría de CRA) Evite estas 10 banderas rojas . Esto incluye los registros en papel o en formato electrónico y debe incluir toda la documentación de respaldo para los ingresos y los reclamos de los gastos deducibles.
Para las declaraciones de impuestos de EE. UU., "Conserve los registros durante tres años a partir de la fecha en que presentó su declaración original o dos años desde la fecha en que pagó el impuesto, el que sea posterior, si presenta un reclamo de crédito o reembolso después de presentar su declaración. registros durante siete años si presenta un reclamo por una pérdida de valores inútiles o deducción de deuda incobrable "(IRS).
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En realidad, la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA) declara que "si presenta su declaración a tiempo , conserve sus registros por un mínimo de seis años después del final del año fiscal al que se relacionan" (énfasis agregado). Sin embargo, los seis años son desde el final del período para el cual se presentó la declaración de impuestos, por lo que para una declaración de impuestos presentada en 2015 debe conservar los registros hasta el 31 de diciembre de 2021 (un día menos de siete años). La mayoría de las empresas mantienen sus registros durante siete años para evitar confusiones.
Si sus registros están en formato electrónico, deben estar disponibles en un formato legible por la CRA. Para obtener información adicional sobre los requisitos de mantenimiento de registros electrónicos, consulte la circular CRA IC05-1R1 Mantenimiento de registros electrónicos.
El IRS puede aceptar registros contables electrónicos de los programas de software de contabilidad más populares y puede solicitarlos para reducir el papel impreso y disminuir la necesidad de solicitudes de seguimiento.
¿Qué sucede si estoy apelando un fallo impositivo?
Para las declaraciones de impuestos canadienses, la CRA también advierte que si ha presentado una objeción fiscal o una apelación , debe conservar sus registros hasta que se resuelva el problema y hasta que expire el plazo para presentar otra apelación (lo que puede significar llevar registros de una apelación). un año fiscal particular de más de seis años).
Lo mismo se aplica al apelar una sentencia de impuestos de EE. UU.: Conserve todos los registros hasta que se complete el proceso de apelación.
Tenga en cuenta también que al apelar una sentencia tributaria además de conservar copias de toda la correspondencia impresa, también debe mantener registros escritos de cada reunión o conversación telefónica con funcionarios tributarios, incluida la fecha, hora y el tema de conversación. Mantener registros completos aumentará las probabilidades de una apelación exitosa.
¿Puedo obtener una excepción a la regla de los seis años?
Si desea disponer de sus registros comerciales en Canadá antes de que haya transcurrido el período mínimo de seis años, debe obtener un permiso por escrito del director de la oficina de servicios impositivos. La forma de usarlo es T137, Solicitud de destrucción de libros y registros. La Agencia de Ingresos de Canadá puede o no otorgar una excepción. Si destruye sus documentos impresos o electrónicos antes de los seis años sin permiso de la CRA, puede estar sujeto a enjuiciamiento.
Tenga en cuenta que la CRA también puede exigir que algunos o todos los registros se conserven por un período de tiempo adicional.
¿Qué pasa si cierro mi negocio ?
Si su empresa no está incorporada (por ejemplo, es un propietario único o sociedad ) también debe conservar sus registros durante seis años desde el final del último año fiscal. Un negocio incorporado debe conservar registros durante dos años a partir de la fecha de disolución de la corporación.
¿Qué pasa si mis archivos se pierden, se roban o se destruyen (por fuego, inundación, etc.)?
Si ha reclamado deducciones pero no puede presentar la documentación de respaldo apropiada cuando lo solicite la CRA o el IRS, es probable que sus reclamos sean denegados. Si los registros han sido robados o destruidos por un acto de Dios, o si puede proporcionar evidencia del robo o destrucción, como fotografías del daño, copias de informes policiales o de fuego, etc.
la CRA / IRS puede considerar sus reclamos de manera más favorable. Sin embargo, al reclamar deducciones, la carga de la prueba recae sobre el contribuyente .
Es su responsabilidad tomar todas las medidas razonables para garantizar que sus libros y registros en papel / electrónicos estén protegidos , ya sea que se guarden en sus propias instalaciones comerciales o por un tercero (como un contador o tenedor de libros). Las copias de seguridad se deben realizar y guardar en un lugar seguro o (para documentos electrónicos) en medios de copia de seguridad o en el almacenamiento en la nube.
Si no tiene copias de seguridad, deberá hacer todos los esfuerzos posibles por reconstruir sus registros comunicándose con bancos, compañías de tarjetas de crédito, proveedores, etc. para obtener copias de sus registros. También puede requerir la asistencia de un abogado de impuestos para negociar con la CRA o el IRS.
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