Consejos de administración de archivos para archivos digitales
Además de almacenar documentos localmente en computadoras de escritorio, laptops o dispositivos móviles, cada vez más empresas usan la nube para aplicaciones de negocios básicas y almacenamiento de archivos. (Consulte Por qué el Cloud Computing es ideal para pequeñas empresas y 5 Desventajas de Cloud Computing ) .
Para complicar aún más el problema de almacenamiento es necesario que muchas empresas compartan documentos entre los empleados .
Dentro de una oficina, esto generalmente se logra utilizando un servidor de archivos o un dispositivo de almacenamiento conectado a la red (NAS). Si se requiere acceso móvil compartido, los documentos pueden almacenarse en la nube y compartirse mediante la asignación de permisos de acceso. El resultado de todo esto puede ser una pesadilla de gestión de archivos con algunos de los documentos de una persona almacenados en la nube y algunos a nivel local, e incluso documentos individuales almacenados solo en un lugar u otro.
La organización es la clave para la administración electrónica de archivos
Dondequiera que se almacenen los documentos, es importante mantenerlos organizados y actualizados. El objetivo de la gestión electrónica de archivos es garantizar que pueda encontrar lo que está buscando, incluso si lo está buscando años después de su creación.
La mayoría de las personas de negocios han estado en una situación embarazosa de tener una llamada de cliente y no poder localizar rápidamente la factura relevante u otros documentos importantes del cliente.
Igualmente molesto es ir al final del año tratando de encontrar documentos relacionados con las cuentas de la empresa para el contador o, lo que es peor, el recaudador de impuestos .
La organización adecuada de los documentos digitales es especialmente crítica en un entorno compartido: si uno de sus empleados está ausente (temporal o permanentemente), debería poder localizar fácilmente cualquier documento creado o administrado por esa persona.
(Tenga en cuenta que la posible pérdida de problemas de datos con los empleados descontentos que se van, es una razón más para proteger los datos de su empresa. Consulte 6 Reglas de protección de datos comerciales ).
Estos consejos de administración de archivos lo ayudarán a mantener sus archivos accesibles:
1. Use las carpetas de instalación predeterminadas para los archivos de programa.
Use las ubicaciones de archivos predeterminadas cuando instale programas de aplicaciones. En Windows, por convención, los archivos del programa de aplicación residen en el directorio (Letra de unidad:) -> Archivos de programa. Instalar aplicaciones en otro lugar es confuso e innecesario.
2. Un lugar para todos los documentos.
Coloque todos los documentos en una sola carpeta "raíz". Para un usuario único en un entorno de Windows, la ubicación predeterminada es la carpeta Mis documentos.
En un entorno para compartir archivos, intente hacer lo mismo. Cree una sola carpeta raíz (llamada "Documentos compartidos", por ejemplo) y almacene todos los documentos en subcarpetas dentro de la carpeta raíz. Tener una sola ubicación para todos los documentos electrónicos hace que sea más fácil encontrar cosas y ejecutar copias de seguridad y archivos.
3. Cree carpetas en una jerarquía lógica.
Estos son los cajones del archivador de su computadora, por así decirlo. Use un lenguaje sencillo para nombrar sus carpetas; no querrá estar mirando esta lista de carpetas en el futuro y preguntándose qué significa "TFK" o cualquier otra abreviatura interesante que haya inventado.
4. Nest carpetas en las carpetas.
Cree otras carpetas dentro de estas carpetas principales a medida que surja la necesidad. Por ejemplo, una carpeta llamada " Facturas " puede contener carpetas llamadas "2018", "2017" y "2016". Una carpeta nombrada para un cliente puede incluir las carpetas "datos del cliente" y "correspondencia". El objetivo es tener todos los archivos en una carpeta en lugar de tener una lista de archivos huérfanos.
No obstante, no cree estructuras de carpetas complejas y de capas profundas. Siempre que sea posible, use nombres de archivo descriptivos.
5. Siga las convenciones de nomenclatura de archivos.
Algunos sistemas operativos (como Unix) no permiten espacios en los nombres de archivos o carpetas, así que evite esto si su entorno informático está mezclado. En su lugar, utilice los guiones bajos como un delimitador (por ejemplo, Doe_John_Proposal.doc.) Otros caracteres como /? <> \: * | "^ también están prohibidos en los nombres de archivos o carpetas en Windows.
Utilice nombres de archivo descriptivos para facilitar la identificación y la recuperación, pero no se exceda: los nombres de archivo / ruta tienen límites de longitud que varían según los sistemas operativos. En Windows, la longitud máxima de la ruta completa de un archivo (por ejemplo, la letra de la unidad + nombre de la carpeta + nombre del archivo) es de 260 caracteres. Use abreviaturas comunes siempre que sea posible, como Jan para enero o Corp for Corporation.
6. Se específico.
Proporcione a los archivos electrónicos nombres lógicos y específicos e incluya fechas en los nombres de los archivos si es posible. El objetivo al nombrar archivos es poder decir de qué se trata el archivo sin tener que abrirlo y mirar. Por lo tanto, si el documento es una carta dirigida a un cliente que le recuerda que el pago se ha vencido, llámelo como "vencido_20180115"; en lugar de algo así como "carta". ¿Cómo sabrá a quién va dirigida la carta sin abrirla?
Si comparte archivos por correo electrónico o dispositivos portátiles, es posible que desee que el nombre del archivo incluya información más específica, ya que la información de la carpeta no se incluirá con el archivo compartido. Por ejemplo, si su documento reside en Mis documentos \ Facturas \ 2017 \ Clientes \ Doe_John_20180416.doc y el archivo se comparte o se envía por correo electrónico, todo lo que el destinatario verá es el Doe_John_20170416.doc y es posible que no pueda decir que el archivo es un cliente factura sin abrirla.
7. Archivo sobre la marcha.
El mejor momento para presentar un documento es cuando lo crea por primera vez. Así que adquiera el hábito de usar el cuadro de diálogo "Guardar como" para archivar su documento, así como su nombre, colocándolo en el lugar correcto en primer lugar.
8. Ordene sus archivos para su conveniencia.
Si hay carpetas o archivos que utiliza mucho, forzarlos a la parte superior de la lista de archivos al cambiar el nombre con un! o un AA al comienzo del nombre del archivo.
9. Recoge tus archivos regularmente.
A veces, lo viejo es obvio como en el ejemplo de la carpeta llamada "Facturas" más arriba. Si no es así, mantenga despejadas sus carpetas borrando los archivos antiguos.
No elimine los archivos relacionados con el negocio a menos que esté absolutamente seguro de que nunca necesitará el archivo nuevamente. En su lugar, en su colección principal de carpetas debajo de su carpeta raíz, cree una carpeta llamada "Antigua" o "Inactiva" y mueva archivos viejos en ella cuando los encuentre.
( ¿ Cuánto tiempo debe llevar registros comerciales para la CRA o el IRS? Explica cuánto tiempo debe mantener registros comerciales para cumplir con sus obligaciones tributarias).
10. Haz una copia de seguridad de tus archivos regularmente.
Ya sea que esté copiando sus archivos en otra unidad o en cinta, es importante configurar y seguir un régimen de respaldo regular. Vea los 3 pasos para un sistema de respaldo exitoso .
La buena gestión de archivos hace que encontrar lo que quieres sea fácil
La gestión de documentos electrónicos debe ser parte de una estrategia general de gestión de documentos para su empresa. Un plan de gestión de documentos adecuado debe incluir todos los aspectos del manejo de documentos, incluido el almacenamiento, la recuperación, las copias de seguridad y la seguridad.
La función de búsqueda es maravillosa, pero nunca coincidirá con la facilidad de poder ir directamente a una carpeta o archivo. Si sigue estos consejos para la gestión de archivos de forma coherente, incluso si no sabe dónde está algo, ya sabe dónde debería estar, una gran ventaja cuando se trata de encontrar lo que está buscando. Buenas prácticas de administración de archivos le ahorrarán tiempo y dinero a su negocio .